Befintliga ramavtal

  • I akuta situationer bör upphandlande myndigheter, i den mån det går, nyttja befintliga ramavtal.
  • Upphandlande myndigheter har ingen skyldighet att tillämpa avtalsspärr vid avrop från ramavtal.
  • Upphandlande myndigheter ska nyttja eventuella förlängningsklausuler i befintliga ramavtal i första hand, innan eventuella undantagsförfaranden tillämpas.
  • I LOU finns ett antal bestämmelser om möjligheten att genomföra ändringar av befintliga kontrakt och ramavtal.

Om den upphandlande myndigheten har ett befintligt ramavtal som omfattar varan eller tjänsten kan behovet tillgodoses genom avrop från sådant ramavtal. Ramavtal definieras i 1 kap. 20 § LOU som ”Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren i kontrakt som senare ska tilldelas under en given tidsperiod.” Den upphandlande myndigheten kan således tilldela kontrakt genom avropet och behöver inte genomföra en ny upphandling varje gång ett nytt/utökat behov uppkommer.

Ramavtal kan vara tecknade med en eller flera leverantör/-er där samtliga villkor för avrop är fastställda. Om sådant ramavtal är tecknat med flera leverantörer ska det framgå av ramavtalet hur valet av leverantör för det enskilda kontraktet ska gå till. Vanligt är att tillämpa en så kallad rangordning där avrop i första hand sker från den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån den tilldelningsgrund som användes i ramavtalsupphandlingen. I andra hand sker avropet från den leverantör som lämnat det näst bästa anbudet och så vidare. Vid avrop från ramavtal där alla villkor är fastställda har den upphandlande myndigheten ingen skyldighet att skicka tilldelningsbeslut till ramavtalsleverantören eller ramavtalsleverantörerna.

Ramavtal med flera leverantörer kan också vara utformade så att alla villkor inte är fastställda i själva ramavtalsupphandlingen utan fastställs vid avropstillfället. Då sker själva anskaffningen genom en så kallad förnyad konkurrensutsättning. I detta fall samråder myndigheten skriftligen med ramavtalsleverantörerna genom att de inkommer med anbud (avropssvar) för det aktuella uppdraget. Efter att beslut om tilldelning av kontrakt fattats ska myndigheten snarast möjligt skriftligen informera anbudsgivarna i avropet om beslutet samt skälen för detta.

För att möjliggöra ett effektivt förfarande vid avrop från ramavtal, finns ingen skyldighet att tillämpa avtalsspärr (det vill säga att invänta med att ingå avtal under en period av minst tio dagar från att underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickats). Upphandlande myndigheter får teckna avtal baserat på avropet direkt efter att tilldelningsbeslutet fattats. Ett ingånget avtal utgör ett hinder för att överpröva den förnyade konkurrensutsättningen. Däremot finns det möjlighet för leverantörer att ansöka om överprövning av avtalets giltighet i upp till sex månader efter att avtalet ingicks. Upphandlande myndigheter kan, enligt 20 kap. 17 § LOU, begränsa den tid leverantörer kan ansöka om överprövning av avtalets giltighet genom att meddela samtliga anbudsgivare om att avtalet har slutits samt lämna en sammanfattning, enligt 12 kap. 13 § LOU, av skälen för beslutet om tilldelning. I detta fall ska en ansökan istället komma in inom 30 dagar från det att den upphandlande myndigheten skriftligen har underrättat anbudsgivarna.

För att undvika att avtalets giltighet kan överprövas, finns det en möjlighet för en upphandlande myndighet att tillämpa en frivillig avtalsspärr, enligt 20 kap. 15 § 1 p, efter att tilldelningsbeslutet meddelats. Under avtalsspärren har leverantörer möjlighet att överpröva den förnyade konkurrensutsättningen, men efter att avtalet tecknats kan dess giltighet i så fall inte överprövas.

Om behovet är akut och det finns möjlighet att förlänga ett ramavtal för att täcka det uppkomna behovet – genom att utnyttja en befintlig förlängningsklausul – ska den möjligheten nyttjas före tillämpning av ett eventuellt undantagsförfarande.

I LOU finns också ett antal bestämmelser om möjligheten att genomföra ändringar av befintliga kontrakt och ramavtal. Olika bestämmelser kan tillämpas i olika situationer. Ett exempel är att ett kontrakt eller ramavtal kan ändras på grund av oförutsebara omständigheter, utan att en ny upphandling behöver genomföras. Ändringen ska bero på omständigheter som den upphandlande myndigheten varken förutsåg eller borde ha förutsett vid beslutet att tilldela kontraktet eller att ingå ramavtalet. Ändringen får dock inte innebära att kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär ändras eller att värdet av kontraktet eller ramavtalet ökar med mer än 50 procent. Ändringsbestämmelserna finns i 17 kap. 9–14 §§ LOU.

Läs mer om ändringsbestämmelserna i vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal. Det finns även ett stort antal besvarade inlägg i vår Frågeportal under taggen Ändringar av kontrakt och ramavtal.

Senast uppdaterad:

Relaterad information