Marknadens innovationsförmåga tas till vara och offentliga inköp driver utveckling av nya lösningar
Det är angeläget att frigöra innovationspotential genom offentlig upphandling eftersom det i grund och botten är verksamhetsutveckling. Innovationsupphandling kan initieras både från inköpsfunktionen och av olika verksamheter.
Innehåll på denna sida
Att möta behov på nya innovativa sätt med hjälp av offentlig upphandling kan handla om att ta tillvara marknadens befintliga innovationer eller att driva marknaden att möta behov på nya sätt genom att utveckla nya varor och tjänster. Upphandlingsmyndigheten har bedömt utvecklingen för effektmålet:
- Marknadens innovationsförmåga tas till vara vid inköp av varor och tjänster och de offentliga inköpen driver på marknaden för att utveckla nya lösningar på utpekade samhällsutmaningar.
Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin
Bedömning av nuläget att marknadens innovationsförmåga tas till vara och offentliga inköp driver utveckling av nya lösningar
Bedömning
Upphandlingsmyndigheten gör bedömningen att det behövs en stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata marknadens innovationsförmåga vid inköp av varor och tjänster och driva på marknaden att utveckla nya lösningar för att möta samhällsutmaningar.
Behovsanalyser är nödvändiga för att kunna använda upphandling för verksamhetsutveckling och skapa ett större inflöde av nya lösningar. Är inte behovet tydligt klargjort går det inte att kommunicera vad man behöver till marknaden. Upphandlingsmyndigheten ser positivt på att så många som 71 procent av de upphandlande organisationerna i hög utsträckning genomför behovsanalyser när de planerar enskilda upphandlingar.
Marknadsanalyser behövs för att ta reda på vilka varor och tjänster marknaden har att erbjuda och vad som kan möta behoven på nya mer hållbara sätt. Totalt 51 procent av de upphandlande organisationerna anger att de i hög utsträckning genomför marknadsanalyser i samband med enskilda upphandlingar. Denna andel behöver öka, för att de offentliga inköpen ska tillvarata marknadens innovationsförmåga.
Dialog innan upphandling kan vara det verktyg som är mest effektivt för att förmedla behov och driva på leverantörer att utveckla nya lösningar. Att endast 41 procent i hög utsträckning för dialog med leverantörer innan upphandling är en för låg andel, särskilt som andelen är något lägre än i mätningen 2018. Vi anser att betydligt fler bör föra dialog med leverantörer innan upphandling.
Att använda funktionskrav öppnar upp för nya lösningar. Här har det skett en positiv förändring sedan 2019, där andelen som ställer funktionskrav i hög utsträckning nu är 48 procent, vilket är en ökning med 10 procentenheter. Det visar att tilliten till leverantörernas förmåga att ta sig an utmaningar och lösa problem tycks öka. Det är mycket positivt.
Totalt 17 procent av de upphandlande organisationerna arbetar i hög utsträckning för att upphandla innovativa lösningar. Även om andelen i sig kan verka låg så är vi positiva till resultatet. Att offentlig upphandling kan användas för att driva på utvecklingen av nya lösningar är ett relativt nytt perspektiv, och vi menar att Sverige internationellt sett ligger långt fram inom området. Dessutom har det skett nästan en fördubbling av den andel som i hög utsträckning främjar innovation vid enskilda upphandlingar jämfört med 2018.
Den offentliga sektorn behöver vara en attraktiv kund för att de bästa företagen ska vilja investera i utveckling av lösningar som kan möta den offentliga sektorns behov. Vi erfar dock att vissa leverantörer fortfarande upplever att den köpande parten ställer krav som inte följs upp. Det missgynnar mer nogräknade och ambitiösa anbudsgivare. Att 53 procent följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning är för lågt. Leverantörer måste kunna vara säkra på att de krav som ställs i en upphandling också måste efterlevas. Om leverantörer observerar att konkurrenter vinner anbud med produkter eller tjänster som inte lever upp till kraven minskar deras intresse att delta i offentliga affärer.
Målindex och indikatorer för att marknadens innovationsförmåga tas till vara och offentliga inköp driver utveckling av nya lösningar
Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
Resultatet på målindex för samtliga upphandlande organisationer (totalt) ligger på 48. Det är en liten spridning i resultatet på indikatorerna, två av sju indikatorer ligger 10 procentenheter eller mer från målindex.
Det är huvudsakligen en indikator som påverkar målindex positivt, nämligen att det är 71 procent av de upphandlande organisationerna som arbetar med behovsanalys för enskilda upphandlingar i hög utsträckning. Det som drar ner målindex är att det enbart är 17 procent som arbetar för att upphandla innovativa lösningar i hög utsträckning.
| Målindex och resultatindikatorer | 2018 | 2020 |
|---|---|---|
| Målindex | - | 48 |
| Genomför marknadsanalyser vid planering enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 51% |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 71% |
| För dialog med leverantörer innan enskild upphandling i hög utsträckning | 42% | 41% |
| Arbetar för att upphandla innovativa lösningar i hög utsträckning | 9% | 17% |
| Ställer funktionskrav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 38% | 48% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | - | 53% |
| Deltar i beställarnätverk* | - | 54% |
*Vi har skäl att tro att denna indikator är missvisande och bedömer att resultatet egentligen är lägre. Vi avsåg något relativt specifikt med begreppet beställarnätverk men vi tror att respondenterna haft en mer extensiv tolkning av begreppets innebörd.
| Redovisning resultat per kundgrupp | Total | Offentligt ägda bolag | Kommun | Region | Statlig myndighet |
|---|---|---|---|---|---|
| NUS-mål 5: De offentliga inköpen driver på marknaden att utveckla nya lösningar på viktiga samhällsutmaningar | 48% | 56% | 40% | 52% | 43% |
| Genomför marknadsanalyser vid planering enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 51% | 57% | 42% | 50% | 51% |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 71% | 76% | 62% | 67% | 73% |
| För dialog med leverantörer innan enskild upphandling i hög utsträckning | 41% | 39% | 47% | 67% | 36% |
| Arbetar för att upphandla innovativa lösningar i hög utsträckning | 17% | 26% | 9% | 17% | 11% |
| Ställer funktionskrav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 48% | 65% | 31% | 50% | 39% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | 53% | 66% | 37% | 33% | 51% |
| Deltar i beställarnätverk | 54% | 63% | 54% | 83% | 36% |
De statliga myndigheterna har 43 i resultat (-5) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. En indikator avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Den indikatorn påverkar särskilt målindex negativt. 36 procent (-18) deltar i hög utsträckning i beställarnätverk.
Regionerna har 52 i resultat (+4) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Tre av sju indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två indikatorer påverkar särskilt målindex positivt. 67 procent (+26) för i hög utsträckning dialog med potentiella leverantörer innan annonsering och 83 procent (+29) deltar i hög utsträckning i beställarnätverk. Det är en indikator som särskilt drar ner målindex. 33 procent (-20) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning.
Kommunerna har 40 i resultat (-8) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av sju indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Dessa indikatorer påverkar särskilt målindex negativt. 31 procent (-17) använder i hög utsträckning funktionskrav i upphandlingar och 37 procent (-16) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning.
De offentliga bolagen har 56 i resultat (+8) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av sju indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Dessa indikatorer påverkar särskilt målindex positivt. 65 procent (+17) använder i hög utsträckning funktionskrav i upphandlingar och +66 procent (+13) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning.
Vi har även undersökt vilka hinder som de upphandlande organisationerna upplever för att använda inköpen som ett medel för verksamhetsutveckling och digital omställning. Nedan redovisas de sex faktorer som flest upphandlande organisationer uppger som hinder samt hur stor andel av det totala antalet upphandlande organisationer som upplever faktorerna som hinder. Resultaten baseras på en enkätfråga där respondenterna fick ange de fyra största hindren. De kunde välja mellan 17 olika alternativ varav ett var ett de inte upplevde något hinder.
| Faktorer | Andel i procent som upplever hindret |
|---|---|
| Saknas tid och personalresurser | 66% |
| Avtal följs upp i för liten grad | 33% |
| Specialkompetens deltar ej i inköpsarbetet | 23% |
| Saknas verktyg/metoder för att analysera | 23% |
| Saknas ekonomiskt handlingsutrymme | 15% |
| Kortsiktig ekonomisk planering | 15% |
Resultatindikatorerna baseras på Upphandlingsmyndighetens analys av vilka väsentliga möjligheter som finns för inköpsverksamheten att uppnå effektmålet. Varje indikator utgör en väsentlig möjlighet.
| Indikator | Beskrivning |
|---|---|
| Genomför marknadsanalyser vid planering enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Marknadsanalysen behövs för att ta reda på utbudet och priserna. |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Behovsanalys är nödvändigt för att kunna använda upphandling för verksamhetsutveckling och skapa ett större inflöde av nya framtidssäkra lösningar. |
| För dialog med leverantörer innan enskild upphandling i hög utsträckning | Dialog med potentiella leverantörer innan annonsering behövs för att göra upphandlingar som är både rimliga i förhållande till budget och relevanta i förhållande till den rådande marknadens utbud, kapacitet och förmåga, samt för att signalera behov av nya lösningar och driva leverantörsutveckling. |
| Arbetar för att upphandla innovativa lösningar i hög utsträckning | Innovativa lösningar är nödvändiga för att kunna möta rådande samhällsutmaningar och tillgodose kommande verksamhetsbehov på ett hållbart sätt. |
| Ställer funktionskrav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Funktionskrav i upphandlingar är viktigt för att ge leverantörer utrymme och möjlighet att föreslå nya lösningar i sina anbud som på ett mer framtidssäkert sätt kan tillgodose behov i offentliga verksamheter. |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | Uppföljning av leveransavvikelser är bland annat viktigt för att säkerställa att man får rätt kvalitet till rätt pris och att leverantören efterlever särskilda avtalsvillkor. |
| Deltar i beställarnätverk | Deltagande i beställarnätverk är viktigt för att samla köpkraft kring gemensamma behov och med en starkare röst på marknaden kunna påverka eller driva utveckling av nya framtidssäkra lösningar. |
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.