Nationella regler

Sedvanliga annonserade förfaranden

De förfaranden som står till buds, enligt de nationella reglerna i 19 kap. LOU, är framför allt förenklat förfarande och urvalsförfarande. Under särskilda omständigheter finns också möjlighet att tillämpa konkurrenspräglad dialog eller direktupphandling. Det kan också finnas en möjlighet att inrätta ett dynamiskt inköpssystem, som inte är ett eget upphandlingsförfarande utan kan ingå som ett led i andra upphandlingar.

Att genomföra en konkurrenspräglad dialog eller inrätta ett dynamiskt inköpssystem är dock omfattande processer i många steg och lämpar sig knappast för akuta situationer.

Urvalsförfarande

Förfarandet är ett tvåstegsförfarande.

Upphandlande myndigheter får förhandla med anbudsgivarna.

Upphandlande myndigheter måste tillämpa avtalsspärr.

Urvalsförfarande är det förfarande som närmast liknar det direktivstyrda selektiva förfarandet (inklusive det påskyndade selektiva förfarandet).

Förfarandet genomförs i två steg där den upphandlande myndigheten i ett första steg bjuder in leverantörer att ansöka om att lämna anbud genom att annonsera en ansökningsinbjudan under skälig tid. När ansökningar inkommit prövar den upphandlande myndigheten att kraven på leverantören är uppfyllda och vid behov (om fler än de som avses bjudas in att lämna anbud uppfyller kraven) genomförs ett urval. De leverantörer som uppfyller kraven i ansökningsinbjudan och som valts ut vid ett eventuellt urval, bjuds in att lämna anbud och erhåller därmed ett upphandlingsdokument inklusive kommersiella villkor, av den upphandlande myndigheten. Leverantörerna ska ges skälig tid att inkomma med anbud. När anbuden inkommit prövas de mot de i upphandlingsdokumentet uppställda kraven och utvärderas sedan enligt en utvärderingsmodell angiven i upphandlingsdokumenten. Den upphandlande myndigheten kan förhandla med anbudsgivarna. När tilldelning, och skälen för beslutet, meddelats anbudssökanden och anbudsgivare, får den upphandlande myndigheten inte ingå avtal förrän tio dagar har gått från det att underrättelsen meddelats (förutsatt att tilldelningen meddelas elektroniskt, i annat fall löper avtalsspärren i 15 dagar). Upphandlingen kan överprövas fram till dess att avtalsspärren löpt ut och en eventuell överprövning bör ingå i beräkningen av den ursprungliga tidplanen för upphandlingen.

Förenklat förfarande

Förfarandet genomförs i ett steg och den upphandlande myndigheten får förhandla med anbudsgivarna.

Avtalsspärr måste tillämpas.

Ett förenklat förfarande genomförs i ett steg där den upphandlande myndigheten färdigställer och publicerar samtliga delar av upphandlingsdokumentet i samband med annonseringen. I underlaget ställer den upphandlande myndigheten upp kraven på leverantören, kravspecifikationen avseende varan eller tjänsten som upphandlas, beskriver hur utvärderingen ska gå till samt bifogar en förlaga till ramavtal eller avtal.

Leverantörerna inkommer med anbud som innehåller både de delar som avser företaget och upphandlingsföremålet.

När anbuden inkommit prövar den upphandlande myndigheten att kraven på leverantören är uppfyllda, att kraven avseende varan/tjänsten uppfylls samt att anbudsgivaren inkommit med alla de uppgifter som den upphandlande myndigheten begärt enligt upphandlingsdokumentet. De anbud som uppfyller alla krav och inte innehåller några invändningar mot avtalsförlagan utvärderas sedan enligt den i upphandlingsdokumentet uppställda utvärderingsmodellen. Den upphandlande myndigheten kan förhandla med anbudsgivarna.

När tilldelning, och skälen för beslutet, meddelats anbudsgivarna, får den upphandlande myndigheten inte ingå avtal förrän tio dagar har gått från det att underrättelsen meddelats (förutsatt att tilldelningen meddelas elektroniskt, i annat fall löper avtalsspärren i 15 dagar). Upphandlingen kan överprövas fram till dess att avtalsspärren löpt ut och en eventuell överprövning bör räknas med i den ursprungliga tidplanen för upphandlingen.

Direktupphandling

Direktupphandlingar är upphandlingar utan krav på anbud i viss form.

Den rådande flyktingsituationen kan medföra att upphandlande myndigheter måste tillämpa direktupphandling med hänvisning till synnerlig brådska.

Direktupphandling är ett undantagsförfarande som endast får tillämpas för upphandlingar som omfattas av de icke direktivstyrda reglerna (19 kap. LOU) då särskilda förutsättningar föreligger.

En sådan förutsättning är om kontraktsvärdet betraktas som lågt. Sedan 2010 är detta värde fast och från och med den 1 januari 2018 uppgår tröskelvärdet för lågt värde till 586 907 kronor. För mer information om kontraktsvärdesberäkning vid direktupphandling se Upphandlingsmyndighetens vägledning Är inköpen av samma slag? (1:2015).

Direktupphandling får även användas om någon av de förutsättningar som gäller för förhandlat förfarande utan föregående annonsering (6 kap. 12-19 §§ LOU) är uppfyllda, t.ex. om det vid genomförande av ett sedvanligt annonserat förfarande inte har inkommit några anbud, eller några lämpliga sådana, om avtalet av tekniska skäl endast kan fullgöras av en viss leverantör, om s.k. synnerlig brådska föreligger, om det rör sig om vissa kompletterande leveranser eller vid anskaffning i en konkursutförsäljning.

Slutligen får direktupphandling användas om det finns s.k. synnerliga skäl. Begreppet synnerliga skäl får anses avse andra grunder än de grunder som omfattas av förutsättningarna förhandlat förfarande utan föregående annonsering.

I den rådande flyktingsituationen är det främst synnerlig brådska som bör kunna komma ifråga. Se avsnittet om förhandlat förfarande utan föregående annonsering för redogörelse av de förutsättningar som måste vara uppfyllda för att synnerlig brådska ska kunna hävdas. Det finns inte utrymme att göra en annan bedömning av förutsättnngarna med anledning av att upphandlingen omfattas av de icke direktivstyrda reglerna.

Enligt definitionen i 19 kap. 4 § LOU är direktupphandling ”en upphandling utan krav på anbud i viss form”. Förfarandet omgärdas således inte av några procedurregler. Den upphandlande myndigheten är fri att genomföra direktupphandlingen på det sätt denne finner lämpligast och kan t.ex. förhandla med en eller flera leverantörer.

Det finns alltså inte något generellt krav på upphandlande myndigheter att uppsöka konkurrensen på marknaden. Den nuvarande flyktingsituationen kan dock innebära att det finns särskilda behov. De upphandlande myndigheterna måste snabbt kunna skapa sig en bild av utbudet på den aktuella marknaden. En upphandlande myndighet bör därför inom ramen för en marknadsundersökning kunna gå ut med en intresseförfrågan som en förberedande åtgärd. Om det vid ett senare tillfälle uppkommer ett sådant behov som ger rätt att direkttilldela kontrakt på grund av synnerlig brådska, kan myndigheten vända sig direkt till leverantörer som anmält intresse – eller annan leverantör – och ingå avtal. En intresseanmälan av detta slag bör lämpligen inte innebära något åtagande för leverantören att tillhandahålla några specifika volymer eller att lämna anbud vid en förfrågan. Rent förberedande åtgärder inför ett eventuellt framtida behov kan vare sig betraktas som ett beslut att inleda ett upphandlingsförfarande eller som att den upphandlande myndigheten inlett konkreta avtalsförhandlingar med någon av de leverantörer som anmält sitt intresse (se Domstolens avgörande i C-26/03 Stadt Halle punkt 33-39 samt RÅ 2013 ref. 31).

De grundläggande principerna är tillämpliga på upphandlingar som bedöms kunna ha ett gränsöverskridande intresse. Enligt 4 kap. 1 § och 19 kap. 2 § LOU har dock tillämpligheten utsträckts genom att samtliga upphandlingar som omfattas av 19 kap. LOU ska genomföras med hänsyn tagen till principerna. Direktupphandlingar får anses vara en typ av upphandlingar enligt nämnt kapitel varför principerna gäller även i sådana förfaranden.

Av affärsmässiga skäl kan det vara lämpligt att även en direktupphandling föregås av någon form av förfrågningsunderlag och ett anbud. Det gäller särskilt om direktupphandlingen avser större värden. I sådana fall följer det av de grundläggande principerna att myndigheten också måste följa dessa krav och villkor under hela upphandlingens gång. Som berörs i avsnittet om överprövning kan den upphandlande myndighetens avvikelser från sådana krav eller villkor bli föremål för överprövning av upphandling. En anbudsgivare måste kunna sätta sig in i affären – bland annat förstå vilka dennes åtaganden är och hur riskerna fördelas mellan parterna – för att kunna kalkylera pris och lämna anbud. Ett förfrågningsunderlag bör lämpligen innehålla ett fullständigt avtalsutkast vari leverantörens åtaganden och parternas riskfördelning (till exempel påföljder vid leveransförseningar och ansvar vid avtalsbrott) framgår.

Den upphandlande myndigheten ska enligt 19 kap. 29 § andra stycket LOU, när beslut om leverantör och anbud fattats, underrätta anbudsgivarna om beslutet snarast möjligt. Detta gäller om det finns flera anbudsgivare. Om det bara finns en anbudsgivare finns ingen sådan skyldighet. Underrättelsen ska heller inte förväxlas med de rättsverkningar som följer enligt 12 kap. 12 § LOU eller med sådana underrättelser som avses i 12 kap. 13 § nämnda lag som tillämpas vid annonserade förfaranden.

Avtalsspärr behöver inte tillämpas då upphandlingen har genomförts som en direktupphandling. Vid en direktupphandling kan istället ett avtal ingås omedelbart. Tidpunkten för den upphandlande myndighetens beslut om val av leverantör och anbud kan alltså sammanfalla med den tidpunkt då avtalet ingås. Som utvecklas i avsnittet om överprövning, är överprövning av upphandling inte möjlig efter den tidpunkt då avtal ingåtts.

Tidsfrister

Vad som utgör skälig tid måste bedömas från fall till fall. Inte i något fall bör dock tiden vara kortare än tio dagar.

Ju mer åtgärder ett upphandlingsdokument kräver av leverantören desto längre bör anbudstiden vara.

Annonseringstider och anbudstider för de nationella förfarandena är inte reglerade i LOU, med mer än att ansökningstiden vid urvalsförfaranden inte får vara kortare än tio dagar. Hänsyn bör tas till upphandlingsföremålets komplexitet och det arbete leverantörerna förväntas lägga på sin ansökan och på sitt anbud.

Vid akuta situationer bör upphandlande myndigheter sträva efter att förenkla den administrativa börda som åläggs leverantörer i ansöknings- och anbudsfasen, för att kunna motivera kortare tidsfrister. I det direktivstyrda påskyndade selektiva förfarandet anges minimitiderna till femton dagars annonsering av ansökningsinbjudan och tio dagars anbudstid. För urvalsförfaranden gäller samma minimitid avseende ansökningstiden och upphandlande myndigheter behöver åtminstone inte tillämpa en längre anbudstid när akuta situationer råder.

För förenklade förfaranden finns som sagt inga reglerade tidsfrister enligt LOU och valet att tillämpa ett förenklat förfarande istället för ett urvalsförfarande kan bero på att den upphandlande myndigheten kommer fram till att det sistnämnda förfarandet, med sina två steg, tar för lång tid i en akut situation. En upphandlande myndighet bör dock inte tillämpa en kortare tidsfrist än tio dagar för att möjliggöra för eventuella frågor och svar avseende upphandlingen och upphandlingsdokumenten under anbudstiden. Vad som är skäligt måste avgöras från fall till fall beroende på upphandlingens art och komplexitet.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Tidigare regler

Direktupphandling_vagledning.jpg

Direktupphandling

Om du ska köpa in en vara eller tjänst som totalt inte överstiger den så kallade direktupphandlingsgränsen kan detta göras via en direktupphandling.