5 röster om inköp i en föränderlig värld

Vi ställde fem frågor till fem proffs inom offentlig upphandling och fick 25 olika svar. Läs vad Adnan Ganic, Alexandra Dalle Vacche, Katarina Appelqvist, Kim Gustavsson och Karin Sandberg har att säga om inköp i en föränderlig värld.

Vilka förändringar i omvärlden har haft störst påverkan på din roll som upphandlare det senaste året?

Nya LOU har påverkat min roll som upphandlare. Speciellt de nya bestämmelserna gällande arbetsrättsliga villkor samt införandet av egenförsäkran (ESPD) som preliminär bevisning. En annan större förändring har varit den nya europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) som inte bara har påverkat mig som upphandlare utan hela vår verksamhet på många sätt.

För mig har nya LOU påverkat min roll som upphandlare mest, framförallt ESPD. Därtill har även den nya dataskyddsförordningen påverkat.

Den snabbare förändringstakten i omvärlden gör att det allt oftare är sammansatta utvecklingsprojekt som upphand­las. Många ambitioner som ska adderas till affären, såsom miljöhänsyn, gör att pro­jektet blir mångfacetterat. Vilket kräver fler och andra kompetenser i referensgruppen än det man tidigare haft.

Vi har gått ifrån att vara en enhet som arbetat med upphandlingar på ett traditionellt sätt, till att bli mer delaktiga i analysfasen och att hitta nya eller alternativa sätt att göra bättre affärer. Ytterligare stor påverkan har GDPR. Som alla stora omställningar ska det bli intressant att följa dess effekter.

Nya LOU har haft störst påverkan på min roll som upphandlare. ESPD och
de ändrade reglerna kring leverantörsprövning och GDPR har också påverkat upphandlarrollen men även de nya bestämmelserna att ställa arbetsrätts­liga villkor.

Hur har förändringarna påverkat ditt arbete?

Vi på Pensionsmyndighetens inköpsfunktion arbetar löpande med att vidareutveckla mallar och rutiner så att de överensstämmer med ny lagstiftning och regler. Utmaningen ligger dels i att tolka de nya reglerna, dels i att implementera dem i det dagliga upphandlingsarbetet.

Den nya lagstiftningen har inneburit mycket tid till att sätta sig in i förändringarna och uppdatera mallar, dokument med mera. ESPD som hittills har kunnat användas på många olika sätt med olika verktyg har tagit tid. GDPR har lett till att vi ser över eventuella personuppgifter och PUB-avtal i upphandlingar på ett annat sätt.

På många sätt, miljö- och klimatmål, GDPR och ESPD gör det komplext. Löpande kompetensutveckling är viktig för att skapa trygghet, och inköp får en allt mer viktig och ansvarsfull roll. Yrket har förändrats helt, från att handlägga till att processleda med ett kommunövergripande ansvar för den goda affären!

Fokus på analysfasen har resulterat i en kunskapsförflyttning hos medarbetarna. Det har inneburit kunskapsinvertering och utbildningsinsatser. Organisationen är orolig över GDPRs effekter, inköp och upphandling har påverkats av det på flera olika nivåer. Allt ifrån praktiskt upphandlingsarbete till i strategiska inköpsfrågor.

Vi har gjort en översyn av mallar, rutiner med mera, och inom organisationen utvecklat och implementerat arbetet med uppdaterade avrop-upphandlingsprocesser. Vi har även fått ägna lite mer tid till att se över hur vi kan ställa arbets­rättsliga villkor i våra upphandlingar.

Finns någon förändring som har underlättat ditt arbete?

Flera förändringar kommer att leda till bättre affärer för myndigheterna, bland annat genom nya upphandlingsförfaranden. Jag vill ändå inte sticka under stol med att det kan ta tid att sätta sig in i dessa och att administrationen i det praktiska arbetet
blir mer tungrodd.

Den utökade möjligheten att använda konkurrenspräglad dialog som upphandlingsförfarande är en stor tillgång. Att kunna göra förändringar i upphandlingsdokumentet och förlänga anbudstiden, utan att behöva avbryta, har också underlättat.

Nej, dessvärre inte vad jag kan se. Även om det inte underlättat så gör utmaningen att man ständigt utvecklas och det är roligt.

Förändringarna i lagen 2016 har inne­burit en rad möjligheter och att vi har fler verktyg att använda för att genomföra en bra affär. Exempelvis att nya LOU öppnar upp för möjligheten att arbeta med alternativa upphandlingsförfaranden.

Möjligheten att ändra i upphandlingsdokumentet och förlänga tidsfristerna vid förändringar, utan att behöva avbryta upphandlingen.

Hur använder du dig av omvärlds­bevakning?

I och med alla förändringar som sker inom upphandlingsområdet är omvärldsbevakning en viktig del av mitt jobb. Det finns en uppsjö av konferenser och seminarier som bidrar till att hålla sig uppdaterad. Internt har inköpare och upphandlingsjurister ett tätt samarbete med veckovisa möten där vi bland annat diskuterar upphandlingsstrategier och aktuella rättsfall.

Upphandling och inköp är ett föränderligt område där jag i min roll måste hålla mig á jour med vad som händer. Det inkluderar bevakning av rättsfall, nya lagar att förhålla sig till, konferenser, seminarier, artiklar, nätverk med mera. Man måste avsätta och prioritera tid för omvärlds­bevakning för att hålla sig uppdaterad.

Omvärldsbevakning behöver alla inom upphandling arbeta aktivt med. Det finns många föredömen där ute, en framgångs­faktor är att ta till sig goda exempel och hämta inspiration från omvärlden. En del hittar man genom nätet, en del genom nätverk av olika slag. Men även genom att ha span på vad som händer inom EU.

Genom bland annat ett brett kontaktnät både på kund- och leverantörsidan. Via det nätverket kommer de första indikationerna, som kan följas upp via olika forum så som föreläsningar, konferenser, RFI:er. En positiv utveckling är Upphandlingsmyndighetens webbsändningar, fler upphandlare som sitter ute i landet har möjlighet att ta del av föreläsningar, rapporter med mera.

Jag använder mig av omvärldsbevakning genom kontaktnät med kollegor och leverantörer men även genom att hålla mig uppdaterad om vad som händer inom juridiken som rättsfall och nya lagar. Jag bevakar även nyheter och artiklar inom området.

Vad har du för tips för en lyckad upphandling?

Arbeta proaktivt så att behoven upptäcks tidigt. Då går det att planera och bemanna projektet utifrån en realistisk tidplan. Uppfinn inte hjulet på nytt, titta på andra myndigheters upphandlingsunderlag och hämta inspiration. Slut­ligen så är det viktigt att vara lyhörd och ställa många och ibland till synes dumma frågor för att verkligen förstå beställarnas behov.

Dialog! Främst med leverantörer, men även med andra upphandlande myndigheter och branschorganisationer. Att samverka och föra dialog med flera parter leder både till nöjdare leverantörer och beställare. Man förstår olika parters intressen, istället för att endast utgå från sitt eget. Jag har som mål att alltid föra dialog med någon part i varje upphandling.

En upphandling blir lyckad med en förberedd upphandlare samt rätt kompetenser i referensgruppen som har god kunskap om sina mandat, sitt ansvar och vad man vill uppnå. Lyckas vi också koppla in en medveten implementering/förändringsresa så är upphandling bland det roligaste man kan arbeta med!

Inled dialog med leverantörer i ett tidigt skede, för att fånga trender, marknads­utveckling, innovationer och att paketera upphandlingen samt förmedla tidsaspekter och förutsättningar. Arbeta aktivt med behovs-, omvärlds- och riskanalyser. De möjliggör och skapar förutsättningar för att på bästa sätt genomföra en god affär.

Att ta tillvara på den egna organisationens expertkunskaper, vara lyhörd och flexibel. Dialog och samverkan med leverantörer och nätverk.