Krav på föremålet för upphandlingen

Den upphandlande myndigheten har stor frihet att själv formulera kraven på det som ska upphandlas. Hur kraven ska formuleras beror på vad som ska upphandlas och vad syftet med föremålet för upphandlingen är.

Avsnittet i upphandlingsdokumenten där du ställer krav på upphandlingsföremålet kallas ofta kravspecifikation eller teknisk specifikation.

Formulera krav

Det finns flera sätt att formulera krav

  1. Detaljkrav – Ange detaljerade krav på varans egenskaper eller HUR tjänsten ska utföras.
  2. Funktionskrav – Beskriv krav på funktionen, det vill säga VAD som ska uppnås istället för hur något ska uppnås.

Det finns också möjlighet att hänvisa till olika standarder och bedömningar. Tekniska specifikationer kan vara en kombination av standarder och prestanda- och funktionskrav. Om standarder används måste kravet följas av orden "eller likvärdigt" eftersom man inte behöver hänvisa till en hel standard.

Upphandlingsdokumenten bör också innehålla om att bevis som styrker att en produkt är likvärdig ska lämnas i anbudet.

Funktionskrav i upphandling

Vad ska man tänka på när man utformar kraven på upphandlingsföremålet?

De krav som ställs ska ha en koppling till upphandlingsföremålet. Kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Det är även viktigt att formulera kraven och definiera behoven i kravställningen på ett så tydligt sätt att leverantören förstår vad som är viktigt och vad den förväntas leverera under hela kontraktsperioden. För bästa resultat kan det vara lämpligt att inleda upphandlingen genom en dialog med leverantörerna.

Tidig dialog

Alla villkor, krav och kriterier ska utformas med hänsyn till de fem grundläggande upphandlingsprinciperna.

Upphandlingsprinciperna

Ska kraven formuleras som obligatoriska krav eller tilldelningskriterium?

Fundera på om kraven ska vara formulerade som obligatoriska krav, så kallade ”ska krav” där kravet är nödvändigt för att möta det aktuella behovet. Eller finns det delar som kan utvärderas, så kallade tilldelningskriterier? De obligatoriska kraven måste dock uppfyllas för att leverantörens anbud ska gå vidare till anbudsutvärdering. Finns det behov av andra krav som inte är obligatoriska, men önskvärda? Dessa krav kan istället utformas som tilldelningskriterium och beaktas när anbuden utvärderas. Observera att ett anbud fortfarande kan ligga till grund för ett kontrakt trots att ett tilldelningskriterium inte är uppfyllt.

Om en beställare försöker styra upphandlingen mot en viss leverantör genom att ställa alltför snäva krav är det viktigt att som upphandlare ställa de ”rätta motfrågorna”. Den interna och externa dialogen blir här viktig och ett verktyg som exempelvis en Request for information (RFI) kan vara en hjälp på vägen.

Request for information (RFI)

 Ett annat sätt att få återkoppling på upphandlingsdokumentens utformning är att skicka en extern remiss till leverantörer och branschorganisationer innan upphandlingen publiceras. 

Extern remiss

Om miljö, sociala och arbetsrättsliga krav blir aktuella i en upphandling

Den upphandlande myndigheten kan uppnå olika miljömässiga eller sociala målsättningar genom att ställa hållbarhetskrav i upphandlingen, De kan utformas som tekniska specifikationer, tilldelningskriterier eller särskilda kontraktsvillkor. I kriteriebiblioteket hittar du Upphandlingsmyndighetens alla hållbarhetskriterier i en och samma databas.

Kriteriebiblioteket

Om det är aktuellt att ställa krav på exempelvis leverantörens miljöledningssystem kan ett sådant krav ställas som kvalificeringskrav.

Krav på miljöledningssystem

Krav på anställningsvillkor, det vill säga arbetsrättsliga villkor, ska ställas som särskilda villkor för att fullgöra ett kontrakt. Dessa krav får inte blandas ihop med de faktiska kraven på upphandlingsföremålet.

I vissa fall är upphandlande myndigheter och enheter skyldiga enligt lag att ställa krav gällande arbetsrättsliga villkor och tillgänglighet.

Arbetsrättsliga villkor

Tillgänglighet och samtliga användares behov

Den upphandlande myndigheten eller enheten får inte heller hänvisa till ursprung, tillverkning eller varumärke om det finns risk att vissa företag kan gynnas eller missgynnas. Det är endast tillåtet att göra en sådan hänvisning om det inte är möjligt att beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt tydligt - och i sådana fall måste hänvisningen följas av orden ”eller likvärdigt”.

Generella råd till kravspecifikationen

  • Beskriv mål, syfte och behov med inriktning på VAD som ska uppnås i stället för HUR
  • Skapa och säkerställ att kraven i upphandlingsdokumenten speglar det verkliga behovet. Att kopiera tidigare kravspecifikationer från andra/tidigare upphandlingar är i regel ingen god idé. Ibland kan den däremot fungera som inspiration.
  • Utgå från förutsättningarna i den aktuella branschen, vad marknaden har att erbjuda och det specifika upphandlingsföremålet.

9 kap. LOU, Tekniska specifikationer
9 kap. 2 § LOU, Krav på tillgänglighet för fysiska personer (över tröskelvärdena)
9 kap. 6 § LOU, Uppgifter och hänvisningar som inte får ingå i tekniska specifikationer.

Senast uppdaterad:

Relaterad information