Offentliga inköp ska planeras, genomföras och följas upp på ett ändamålsenligt sätt
Offentlig upphandling som har effektiva inköps- och upphandlingsförfaranden ger mer värde för pengarna. Fokus på effektiva offentliga inköp handlar både om vad som upphandlas och hur processen i sig effektiviseras. Ett sätt att uppnå effektivare inköp är att digitalisera inköpsprocessen.
Innehåll på denna sida
De regler som styr offentlig upphandling kan i vissa delar vara komplicerade att tillämpa. Utmaningarna som finns för effektiva inköp är kopplade både till tolkningen av regler och rättspraxis, och till tillämpning av reglerna på ett ändamålsenligt sätt. Här redovisar vi analyser och bedömningar av resultat för effektmål:
- Upphandlingsreglerna, andra regler som påverkar offentlig upphandling och lag om valfrihetssystem tillämpas så att de offentliga inköpen planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt.
Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin
Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats
Planering, genomförande och uppföljning av offentlig upphandling
Bedömning av nuläget av att offentliga inköp planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt
Bedömning
Enligt vår bedömning behövs en stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska kunna tillvarata möjligheterna som finns för att uppnå en faktabaserad och ändamålsenlig styrning och organisering av inköpen.
Att genomföra behovsanalyser vid planering av upphandlingar är viktigt, eftersom sådana analyser bland annat ligger till grund för hur krav på upphandlingsföremålet utformas. Matchar inte kraven behovet kommer inte heller varorna eller tjänsterna möta inköpsbehovet. Vi ser därför positivt på att är så många som 71 procent enligt vår uppföljning genomför behovsanalyser i hög utsträckning i samband med enskilda upphandlingar.
Vi ser även positivt på att andelen som infört digital faktureringsprocess har ökat från 54 till 67 procent. Men med tanke på att det är obligatoriskt med e-faktura sedan 2019 anser vi att resultatet bör vara högre. En förklaring kan dock vara att det finns viss eftersläpning då regelverket gäller avtal som ingåtts efter den 1 april 2019.
Dialog med leverantörer före upphandling är en mycket väsentlig möjlighet för effektiva inköp. Denna dialog behövs bland annat för att genomföra välgrundade marknadsanalyser och utforma ändamålsenliga upphandlingsdokument. Dialogen bidrar även till att öka rättssäkerhet och leverantörsmångfald samt till att tillvarata marknadens innovationsförmåga . Med tanke på hur viktigt det är med dialog innan upphandling hade det varit önskvärt att andelen upphandlande organisationer som för dialog innan upphandling hade ökat i vår uppföljning. Dessvärre har utvecklingen gått marginellt neråt.
Digitala beställningsprocesser gör beställningar enklare och mer effektiva. De innebär även en standardisering som minskar utrymmet för felaktig hantering. Den information som genereras via e-handelssystemet är dessutom ett viktigt underlag för att kunna uppnå ett faktabaserat inköpsarbete såväl för de upphandlande organisationerna som nationellt. Vi är därför bekymrade över att inte ens hälften av de upphandlande organisationerna tillvaratar denna möjlighet.
Målindex och indikatorer för att offentliga inköp planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt
Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
De upphandlande organisationerna når tillsammans 53 i målindex för effektmålet. Det är en viss spridning i resultatet, där sex av tio indikatorer ligger 10 procentenheter eller mer från målindex. Tre indikatorer påverkar målindex positivt: 71 procent av de upphandlande organisationerna arbetar i hög utsträckning med behovsanalys, 86 procent använder sig av digitala upphandlingsverktyg och 67 procent har infört e-faktura i hög utsträckning. Det som drar ner målindex är att 20 procent för dialog under upphandlingarna i hög utsträckning och att 41 procent för dialog innan upphandling i hög utsträckning. Det är små förändringar i resultatet på indikatorerna 2020 jämfört med 2018 förutom för en indikator: det är 13 procentenheter fler som anger att de har infört digital faktureringsprocess i hög utsträckning.
| Målindex och resultatindikatorer | 2018 | 2020 |
|---|---|---|
| Målindex | 53 | |
| Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 51% |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 71% |
| För dialog med leverantörer innan enskilda upphandling i hög utsträckning | 42% | 41% |
| För dialog med leverantörer under enskilda upphandling i hög utsträckning | 17% | 20% |
| För dialog med leverantörer under enskilda upphandling i hög utsträckning | 50% | 48% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | - | 53% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | - | 49% |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | 84% | 86% |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | 43% | 44% |
| Har infört digital faktureringsprocess i hög utsträckning | 54% | 67% |
| Redovisning per kundgrupp | Total | Offentligt ägda bolag | Kommun | Region | Statlig myndighet |
|---|---|---|---|---|---|
| NUS-mål 2: Upphandlingslagarna tillämpas på ett sätt så att de offentliga inköpen planeras, genomförs, följs upp och utvärderas på ett ändamålsenligt sätt | 53% | 58% | 47% | 57% | 51% |
| Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 51% | 57% | 42% | 50% | 51% |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 71% | 76% | 62% | 67% | 73% |
| För dialog med leverantörer innan enskilda upphandling i hög utsträckning | 41% | 39% | 47% | 67% | 36% |
| För dialog med leverantörer under enskilda upphandling i hög utsträckning | 20% | 24% | 14% | 17% | 21% |
| För dialog med leverantörer efter enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 48% | 56% | 36% | 50% | 51% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | 53% | 66% | 37% | 33% | 51% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | 49% | 60% | 42% | 25% | 41% |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | 86% | 81% | 94% | 92% | 84% |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | 44% | 51% | 36% | 75% | 40% |
| Har infört digital faktureringsprocess i hög utsträckning | 67% | 69% | 64% | 92% | 66% |
De statliga myndigheterna har 51 i resultat (-2) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Inga indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer.
Regionerna har 57 i resultat (+4) på målindex.
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Sex av tio indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Tre indikatorer drar särskilt upp resultatet på målindex. 67 procent (+28) för dialog innan upphandling i högutsträckning, 75 procent (+24) har infört digital beställningsprocess och 92 procent (+23) har inför digital faktureringsprocess i hög utsträckning. De indikatorer som drar ner resultatet är att 33 procent (-32) följer upp leveransavvikelser och 25 procent (-35) följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning.
Kommunerna har 47 i resultat (-6) på målindex.
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av tio indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Åtta av tio indikatorer påverkar resultatet negativt. Det är två indikatorer som särskilt drar ner målindex. Andelen som för dialog med leverantörerna under upphandling i högutsträckning är 36 procent (-13) och andelen som följer upp leveransavvikelser i högutsträckning är 37 procent (-15).
De offentliga bolagen har 58 i resultat (+5) på målindex.
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av tio indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Åtta av tio indikatorer påverkar resultatet positivt. Två indikatorer drar särskilt upp resultatet. 66 procent (+13) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning och 60 procent (+11) följer upp leverantörs- och avtalstrohet i högutsträckning.
Resultatindikatorerna baseras på Upphandlingsmyndighetens analys av vilka väsentliga möjligheter som finns för inköpsverksamheten att uppnå effektmålet. Varje indikator utgör en väsentlig möjlighet.
| Indikator | Beskrivning – Varför är det en väsentlig möjlighet |
|---|---|
| Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Marknadsanalys är en grundläggande del i planering av upphandling. Marknadsanalysen behövs för att ta reda på utbudet och priserna på marknaden vilket är ett viktigt kunskapsunderlag för utformning av utvärderings- och ersättningsmodell. |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Behovsanalys är en grundläggande del i planering av upphandlingar och ligger bland annat till grund för utformning av krav på upphandlingsföremålet. Matchar inte kraven mot behovet finns det risk för att varorna eller tjänsterna inte kommer möta inköpsbehovet. |
| För dialog med leverantörer innan enskilda upphandling i hög utsträckning | Dialog innan upphandling behövs bland annat för att genomföra välgrundade marknadsanalyser och för att utforma ändamålsenliga upphandlingsdokument. |
| För dialog med leverantörer under enskilda upphandling i hög utsträckning | Dialog under upphandlingen är viktigt för att ge svar på leverantörers eventuella frågor. |
| För dialog med leverantörer efter enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Dialog efter upphandling är bland annat viktigt för att skapa förståelse för tilldelningsbeslut och upprätthålla en god affärsrelation under avtalstiden. |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | Uppföljning av leveransavvikelser är bland annat viktigt för att säkerställa att man får rätt kvalitet till rätt pris och att leverantören efterlever särskilda avtalsvillkor. |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | Uppföljning av leverantörs- och avtalstrohet är viktigt för att säkerställa att den egna organisationen efterlever det ingångna avtalet avseende leverantör och sortiment. |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | Att digitalisera upphandlings-, beställnings- och faktureringsprocesser har ett flertal positiva effekter bland annat minskar risken för felaktig/olaglig hantering, det gör inköpsarbetet enklare och mer tidseffektivt. |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | Att digitalisera upphandlings-, beställnings- och faktureringsprocesser har ett flertal positiva effekter bland annat minskar risken för felaktig/olaglig hantering, det gör inköpsarbetet enklare och mer tidseffektivt. |
| Har infört digital faktureringsprocess i hög utsträckning | Att digitalisera upphandlings-, beställnings- och faktureringsprocesser har ett flertal positiva effekter bland annat minskar risken för felaktig/olaglig hantering, det gör inköpsarbetet enklare och mer tidseffektivt. |
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.