Obligatorisk e-faktura – är du redo?

Ny lagstiftning om e-faktura till följd av offentlig upphandling. Lagen träder i kraft den 1 april 2019.

Lagen innebär att alla upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Det innebär att fakturor ska skickas elektroniskt om de utfärdas till följd av en upphandling som påbörjas efter den 1 april 2019. Detta gäller för all upphandling över och under tröskel­värdena samt direktupphandling. Om du är leverantör på ett avtal som omfattas av lagkravet så ska du skicka e-fakturor enligt den nya europeiska standarden (eller enligt någon annan standard för elektronisk fakturering som har avtalats parterna emellan).

Det finns många olika it-stöd för att ta emot en e-faktura. En köpare kan ta emot en e-faktura genom till exempel:

  • PEPPOL:s infrastruktur
  • sin operatör
  • sin portaltjänst på webben
  • en e-fakturaväxeltjänst.

PEPPOL är bland annat en infrastruk­tur för digital informations­förmedling som omfattar teknik för att koppla ihop köpare och säljare. Elektroniska fakturor kan skickas via PEPPOL. En köpare kan också ta emot en e-faktura via sin operatör.

Vill du läsa mer om it-strukturen som behövs för e-handel?
Besök våra sidor om e-handel eller läs mer hos sfti.se.

Hur förbereder du dig?

  • Ställ krav på e-handel och e-faktura i era upphandlingar. SFTI har en handledning om krav på e-handel vid upphandling på sin webbplats.
  • Se till att din organisation har information till era leverantörer om de olika sätt som ni kan ta emot en e-faktura på. Informa­tionen kan till exempel finnas
    på er webbplats.
  • Säkerställ att din organisations tekniska infrastruktur för att ta emot e-fakturor är flexibel och erbjuder flera möjligheter. Kontrollera också att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer.

Stöd för e-handel

SFTI arbetar sedan många år för att främja e-handel i offentlig sektor i Sverige. Bakom SFTI står Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Upphandlingsmyndigheten.

Upphandlingsmyndigheten har till uppgift att verka för att hela inköpsprocessen kan genomföras med hjälp av digitala verktyg. Vi arbetar med att ge stöd till upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer i frågor som rör e-upphandling och e-handel. Dessutom deltar vi aktivt i både internationellt och nationellt standardiseringsarbete.

För att lyckas med e-handel och uppnå fördelarna behöver organi­sationen arbeta med:

  • strategi- och styrningsfrågor
  • organisationsfrågor
  • it-stöd
  • processer för e-handel
  • uppföljning och analys.