Innehåll i individuell rapport
och dokumentationsplikt i
LOU och LUF

En upphandlande myndighet eller enhet har en viss skyldighet att dokumentera en viss information i samband med en upphandling. Nedan redogör vi hur detta regleras enligt lagen.

Individuell rapport och dokumentationsplikt enligt LOU

Vid upphandling över tröskelvärdet

En upphandlande myndighet ska skapa en individuell rapport för varje kontrakt som tilldelas, för varje ramavtal som ingås och för varje dynamiskt inköpssystem som inrättas enligt LOU för upphandling över tröskelvärdet. Detta gäller även för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 eller välfärdstjänster enligt bilaga 2 a om de är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar.

Vad rapporten ska innehålla bestäms både i LOU och i upphandlingsförordningen. Det är inte obligatoriskt att upprätta en individuell rapport för kontrakt som tilldelats utifrån ett ramavtal där alla villkor är fastställda, det vill säga tilldelning utan förnyad konkurrensutsättning.

Om den upphandlande myndigheten beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ska skälen anges i något av upphandlingsdokumenten eller i den individuella rapporten.

En individuell rapport ska dessutom innehålla: 

  1. den upphandlande myndighetens namn och adress samt föremålet för och värdet av kontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet
  2. namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts
  3. namnen på de anbudssökande eller anbudsgivare som inte godtagits och skälen till det
  4. namnet på den leverantör som tilldelats kontraktet och skälen till att den anbudsgivarens anbud valts
  5. hur stor del av fullgörandet av kontraktet eller ramavtalet som leverantören tänker lägga ut på någon annan, om det är känt
  6. namn på eventuella underleverantörer
  7. skäl till att ett anbud som har förkastats har ansetts vara onormalt lågt
  8. skäl till att ett kontrakt eller ramavtal inte har tilldelats en leverantör
  9. skäl till att en leverantör inte har godkänts som deltagare i ett dynamiskt inköpssystem
  10. skäl till att man tillämpat förhandlat förfarande med föregående annonsering, förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller konkurrenspräglad dialog 
  11. skäl till att man har godkänt inlämning av anbud med andra medel än elektroniska
  12. intressekonflikter och åtgärder man vidtagit på grund av dem
  13. skälen till att den upphandlande myndigheten har beslutat att inte tilldela något kontrakt, ingå något ramavtal eller inrätta något dynamiskt inköpssystem, om det är aktuellt.

Om uppgifterna i de sex första punkterna finns med i efterannonsen enligt 10 kap. 4 § LOU, samt om den upphandlande myndigheten beslutat att inte tilldela något kontrakt, får den upphandlande myndigheten i den individuella rapporten i stället hänvisa till information som finns i annonsen.

Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att underrätta anbudssökandena eller anbudsgivarna om den individuella rapporten. Den individuella rapporten blir däremot en allmän handling för de flesta upphandlande myndigheter. Det innebär att rapporten kan komma att lämnas ut till dem som begär att få ta del av den.

Utöver den individuella rapporten ska den upphandlande myndigheten dokumentera hur upphandlingen genomförs. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

Dokumentationsplikten gäller även för beslut som inte behöver anges i den individuella rapporten. Det finns inget hinder för att hela dokumentationsplikten sammanställs i en individuell rapport.

På begäran ska den individuella rapporten eller huvuddragen i den kunna skickas till Kommissionen eller Konkurrensverket.

Vid upphandling under tröskelvärdet

En upphandlande myndighet behöver inte upprätta någon individuell upphandlingsrapport när värdet är lägre än tröskelvärdet. Om upphandlingens värde är högre än 100 000 kronor ska den upphandlande myndigheten istället dokumentera genomförandet av upphandlingen. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut i upphandlingens samtliga skeden. Dokumentationsplikten gäller även vid upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 samt välfärdstjänster enligt bilaga 2 a till ett värde under tröskelvärdet men över 100 000 kr.

Dokumentationen bör som ett minimum innehålla följande uppgifter:

  • den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer
  • föremålet för upphandlingen
  • hur konkurrensen tagits till vara (till exempel annonsering eller vid direktupphandling ett meddelande på myndighetens webbplats)
  • vilka leverantörer som tillfrågats och hur många som lämnat anbud
  • vilken leverantör som tilldelats kontraktet (och organisationsnummer) samt det viktigaste skälet för tilldelningen
  • avtalets (uppskattade) värde samt
  • tidpunkten när kontraktet genomförs eller kontraktets löptid.

 

Dokumentationsplikten gäller inte för upphandling där värdet är lägre än 100 000 kronor. Det är ändå viktigt att den upphandlande myndigheten dokumenterar sådana inköp, eftersom myndigheten måste kunna säkerställa att beloppsgränsen för direktupphandling inte kommer att överskridas vid senare direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret.

Se även Konkurrensverkets skrift Dokumentation av direktupphandlingar.

Bevarande av information och dokumentationsplikt enligt LUF

Vid upphandling över tröskelvärdet

Vid upphandling enligt LUF ska upphandlande enheter dokumentera hur upphandlingen genomförs. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera enhetens beslut i upphandlingens samtliga skeden. Om den upphandlande enheten beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ska skälen lämnas i något av upphandlingsdokumenten eller i den information som angetts ovan.

En upphandlande enhet ska spara lämplig information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas.

Informationen som sparas ska vara tillräcklig för att kunna motivera beslut om:

  • att kvalificera, utesluta och urvalet av leverantörer samt att tilldela kontrakt
  • att använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering
  • att tillämpa bestämmelserna i 3 kap. LUF om att viss upphandling ska undantas från lagens tillämpningsområde och
  • att godkänna inlämning av anbud med andra medel än elektroniska.

Både den sparade informationen och övrig dokumentation ska på begäran kunna skickas till Kommissionen eller Konkurrensverket. Bestämmelserna om att spara information gäller även för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 om de är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar.

Vid upphandling under tröskelvärdet

Upphandlande enheter har ingen skyldighet att spara information vid upphandling där värdet är lägre än tröskelvärdet. Istället ska den upphandlande enheten dokumentera hur en upphandling genomförs om den uppgår till minst 100 000 kronor. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera enhetens beslut i upphandlingens samtliga skeden. För att läsa om vad dokumentationen bör innehålla se rubriken ”Dokumentationsplikt enligt LOU vid upphandling under tröskelvärdet” ovan.

4 kap. 14 § LOU/4 kap. 12 § LUF – skyldighet att motivera att ett kontrakt inte ska tilldelas i separata delar
12 kap. 14–16 § LOU – dokumentationsplikt och information i individuella rapporter
19 kap. 1 § andra stycket LOU – upphandling som är lägre än tröskelvärdet av tjänster som anges i bilaga 2 a
19 kap. 3 § andra stycket LOU – upphandling som är högre än tröskelvärdet av tjänster som anges i bilaga 2 och bilaga 2 a
19 kap. 30 § LOU/LUF – dokumentation av hur en upphandling genomförs under tröskelvärdet (inklusive tjänster enligt bilaga 2)
19 kap. 39 § LOU – dokumentation av hur en upphandling genomförs under tröskelvärdet avseende tjänster enligt bilaga 2 a
12 kap. 14–15 § LUF – dokumentationsplikt och information om
19 kap. 3 § andra stycket LUF - upphandling över tröskelvärdet av tjänster som anges i bilaga 2
16 § Upphandlingsförordningen (2016:1162)

Senast uppdaterad:

Relaterad information