Målindex och resultatens generaliserbarhet
I syfte att redovisa resultat för de upphandlande organisationernas måluppfyllelse av inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin har vi operationaliserat inriktningsmålen till ett eller flera effektmål som beskriver önskade framtida tillstånd för den samhällsnytta som de offentliga inköpen ska skapa.
Innehåll på denna sida
Under 2020 har vi har följt upp effektmålen med en enkätstudie till upphandlingsansvariga i upphandlande organisationer. Enkäten bygger vidare på våra enkätstudier 2016 och 2018. Vi redovisar förändringar för de indikatorer som även fanns med i enkätstudien 2018. Vi kan däremot inte jämföra med resultat för 2016 på grund av brister i dokumentationen. Samtliga tabeller i redovisningen utgår från Upphandlingsmyndighetens enkätundersökning.
Uppföljningen är genomförd genom en enkät till de upphandlingspliktiga organisationerna i Sverige. Totalt svarade 659 upphandlande organisationer, svarsfrekvens var 42 procent. Vår bedömning är att resultaten är representativa för statliga myndigheter, regioner och kommuner men att det finns viss osäkerhet kring de offentligt ägda bolagen.
Om indikatorer och målindex
Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
Om de upphandlande organisationerna tillsammans har 20 eller lägre i målindex bedömer vi det som att det behövs en omfattande utveckling av det offentliga inköpsarbetet för att effektmålet ska uppnås. I övrigt bedömer vi resultat på målindex enligt följande:
- mellan 20 och 39 – mycket stort utvecklingsbehov
- mellan 40 och 59 – stort utvecklingsbehov
- mellan 60 och 79 – visst utvecklingsbehov
- 80 eller över – litet utvecklingsbehov.
Ett målindex på 0 procent innebär inte att man har 0 procents måluppfyllelse, utan målindex mäter styrkan på drivkraften i arbetet för ökad måluppfyllelse. Vi uttalar oss alltså inte om de upphandlande organisationernas måluppfyllelse utan om i vilken utsträckning de offentliga inköpen behöver utvecklas för att tillvarata möjligheterna som bidrar till att effektmålen uppnås.
Indikatorer
I enkätundersökningen ombads respondenterna värdera sin organisations inköpsarbete ur olika aspekter, och för varje effektmål tog vi fram ett målindex som byggdes upp av resultatet för två eller flera indikatorer. I de enkätfrågor som fungerar som underlag för indikatorer fick respondenterna ta ställning genom att använda två typer av skalor:
På den ena skalan formulerades frågorna som ”I vilken utsträckning…” Dessa besvarades på en intervallskala från 1 (låg) till 5 (hög). Det fanns också möjlighet att svara ”Vet ej”.
På den andra skalan inleddes frågorna med ”Har ni/er organisation…” Dessa besvarades på en ordinalskala där svaren rangordnas men inte är numeriska. De svarsalternativ som användes var ”Ja helt”, ”Ja delvis”, ”Nej” och ”Vet ej”. För några frågor fanns svarsalternativet ”Inte applicerbar”.
Resultatet för varje enkätfråga har kodats om till en 0/1-variabel, och för intervallskalefrågorna har svarsalternativ 4–5 kodats som 1 (hög utsträckning) och resten som 0 (noll). För ordinalskalefrågorna har svarsalternativen ”Ja helt” och ”Ja” delvis kodats som 1 (hög utsträckning) och resten som 0 (noll). Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn.
Vissa enkätfrågor används som indikatorer för flera mål. Till exempel ingår indikatorn ”Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar” i målindex för följande effektmål:
- De offentliga inköpen planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt.
- Offentliga affärer är attraktiva för såväl stora som små och medelstora leverantörer, ideella organisationer och utländska leverantörer.
- En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar.
- De offentliga inköpen bidrar till ökad sysselsättning för personer i särskilt utsatta grupper och personer som står långt ifrån arbetsmarknaden.
Den fråga indikatorn bygger på är generellt formulerad och berör därför inte specifikt de olika effektmål som vi följer upp med indikatorn. Det innebär att det finns en risk att de marknadsanalyser respondenterna angett att de genomför inte med säkerhet bidrar till att uppfylla samtliga de effektmål som de utgör en indikator för. Denna osäkerhet är främst förknippad med följande indikatorer:
- Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar.
- Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar.
- Dialog med leverantörer innan upphandling.
- Dialog med leverantörer under upphandling.
- Uppföljning av leveransavvikelser.
- Uppföljning av avtals- och leverantörstrohet.
- Deltar i beställarnätverk.
Vår bedömning är att resultaten är representativa för statliga myndigheter, kommuner och regioner men att det finns viss osäkerhet kopplat till offentliga bolagen. I nedanstående tabell redovisas svarsfrekvenserna från enkätundersökningen.
| Kundgrupp | Nettourval | Bruttourval | Svar | Svarsfrekvens |
|---|---|---|---|---|
| Offentliga bolag | 1 035 | 1 035 | 280 | 27% |
| Kommuner | 289 | 283 | 207 | 73% |
| Regioner | 20 | 20 | 12 | 60% |
| Statliga myndigheter | 234 | 227 | 160 | 70% |
| Totalt | 1 578 | 1 565 | 659 | 42% |
Källa: Upphandlingsmyndigheten 2020
Svarsfrekvensen för kommuner och statliga myndigheter är god – som lägst 70 procent. För regioner är svarsfrekvensen 60 procent. Eftersom antalet regioner är litet i förhållande till antalet kommuner och statliga myndigheter slår dock enstaka bortfall hårt på det totala resultatet och därför hade det varit önskvärt med fler svarande. Svarsfrekvensen för offentliga bolag var låg, vilket gör att resultaten bör tolkas med försiktighet.
Det finns inget systematiskt bortfall i någon specifik kundgrupp när vi analyserat på undergruppsnivå (SNI-kod, klassificeringssystemet COFOG, SKR:s kommungruppsindelning) utan bortfallet är jämnt fördelat. Vi ser därför inget skäl att anta att resultaten inte är representativa på kundgruppsnivå.
| Analyserar risk för oschysta arbetsvillkor vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni tillräckligt med nedanstående analyser i samband med enskilda upphandlingar? Analys av risk för oschyssta arbetsvillkor |
| Använder livscykelkostnader vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Används livscykelkostnader vid era offentliga upphandlingar/inköp? |
| Arbetar för att upphandla innovativa lösningar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar er organisation för att upphandla innovativa lösningar? |
| Deltar i beställarnätverk | Deltar er organisation i något beställarnätverk? |
| Deltar i inköpssamarbeten | Deltar ni i något inköpssamarbete? |
| Följer upp affärsrelationer i hög utsträckning | I vilken utsträckning följer ni upp nedanstående områden? Hur era leverantörer upplever affärsrelationen |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | I vilken utsträckning följer ni upp nedanstående områden? Avtal- eller leverantörstrohet |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | I vilken utsträckning följer ni upp nedanstående områden? Leveransavvikelser avseende kvalitet, tid eller antal |
| För dialog med leverantörer efter enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning för er organisation dialog med potentiella leverantörer i samband med upphandlingarnas olika faser? Efter upphandlingen under avtalstiden |
| För dialog med leverantörer innan enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning för er organisation dialog med potentiella leverantörer i samband med upphandlingarnas olika faser? Innan annonsering av upphandlingen |
| För dialog med leverantörer under enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning för er organisation dialog med potentiella leverantörer i samband med upphandlingarnas olika faser? Under upphandlingen – anbudstiden |
| Genomför analyser av klimat- och miljöpåverkan i samband med enskilda upphandlingarna i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni tillräckligt med nedanstående analyser i samband med enskilda upphandlingar? Analys av klimat- och miljöpåverkan |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni tillräckligt med nedanstående analyser i samband med enskilda upphandlingar? Behovsanalys |
| Genomför marknadsanalyser vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni tillräckligt med nedanstående analyser i samband med enskilda upphandlingar? Marknadsanalyser |
| Genomför risk- och sårbarhetsanalyser vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni tillräckligt med nedanstående analyser i samband med enskilda upphandlingar? Risk- och sårbarhetsanalys |
| Har analyserat risk- och sårbarhet på kategorinivå | I vilken utsträckning har ni analyserat riskerna för att verksamhetskritiska produkter/tjänster inom kategorier inte kan levereras vid kriser eller katastrofer? |
| Har analyserat inköpskategoriers miljö- och klimatpåverkan | Har ni analyserat inköpskategoriernas miljöpåverkan? |
| Har analyserat möjligheter att minska kostnaderna för inköpskategorier | Har ni analyserat möjligheterna att minska kostnaderna (såväl interna processkostnader som priser) inom inköpskategorierna? |
| Har genomfört en organisationsövergripande spendanalys | Har ni genomfört en organisationsövergripande spendanalys? |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | Använder ni er av elektroniska upphandlings-/inköpsverktyg när det gäller att beställa varor, tjänster och/eller byggentreprenader? |
| Har infört digital faktureringsprocess i hög utsträckning | Använder ni er av elektroniska upphandlings-/inköpsverktyg när det gäller leverans och faktura? |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | Använder ni er av elektroniska upphandlings-/inköpsverktyg när det gäller upphandling av varor, tjänster och/eller byggentreprenader? |
| Har infört ett tvärfunktionellt arbetssätt | Deltar personer med olika expertisområden (t.ex. inköpskompetens, förståelse för kärnverksamheten, miljö och social hållbarhet) i arbetet med de olika inköpskategorierna? |
| Har strategier och/eller planer för enskilda kategorier | Har ni kategoristrategier/planer som beskriver hur inköpskategorierna ska uppfylla organisationens övergripande mål? |
| Har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier | Har ni organiserat ert inköpsarbete enligt olika inköpskategorier? |
| Har styrdokument för offentlig upphandling | Har er organisation något eller några av följande styrdokument som hanterar upphandlings-/inköpsfrågor? |
| Ställer arbetsrättsliga krav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning ställer er organisation arbetsrättsliga krav i upphandlingar? |
| Ställer funktionskrav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning används funktionskrav i era upphandlingar? |
| Ställer miljökrav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning ställer er organisation miljökrav i upphandlingar? |
| Ställer sysselsättningsfrämjande krav i enskilda upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning ställer er organisation sysselsättningsfrämjande krav i upphandlingar? |
| Underlättar för små leverantörer att delta i upphandlingar i hög utsträckning | I vilken utsträckning arbetar ni aktivt för att underlätta för att små leverantörer ska kunna delta i era upphandlingar? |