Särskilda kontraktsvillkor

Vad är särskilda kontraktsvillkor?

Särskilda kontraktsvillkor är det som i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) definieras som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt.

Typiskt för ett särskilt kontraktsvillkor är att det är ett krav som leverantören inte behöver uppfylla när anbudet lämnas in. Kravet ska istället accepteras av leverantören och uppfyllas under kontraktstiden. Villkoren får vara av typen ekonomiska, innovationsrelaterade, miljörelaterade, sociala eller sysselsättningsrelaterade krav. Men det kan även vara andra typer av krav.

För att få ställa ett särskilt villkor i en upphandling måste det ha en koppling till det som ska köpas in. Utifrån proportionalitetsprincipen är det i allmänhet så att kraven i en upphandling ska ha ett naturligt samband med och stå i proportion till det behov som ska tillgodoses.

Varför ett särskilt kontraktsvillkor istället för ett obligatoriskt krav?

Särskilda kontraktsvillkor förknippas ofta med arbetsrätt, miljökrav och andra hållbarhetskrav. Men det kan även vara krav som till exempel att installera alkolås eller GPS-utrustning i fordon, att införa önskade funktioner i ett systemstöd eller rutiner för avvikelsehantering för en tjänst.

Det kan finnas fördelar med att använda särskilda kontraktsvillkor istället för att ställa obligatoriska krav som måste vara uppfyllda när anbudet lämnas in.

  • Bättre konkurrens. Det ger fler leverantörer möjlighet att lämna anbud i en upphandling. Det kan till exempel vara ett fåtal leverantörer som uppfyller ett högt ställt miljökrav men många som har ambitionen att uppfylla det, om de får affären.
  • Affärsmässigt. I en upphandling av skolskjuts kan till exempel höga obligatoriska krav på fordonen leda till att nya bussar måste köpas in tidigare än nödvändigt. Det kan leda till ett högre slutpris för den som upphandlar.
  • Kostnadseffektivt. Krav som måste uppfyllas redan vid anbudstillfället kan tvinga leverantörer att göra investeringar för att kanske få ett kontrakt. Särskilda kontraktsvillkor kan minska onödiga investeringskostnader för företaget.
  • Kvalitetshöjande. Med särskilda kontraktsvillkor kan fler leverantörer delta och vinna upphandlingar och det ger i förlängningen fler företag som lever upp till efterfrågade kvaliteter.
  • Möjliggör för små och medelstora företag. För leverantörer som behöver tid att ställa om sin verksamhet kan ett särskilt kontraktsvillkor ge den tidsfrist som behövs.
  • Innovativ höjd. Till exempel kan ett mycket högt ställt miljökrav riskera att anses vara oproportionerligt eller diskriminerande enligt lagen. Om det istället sätts som särskilt kontraktsvillkor kan det anses vara mer proportionerligt.

Hur ställs ett särskilt kontraktsvillkor?

Eftersom ett särskilt villkor är ett kontraktsvillkor ska det accepteras av anbudsgivaren i anbudet. Även om det anges i upphandlingsdokumentet att leverantören ska acceptera samtliga kontraktsvillkor kan det ibland vara bra att de särskilda kontraktsvillkoren accepteras var för sig och att leverantören ska beskriva på vilket sätt villkoret kommer att uppfyllas.

Det ska tydligt framgå att villkoret kommer att vara en del av kontraktet. Villkoret kan infogas i dokumentet tillsammans med övriga kontraktsvillkor under en lämplig rubrik eller vara en bilaga till kontraktet. Villkoret bör följas av en beskrivning om, hur och när det ska följas upp och det kan vara lämpligt att ha med proportionerliga sanktioner om det inte uppfylls.

Särskilda kontraktsvillkor kan gälla under hela kontraktstiden och i de fallen är det bra om de är skrivna så att de är aktuella hela kontraktstiden.

Särskilda kontraktsvillkor behöver alltså inte vara uppfyllda av leverantören när anbudet lämnas in utan ska uppfyllas under kontraktstiden. Det är med andra ord inte ett krav som ska kontrolleras vid anbudstillfället. Däremot kan en beskrivning av hur villkoret ska uppfyllas vara ett obligatoriskt krav. Då kan en utelämnad eller bristfällig beskrivning göra att ett anbud inte är kvalificerat.

Exempel på särskilda kontraktsvillkor

Upphandlingsmyndigheten har många exempel på särskilda kontraktsvillkor om hållbarhet.
Hållbarhetskriterierna i vårt kriteriebibliotek.

Arbetsrättsliga villkor

Vissa upphandlingar över tröskelvärdet måste innehålla särskilda arbetsrättsliga villkor. Målet är att de arbetstagare som utför arbetet inom ramen för upphandlade kontrakt ska ha skäliga arbetsvillkor och att motverka att konkurrensen snedvrids genom lönedumpning.
Mer information om arbetsrättsliga villkor.

Miljö och social hänsyn

Miljökrav kan till exempel vara krav på energiprestanda, krav på effektivare transporter eller en ökad andel bränsle från förnybara källor. Att ställa krav om social hänsyn kan till exempel vara krav på tillgänglighet oavsett funktionsförmåga. Det kan också vara att arbetsledningen på en byggarbetsplats ska arbeta aktivt med att förebygga diskriminering på arbetsplatsen.
Mer information om miljö och social hänsyn. 

Kom ihåg!

Om ett krav inte handlar om hur det aktuella kontraktet ska utföras, utan avser hur leverantören ska bedriva sin verksamhet, finns en risk att kravet saknar koppling till det som ska köpas in. Det gör att det ofta endast är möjligt att ställa krav på till exempel arbetsrättsliga villkor för den del av leverantörens verksamhet eller det projektet som kontraktet gäller för.

Om leverantören under kontraktstiden brister i uppfyllandet av ett särskilt kontraktsvillkor kan det vara fråga om en ändring av kontraktet. Det bör därför tydligt framgå i kontraktet hur brister i uppfyllandet ska hanteras vad gäller eventuella sanktioner, som till exempel vite, uppsägning och hävning.

4 kap. 1 § LOU, LUF och LUK – Principer för offentlig upphandling
17 kap 1 § LOU, 16 kap 1 § LUF och 14 kap. 1 § LUK – särskilda villkor för fullgörande av kontrakt respektive koncessioner

Senast uppdaterad:

Relaterad information