Information om upphandlingen och administrativa villkor

I den inledande informationen i upphandlingsdokumentet får leverantörer en överblick över upphandlingen. Informera kortfattat och kärnfullt. Skriv gärna informationen redan i annonsen så kan leverantörer snabbt avgöra om det är en intressant affär eller inte.

Information om upphandlingen

Information om upphandlingen kallas ibland även Allmän orientering eller Anbudsinbjudan.

Följande kan ingå:

Information om den upphandlande myndigheten/enheten

Ange vilken upphandlande myndighet som upphandlingen gäller och eventuell ytterligare information om myndigheten som kan vara relevant för den aktuella upphandlingen. Om det är en upphandlande myndighet som sköter administrationen för flera andra, lägg då även till de andra deltagande myndigheterna och/eller enheterna.

Övergripande beskrivning av upphandlingen

Lyft fram de delar i din upphandling som är mest intressanta för leverantörerna att veta. Beskriv behov och förutsättningar om det som ska upphandlas. Ange om det ställs speciella krav på leverantören och gärna en generell och övergripande men ändå tydlig beskrivning av det som ska upphandlas samt föremålet för kontraktet. Anpassa beskrivningen till den tänkta målgruppen så att leverantören förstår bakgrunden till varför upphandlingen genomförs och vad som är syftet.

Tidplan för upphandlingen

Ta fram en tidplan för upphandlingen där vissa tidsangivelser är fastställda som till exempel:

  • sista dag att ställa frågor om upphandlingen
  • sista dag att lämna anbud.

Och andra kan ses som mer preliminära, till exempel:

  • utvärderingen planeras att pågå mellan [ange datum] ​
  • beslut om vilken leverantör som tilldelats uppdraget planeras att skickas ut [ange datum].

Upphandlingens värde och optioner

Om du anger upphandlingens värde i annonsen bör det framgå att det endast är en uppskattning av värdet som också ligger till grund för val av upphandlingsförfarande. I uppskattningen av värdet av upphandlingen ska hela kontraktsperioden, inklusive optioner räknas med.

Tröskelvärden

Ramavtal/Kontrakt

Ange vad för slags avtal som du har för avsikt att teckna, till exempel ett ramavtal med möjlighet till förlängning eller ett kontrakt. Om det är ett ramavtal så anger du lämpligtvis också avtalsperioden här.

Här kan du också ange hur många leverantörer ramavtalet/kontraktet avser och vilken modell för avrop som ska användas till exempel:

  • rangordning
  • förnyad konkurrensutsättning
  • alternativt en kombinerad modell
  • den enskildes val (när brukare och patienter exempelvis väljer utförare eller vårdgivare) från ramavtalet.

Exempel på en kombinerad modell 

Du kan välja en så kallad kombinerad modell, till exempel att avropa enligt rangordning upp till ett visst belopp och därefter använda modellen avrop enligt förnyad konkurrensutsättning.

Volymuppskattning

Ange vilken volym som gäller för upphandlingen. Det kan exempelvis vara antalet varor eller antalet timmar så att leverantören har tillräckligt med varor/resurser att erbjuda under hela kontraktsperioden. Om du inte kan ange en exakt volym kan du ange en uppskattning istället.

Leveranstider

Det är bra att redan i inledningen av upphandlingsdokumenten göra olika leveranstider synliga. Anledningen är att leveranstider eller andra tidsbestämningar som till exempel delleveranser eller tider för leveranskontroll kan vara avgörande för om leverantören kan lämna anbud eller inte.

Kontaktuppgifter

Tänk igenom vilka kontaktuppgifter som ska finnas med dels under själva upphandlingen och även under hela kontraktsperioden. Om det till exempel är aktuellt med visning av objekt eller av arbetsmiljöer ska det vara enkelt för leverantören att kontakta den som är ansvarig kontaktperson på den upphandlande myndigheten. Ge också leverantören möjligheten att ställa frågor till upphandlande myndighet som inte har direkt med upphandlingen att göra, till exempel om hur man lämnar anbud. 

Administrativa villkor

Informera leverantörerna om vilka formella krav som gäller för att de ska kunna lämna anbud.

De administrativa villkoren kan till exempel vara att

  • ge upplysning om hur länge leverantören är bunden av sitt anbud
  • ange vilka krav som måste uppfyllas för att kunna konkurrera om kontraktet
  • ange vilka uppgifter leverantören måste lämna och på vilket sätt.

Om det är flera myndigheter som omfattas av upphandlingen så kan det skilja sig mellan respektive myndighet vad gäller till exempel start av kontraktet och om de olika myndigheterna är med i hela eller delar av upphandlingen.

Mycket information om upphandlingen anger du i annonsen. Du får själv avgöra om du vill upprepa eller förtydliga informationen. Följande uppgifter kan ingå:

Dokumentförteckning på vilka dokument som ingår i upphandlingsdokumenten

Det kan vara bra att ange en förteckning och vilka eventuella bilagor som ingår i upphandlingen för att det ska bli tydligt vilka dokument som ingår.

Val av upphandlingsförfarande

Ange vilket förfarande som gäller för upphandlingen.

Upphandlingsförfaranden 

Exempel på upphandlingsförfarande

Upphandlingen sker genom öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).

 Förhandling

Ange om förhandling kommer att genomföras i upphandlingen och hur det kommer att gå till. Informationen om vad man kommer att förhandla om anger du i annonsen och i upphandlingsdokumenten. 

Ett eller flera anbudsområden – En eller flera leverantörer

Upphandlande myndigheter ska ta ställning till om det går att dela upp en upphandling i flera delkontrakt. De har även en möjlighet att bestämma om anbud får lämnas för samtliga eller vissa kombinationer av delkontrakt samt begränsa antalet delkontrakt som kan tilldelas en leverantör.

Uppdelning av kontrakt

Se över om du kan dela upp din upphandling i flera anbudsområden. Det är i många fall en fördel att dela upp upphandlingen i flera områden. Effekten kan bli att fler leverantörer blir intresserade av att lämna anbud. Det underlättar även för små och medelstora företag att kunna delta i delar av upphandlingen.

Det kan finnas anledning att bara vilja ha en leverantör. Anledningar kan till exempel vara om det krävs stora investeringar för att etablera sig eller om myndigheten vill begränsa antalet leveranser.

Hur den upphandlande myndigheten tar hand om frågor och svar

Informera om hur leverantörerna kan ställa frågor om upphandlingen. Ange gärna ett sista datum när leverantören ska ha inkommit med sina frågor och när den upphandlande myndigheten senast ska svara. Det är viktigt att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan de lämnar in anbudet och att de får tid att hinna ställa följdfrågor. Tänk på att du får förtydliga texten i upphandlingsdokumenten men däremot inte göra några väsentliga förändringar.

Frågor från leverantören

Inlämning av anbud

Ange till exempel:

  • hur leverantören ska lämna in anbudet
  • på vilket språk det ska skrivas (till exempel svenska, engelska)
  • anbudets giltighetstid.

Tänk på att leverantörerna behöver tillräcklig med tid för att lämna sitt anbud.

Minimitider för annonsering

Om du anger att anbudens giltighet förlängs automatiskt vid en eventuell överprövning säkerställer du att anbuden är giltiga under överprövningstiden. Du bör då även ange en maxtid för hur länge anbudens giltighetstid kan förlängas. Vad som utgör en lämplig maxtid bedöms i varje enskilt fall.

Det finns inget lagkrav på att anbudet måste undertecknas. Men om upphandlande myndighet vill att anbudet ska undertecknas, tänk då på formuleringen så att det inte står och faller med att en viss persons underskrift, till exempel VD.

Tilldelningsbeslut och avtalsspärr

Säkerställ att e-postadressen är uppdaterad så att rätt person får meddelande om tilldelningsbeslutet.

Tilldelningsbeslut

Det är viktigt att ange information om avtalsspärr. Det är den tid då det råder ett förbud mot att ingå avtal efter att den upphandlande myndigheten skickat ut meddelande om tilldelningsbeslut.

Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut skickats ut.

Avtalsspärr

Absolut sekretess

Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills att tilldelningsbeslut har fattats.

Därefter betraktas anbuden som inkomna allmänna handlingar till myndigheten. Enligt offentlighetsprincipen kan allmänna handlingar lämnas ut vid begäran, om inte myndigheten vid en sekretessprövning sekretessbelägger hela eller delar av dessa. Om leverantören anser att vissa delar av anbudet bör sekretessbeläggas är det lämpligt att leverantören redan i anbudet får möjlighet att ange detta och av vilka skäl. Lämna därför en allmän information om vilka förutsättningar som finns för sekretess på uppgifter i anbudet och hur leverantören ska kunna signalera att sekretess föreligger.

Offentlighet och sekretess

Acceptans av anbud

Ange att leverantören genom att skicka anbudssvar accepterar samtliga föreskrivna krav och villkor i upphandlingsdokumenten. Ange även att anbudssvar innebär ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är korrekta.

Alternativa anbud

Genom att uttrycka verksamhetens behov i form av önskade funktioner, effekter och resultat är det möjligt att få förslag på olika lösningar. Att uttrycka behov som en önskad funktion låser inte leveransen eller utförandet, till en särskild teknik, arbetsmetod eller produkt. I stället öppnar du upp för leverantörerna att lämna förslag på nya och innovativa lösningar.

Det är ett krav att ange om man accepterar alternativa anbud i annonsen.

Funktionskrav i upphandling

Gemensamma anbud

Beroende på hur kraven i en upphandling ställs och formuleras, har en leverantör rätt att använda sig av underleverantörer. Vilka underleverantörer som ska anges i anbudet avgörs i princip av vad som efterfrågas i upphandlingsdokumentet.

Samarbeta med underleverantörer och andra samarbetspartners i upphandlingar

Avbrytande av upphandling

Om det i din upphandling kan finnas speciella skäl till att upphandlingen kan komma att behöva avbrytas så är det bra att nämna dessa. Det krävs dock sakligt godtagbara skäl för att avbryta en upphandling.

 Avbryta en upphandling

Ersättning för upprättande av anbud

Informera leverantören om att ersättning för upprättande av anbud ej medges alternativt medges.

Annonsering:
10 kap. LOU/LUF, 8 kap. LUK
8 kap. LUFS

Under tröskelvärdet:
19 kap. 11-13 §§ LOU/LUF
15 kap. 5 § LUK, 15 kap. 5-7 §§ LUFS

Anbud med alternativa utföranden:
9 kap. 16-18 §§ LOU, 9 kap. 17-19 §§ LUF
7 kap. 9 § LUFS

Gemensamt anbud:
4 kap. 5 § LOU

Senast uppdaterad:

Relaterad information