Nyttan av inköpskategorier

Genom att lägga samma typer av inköp i en och samma grupp bildar man olika kategorier av inköp, inköpskategorier. Det ger möjlighet att hantera större inköpsvolymer effektivare och mer strategiskt än annars.

Tar man inte hänsyn till att inköp (och upphandlingar) kan likna varandra och att de finns på samma typ av marknad så missar man möjliga samordningsvinster. Genom att utgå från marknaderna och det man köper, i stället för att dela upp analysen efter den egna organisationens indelning (exempelvis i förvaltningar), kan man bland annat få grepp om samordningsvinster i inköpsarbetet.

Byggentreprenader och hantverkstjänster, snickeri, installationer och anläggningar, väg och vattenbyggnad och arkitekter och tekniska konsulter finns i stort i samma bransch. Entreprenörer och leverantörer är därför likartade. Många miljöaspekter är också likartade inom branschen. Genom att leverantörerna har liknande erbjudanden och agerar på samma marknad ger det köparen möjlighet att agera med samma förhållningssätt och ha samma strategi i inköpsarbetet.

Lång livslängd och krav på energiprestanda

Exempel på strategier kan vara hur man som upphandlare bör dela upp kontrakt eller inte för att få tillräcklig leveranssäkerhet eller konkurrens. Det kan handla om vilka aspekter som är viktiga att arbeta med inom respektive kategori, exempelvis driftsekonomi, investeringskostnad eller timpriser. Det kan också handla om rätt kvalitetsnivå. För produkter som har lång livslängd som byggnader kan det vara fel att ha för låg kvalitet på byggmaterial eller för låga krav på energiprestandan. Det kan leda till för höga underhålls- och driftskostnader och för hög miljöbelastning under produktens livslängd.

Koppla inköpskatergorier till miljömål

För att effektivt hantera olika miljöaspekter i inköpsarbetet så kan strategier för olika inköpskategorier kopplas mot organisationens miljömål. Olika kategorier påverkar olika miljöaspekter olika mycket. Livsmedel och det som hör till inköpskategorin livsmedel, är störst vad gäller påverkan på förändrad landanvändning men har inte störst klimatpåverkan. Miljömål som har med biologisk mångfald att göra är därmed viktiga för livsmedelskategorin och kan prioriteras i upphandlingar inom livsmedelskategorin. (Därmed inte sagt att klimatpåverkan är oviktig för denna kategori.)

Arbeta mer strategiskt med inköpen

Den miljöpåverkan som visas i miljöspendanalysen tar ingen hänsyn till om och hur den går att påverka genom inköpsarbetet. Analysen är en karta som ger en överblick över olika typer av utbetalningar och inköp samt deras beräknade miljöpåverkan. Överblicken gör det möjligt att arbeta mer strategiskt med inköpen.

Att utföra i egen regi eller köpa in brukar man säga är den första inköpsfrågan. Vissa varor, tjänster och entreprenader som i en organisation köps in, kan i en annan organisation vara sådant som utförs i egen regi. Att utföra i egen regi medför självfallet också miljöbelastning även om det rimligen borde flytta ansvaret för miljöarbetet från inköpsarbetet och från leverantören. Miljöpåverkan kvarstår men syns inte i miljöspendanalysen.

Upphandlingsmyndigheten ger stöd

Miljöpåverkan från vissa typer av inköp kan vara lättare att minska än andra. Olika typer av inköp kan också behöva olika typer insatser i inköpsarbetet för att miljöpåverkan ska minska. Krav i upphandlingar och uppföljning av att kraven uppfylls är ett verksamt sätt för att minska miljöpåverkan från många kategorier. Upphandlingsmyndigheten har stöd för att ställa miljökrav och kontraktsvillkor i upphandling. Stödet finns i kriteriebiblioteket och är gratis.

För andra typer av inköp kan samarbete med leverantören under kontraktstiden vara ett mer verksamt sätt att minska miljöbelastningen. Det kan gälla tjänster så som boenden och vårdhem eller andra helservicetjänster så som IT-drift. När den största miljöpåverkan finns långt ned i leverantörskedjan så kan samverkan med leverantörer, branscher och andra strategier vara mer framgångsrika.

Minskad omsättning av material minskar miljöbelastning

Egna organisationsförändringar eller fördjupade behovsanalyser är andra saker som kan bidra till att minska miljöbelastningen från inköpen och som en miljöspendanalys kan hjälpa till att belysa. Att minska omsättningshastigheten på varor och material minskar uttag av råvaror och exploatering av natur. Datorer, mobiltelefoner och möbler har störst miljöpåverkan fram till och med tillverkningsledet. Att minska avskrivningstider och använda utrustningen längre är därför viktigt. Men när utrustning väl upphandlas och beställs så ska krav ställas. Då finns Upphandlingsmyndighetens stöd.

Andra styrmedel än krav i upphandling

Vad gäller fjärrvärme finns som regel bara en leverantör i ett område och kravställande i upphandlingen kan därför bli overksamt. Istället kan samarbete med leverantören vara en framkomlig väg. I många fall äger kommunen fjärrvärmeleverantören och ägarstyrning kan då vara effektivare för att lyfta miljöförbättringar än önskemål från kommunen som kund.

Olika inköpskategorier har alltså behov av olika strategier i inköpsarbetet för att till exempel effektivt minska klimatpåverkan från inköpen och för att effektivt kunna bidra till att uppnå olika miljömål. 

Senast uppdaterad:

Relaterad information