Realisera avtalet
När ni har genomfört upphandlingen är det dags att realisera det upphandlade avtalet. Det är nu avtalet ska implementeras i organisationen samt förvaltas och följas upp så att ni når de mål som satts upp för upphandlingen.
Innehåll på denna sida
Föregående steg: Genomför upphandlingen
Implementera avtalet
När avtal har tecknats med leverantör kan ni starta upp, genomföra och börja använda avtalet i verksamheten. Här bör ni se till att förutsättningarna och villkoren under avtalstiden är tydliga för alla parter.
Det är lämpligt att ha ett uppstartsmöte med leverantör efter att avtalsspärren löpt ut. Se till att upphandlare, beställare och andra relevanta parter är med.
På ett uppstartsmöte kan ni i exempelvis
- upprätta en gemensam plan för avtalsuppföljning
- komma överens om hur avtalsuppföljningen ska dokumenteras
- klargöra villkoren i avtalet för båda parter
- gå igenom rutiner och riktlinjer som är relevanta för den specifika upphandlingen
- fånga upp eventuella övriga frågor eller funderingar.
Inför avtalsstart samt under avtalsperioden är det viktigt att ha kontinuerliga möten tillsammans med leverantören för att följa upp avtalet. Hur ofta dessa möten bör hållas beror på vad som framgår av avtalet och de behov som finns hos er och leverantören. En tydlig kommunikation bidrar till en god och affärsmässig relation.
Det är en förutsättning att det finns kontaktpersoner från båda parter och det är viktig att bestämma vilka som är ansvariga för avtalsuppföljningen och att leverantören medverkar vid uppföljningarna.
Det är viktigt att alla som är berörda av avtalet får den information de behöver för att kunna använda avtalet så som det är tänkt.
Internt kan ni exempelvis behöva informera om
- var avtalet finns och vilken information som ska finnas med i organisationens avtalsdatabas
- på vilket sätt man avropar eller beställer, exempelvis om det är förnyad konkurrensutsättning eller en sedvanlig beställning från ett avtal
- vilket stöd som går att få vid avrop eller bristfällig leverans.
Om avtalet är en tjänst som ska användas av tredje part, till exempel brukare, bör ni på ett lättbegripligt sätt informera dem om vad som ingår i tjänsten och hur de får åtkomst till den.
Följa upp och förvalta avtalet
Ni har mycket att vinna på att arbeta aktivt med avtalsuppföljning och avtalsförvaltning genom hela avtalsperioden. Det ger goda förutsättningar att nå målen för den genomförda upphandlingen och blir ett utmärkt underlag för kommande upphandlingar.
Avtalsuppföljning syftar till att säkerställa att leverantören levererar det som är efterfrågat och uppfyller de krav som är ställda i upphandlingsdokumenten.
Avtalsförvaltning innefattar förutom avtalsuppföljning, en intern administration av organisationens samtliga avtal.
Exempel på metoder för uppföljning
Beroende på vilka krav som ställts i upphandlingsdokumenten kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning:
- uppföljningsmöten med leverantör
- mätning av kvalitet genom exempelvis indikatorer eller nyckeltal
- stickprovskontroll av exempelvis fakturor
- enkätundersökning till leverantör, beställare eller tredje part (exempelvis patienter)
- uppföljning av egenrapportering från leverantör, kan vara direkt till upphandlande organisation eller exempelvis nationella kvalitetsregister
- uppföljning av ledningssystem för miljö och kvalitet
- anmälda eller oanmälda uppföljningsbesök hos leverantören
- revisioner på förekommen anledning eller slumpvis revision av en leverantör.
Det är viktigt att anpassa avtalsförvaltningen och avtalsuppföljningen för den egna organisationen. I det arbetet ingår bland annat att
- ta fram en process för avtalsförvaltning
- ta fram interna mallar och systemstöd
- göra en riskanalys och klassificera avtal.
Planen för förvaltning ska vara ett stöd i den kontinuerliga uppföljningsprocessen i avtalsförvaltningen och tydliggöra
- vad som ska genomföras
- vem som ansvarar för att genomföra det
- när det ska genomföras.
Planen är främst ett verktyg för medarbetare som ansvarar för avtalsförvaltningen men kan med fördel också delas med andra medarbetare som är involverade i arbetet. Hur ofta ni följer upp beror på vilket behov som finns, exempelvis månadsvis, halvårsvis eller årligen. Eftersom aktiviteterna ofta blir många och dessa utförs med olika intervall bör en tidsplan fastställas
Det är viktigt att kvalitetssäkra uppföljningen genom någon form av dokumentation. Dokumentationen kan användas dels som underlag för diskussioner med leverantör vid eventuella brister i leveranser, dels inför kommande arbete med ny upphandling.
En förutsättning för en god affärsrelation är att arbetet med uppföljning av avtalet sker under hela avtalstiden, ibland även efteråt.
Ni bör följa upp de krav som ni ställt i upphandlingen. Det inkluderar följande
- krav på leverantören (kvalificeringskrav)
- krav på varan/tjänsten (upphandlingsföremålet)
- tilldelningskriterier
- övriga avtalsvillkor
Ni behöver också löpande hantera avvikelser eller brister och tydliggöra hur dessa ska regleras. Många avtal innehåller en så kallad sanktionstrappa eller åtgärdsplan för hur brister och avvikelser ska hanteras. Åtgärderna som vidtas ska vara proportionella med avvikelsen.
För att leda organisationen till ett bra inköpsbeteende är det viktigt att arbeta med intern styrning i avtalsförvaltningen. Det innebär bland annat att ni gör olika slags analyser och kommunikationsinsatser kopplat till förvaltningen.
Inför ett beslut om förlängning av avtalet, eller inför att det upphör bör ni göra en sammanställning av hur avtalet har fungerat. Här är det bra utvärdera både tillsammans med eran leverantör och internt inom er organisation. Detta ligger sedan till grund för kommande avtalsförvaltning.
Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i analysfasen för kommande upphandling av liknande varor eller tjänster.