Kontraktsvillkor

I kontraktsvillkoren tydliggör du vilka rättigheter och skyldigheter köparen och säljaren har och hur leveransen eller uppdraget ska utföras.

I kontraktsvillkoren ska det bland annat tydligt framgå hur betalning kommer att ske, vilka faktureringsvillkor som gäller och hur ersättningen kan ändras under kontraktstiden. Här anges de villkor som gäller om betalningen inte sker i tid. Detaljerad information om ersättning ska också framgå.

Skriv villkoren på ett tydligt sätt så att det inte finns utrymme för tolkning eller missförstånd. Ett kontrakt som är bra och tydligt formulerat utgör en trygghet för köpare och säljare och fungerar som styrmedel under kontraktsperioden.

Om leverantören under kontraktstiden inte uppfyller ett särskilt kontraktsvillkor kan det vara fråga om en ändring av kontraktet. I kontraktet bör det därför framgå vilka åtgärder som säljaren kommer att ta till om leverantören inte uppfyller det man har kommit överens om. Det kan handla om eventuella sanktioner, som till exempel viten, säga upp eller bryta kontraktet.

Vid alla kontraktsförhållanden finns en viss risk för att en tvist (konflikt) uppstår. När köpare och säljare inte kan lösa tvisten själva (eller sinsemellan) kan en domstol behöva avgöra saken.

Ändringar av kontrakt

Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillåter ändringar i upphandlade kontrakt men med vissa begränsningar. För att göra ditt kontrakt flexibelt kan du till exempel använda dig av ändrings och optionsklausuler där du beskriver vad i kontraktet som får ändras och på vilket sätt.

I kontraktsvillkoren beskriver du även vad i kontraktet som ska följas upp och hur uppföljningen ska göras. Varje enskild upphandling är unik. De unika förutsättningar måste man som upphandlande myndighet eller enhet ta hänsyn till när kontraktsvillkoren utformas så att de syftar till att styra mot målet med kontraktet.

Ibland kan det vara bra att hänvisa till ett standardavtal men var försiktig så att villkoren i standardavtalet verkligen är relevant för just din upphandling.

Tillåtna ändringar av kontrakt

Kontraktet kan förslagsvis innehålla följande rubriker:

Allmänt om kontraktet

Kontraktsparter

Mellan vilka parter (köpare och säljare) som kontraktet gäller.
Ange vilka kontaktpersoner hos både säljare och köpare som är ansvariga för kontraktet.

Kontraktsperiod inklusive eventuella möjligheter till förlängning

Kontraktets startdatum och längd samt om det finns möjlighet till eventuell förlängning så anges även tiden för den. Det kan också vara lämpligt att skriva om hur en eventuell förlängning meddelas under kontraktsperioden.

Kontraktshandlingar med inbördes rangordning

Kontraktet innefattar alla dokument som har ingått i upphandlingen:

  • inklusive eventuella standardavtal
  • leverantörens anbud
  • kompletteringar av anbud
  • frågor och svar.

Om några uppgifter i kontraktets handlingar på något sätt skulle vara motsägelsefulla gäller den fastställda rangordningen.

Typ av kontrakt

Ange vad för slags kontrakt som ska tecknas. Om det är ett ramavtal, ange hur många leverantörer och vilken metod för avrop som ska användas. Om kontraktet avser en driftentreprenad för exempelvis ett hem för vård eller boende (HVB) ange hur placeringar kommer att ske.

Omfattningen

Hur leveransen eller uppdraget ska utföras

Beskriv omfattningen av uppdraget. Utforma villkoren utifrån omfattningen av den unika upphandlingen. Det är lämpligt att hänvisa till innehåll av upphandlingsdokumentets olika delar.

Option

En option är en icke-bindande möjlighet för den upphandlande myndigheten att köpa något extra utöver det som upphandlas. Vanligtvis ger en option en upphandlande myndighet en ensidig rätt att nyttja optionen. Ett exempel på en vanligt förekommande ensidig option är en förlängningsklausul.

För att en option ska kunna användas måste det klart, exakt och entydigt framgå under vilka förutsättningar optionen kan användas och vilken omfattning och typ av ändringar som kan komma att göras.

I vissa fall kan det vara lämpligt att överväga om upphandlingen bör delas upp i separata delar för att säkerställa att konkurrensen utnyttjas på ett effektivt sätt.

Ur ett affärsmässigt perspektiv kan det finnas anledning att inte inkludera alltför många optioner i ett kontrakt. Det kan skapa osäkerhet för leverantören i fullgörandet av kontraktet.

Leveransvillkor

Det ska framgå hur leveransen eller uppdraget ska utföras. Vad som behövs för en korrekt leverans som till exempel: varumottagning, resurser i form av beställarens kompetens eller lokaler. Det kan även handla om inom vilken tid en verksamhet ska kunna ta emot brukare eller patienter.

Hantering av personuppgifter

Om upphandlingen innebär att en leverantör kommer att behandla personuppgifter.

GDPR och upphandling

Statistik

Gör en bedömning utifrån den enskilda upphandlingen, vilken typ av statistik som kan vara relevant att få in, till exempel för uppföljning. Klausulen bör reglera att leverantören ska förse köparen med:

  • skriftlig statistik för den vara eller tjänst som upphandlas
  • intervall för när det ska ske
  • att statistiken ska vara kostnadsfri för den upphandlande myndigheten.

Ändringar och tillägg under kontraktsperioden

Ange vad som kan komma att förändras i kontraktet och hur. Det kan till exempel vara förändring av varusortiment, förändring av uppdraget eller antalet option/er. Ändringsklausuler används som ett brett begrepp. I bland kan det även täcka alla former av optionsklausuler.

Det är en fördel för båda parter att alltid dokumentera de ändringar som görs utifrån det ursprungliga kontraktet. Då finns en skriftlig överenskommelse att hänvisa till om det uppstår olika tolkningar.

Uppföljnings­plan

Den upphandlande myndigheten är skyldig att följa upp de krav som ställts i upphandlingen. Bifoga gärna en checklista som innehåller upphandlingens samtliga krav. På så vis säkerställer du en effektiv uppföljning. Samtidigt får leverantören möjlighet att förbättra sina leveranser under hela kontraktsperioden.

Det kan vara praktiskt att utforma en specifik uppföljnings­plan. Den kan användas vid kontrakts­uppföljningen. I planen bör det även finnas en bestämmelse om att leverantören lovar att medverka vid uppföljningar. Tänk på att en kontinuerlig uppföljning ger en ovärderlig kunskap och erfarenhet till din nästa upphandling.

Ersättning

Ersättningsformer

Exempel på ersättningsformer för tjänster är timersättning och fast pris. Om det är fast pris så är det extra viktigt att uppdraget är tydligt avgränsat. Om det görs tilläggsarbete som inte ingår i uppdraget från början så behöver avtalet även reglera hur ersättningen ska ske. Tänk på att även resekostnader och reseersättning kan behöva hanteras.

Vid ersättning för varor är till exempel priset beroende på om leveransen är inkluderad eller om den ska specificeras för sig.

Pris och prisjustering

Var noga med att ange när och under vilka förutsättningar en eventuell prisjustering ska ske. Vissa branscher som livsmedel och energi har bestämda tidsintervaller för när prisjustering kan göras. Det är en fördel om prisjusteringen följer ett bestämt prisindex.

Betalningsvillkor

Gör en bedömning om ersättningen ska ske i förväg, löpande eller efter leverans eller utfört uppdrag. Om det till exempel är långa uppdrag kan det vara en fördel att betalningen sker i delar. Att ersätta i förväg är ett risktagande för köparen men även ett sätt att möjliggöra för mikroföretag och nystartade företag att lämna anbud.

Dröjsmål med betalning

Eftersom betalning för varan, tjänsten eller entreprenaden är en viktig del av affärsöverenskommelsen mellan köpare och säljare, så är det viktigt att villkor vid dröjsmål av betalning, som till exempel dröjsmålsränta, finns tydligt beskrivet.

Kontroll av leverans

Beskriv hur kontroll av leverans går till inklusive leveranskontrolltid, det vill säga inom vilken tid köparen ska kontrollera leveransen.

Det bör också framgå hur köparen godkänner en leverans vid leveranskontroll, till exempel genom ett skriftligt godkännande.

Faktureringsvillkor

För den upphandlande myndigheten är det viktigt att reglera vilka uppgifter leverantörsfakturan ska innehålla. Krav på fakturans innehåll är exempel på vad som kan ingå men bör kunna ändras eller kompletteras vid behov.

Rättigheter och skyldigheter

Immateriella rättigheter

Immateriella rättigheter avser rätten till resultatet av ett arbete. Beroende på typen av uppdrag kan sådana rättigheter uppstå inom ramen för uppdraget. Det är därför viktigt att på förhand bestämma vem som ska få dessa rättigheter.

Begär inte immateriella rättigheter om det inte är nödvändigt då det normalt sett är förenat med en kostnad.

Köparen bör också överväga om det finns behov att reglera säljarens möjlighet att i andra sammanhang använda uppgifter som köparen tillhandahållit säljaren under uppdraget.

Överväg också om Säljaren får använda framtaget material och i vilken utsträckning.   

Begränsning av publicering och marknadsföring

I de fall som en av parterna av olika skäl, inte vill medverka i marknadsföringsinsatser eller annan typ av publicering bör villkor skrivas in i kontraktet. Villkoren reglerar på vilket sätt och i vilken omfattning marknadsföring får ske.

Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter

Även om upphandlingslagstiftningen som huvudregel inte tillåter överlåtelse av ett kontrakt från en part till en annan så kan det under vissa förutsättningar vara tillåtet. Till exempel kan överlåtelse vara tillåtet vid en omorganisation internt hos leverantören. Den upphandlande myndigheten måste dock göra en bedömning i varje enskilt fall så att överlåtelsen inte är otillåten enligt lagstiftningen.

Ansvarsförsäkring

Tänk på att inte ställa högre krav än nödvändigt på försäkringsnivå. I många branscher finns det sedvanliga företagsförsäkringar. Ha gärna en dialog med försäkringsansvarig i din organisation för att undvika dubbelförsäkring.

Force majeure

Här regleras villkor om friskrivning som anger under vilka extraordinära händelser, som parterna själva inte råder över, som ansvaret är begränsat.

Ansvar vid fel eller brister

Klargör så långt det är möjligt i kontraktet vem som har ansvaret för vad. Beskriv hur fel och brister ska rapporteras till den andra parten och hur dessa ska hanteras.

Underleverantör

Identifiera eventuella underleverantörer. Ange dessutom villkor för hur leverantören ansvarar för sina underliggande leverantörsled. Upphandlande myndighet ska godkänna underleverantörer i förväg vilket även gäller vid eventuellt byte av underleverantör, gärna skriftligen.

Hantera avvikelser

Leverantören ska tillämpa sådana administrativa rutiner att det är möjligt att kontrollera att ställda krav uppfylls och att föreskriven kravnivå upprätthålls.

Leverantören ska kontrollera att avtalat uppdrag utförs i enlighet med uppställda krav och förutsättningar samt svara för att kvalitetsarbetet bedrivs på ett sådant sätt att avvikelser från avtalade villkor förebyggs.

Viten

För att formulera rimliga och konkurrensfrämjande viten i upphandlings-dokumenten behövs god kunskap om de villkor som råder i branschen. Ett alternativ som den upphandlande myndigheten kan överväga är att använda incitamentsvillkor istället för viten. Istället för att straffa leverantören när de exempelvis är sen, får leverantören istället bonus när den lever upp till eller överträffar förväntningarna. Incitamentsvillkor kan också kombineras med viten.

Avsluta kontrakt och ramavtal

En upphandlande myndigeht ska se till att kontrakt och ramavtal innehåller villkor som gör det möjligt att avsluta kontraktet eller ramavtalet enligt bestämmelserna i LOU. Villkoren för att avsluta kontraktet eller ramavtalet ska anges i upphandlingsdokumenten.

Tvistlösning

Vid alla avtalsförhållanden finns en viss risk för att en tvist uppstår. I de fall köpare och säljare inte kan lösa tvisten genom förhandling kan en domstol behöva avgöra frågan. Här regleras villkor för hur en tvist hanteras för att nå en lösning.

Sanktioner vid avvikelser

17 kap. 10 § LOU - Ändrings- eller optionsklausuler

17 kap. 17 § LOU  - Avslsutande av kontrakt och ramavtal

Läs mer i Vägledningen om ersättningsformer inom vård och omsorg

Senast uppdaterad:

Relaterad information