Förändrade prioriteringar i inköpsprocessen

Traditionellt sett har den största ansträngningen i inköpsprocessen lagts i upphandlingsfasen. Detta är på väg att förändras. Vi på Upphandlingsmyndigheten ser att fler har insett vikten av det strategiska arbetet.

Upphandlingsmyndighetens inköpsmodell

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en modell för att beskriva hur inköpsprocessen kan se ut. Med hjälp av modellen vill vi visa på vikten av att arbeta med bland annat analys i förberedelsefasen, och att sedan följa upp avtalet i realiseringsfasen. Att arbeta i dessa två faser är avgörande för att säkerställa att inköpen bidrar till att uppfylla verksamhetsmål.

Modellen rymmer alla övergrip­ande inköpsprocesser: den strate­giska, den taktiska och den operativa. Med modellen vill vi tydliggöra vikten av det förberedande arbetet inför en upphandling. Hur det arbetet ser ut är väldigt olika. En del organisationer är hjälpta av en strategisk arbetsprocess, som exempelvis kategoristyrning. I andra, ofta mindre organisationer omhändertas de strategiska frågorna i upphandlingsarbetet.

De tre faserna är gemensamma för alla upphandlingar, men ges olika prioritet. Prioriteringen av de olika faserna beror exempelvis på

  • hur stort inköpsvärdet är
  • hur komplicerade varorna eller tjänsterna är
  • hur strategiskt viktiga dessa varor eller tjänster är för verksamheten.

Efter varje steg finns det en besluts­punkt (se utropstecknen i modellen). Beslutspunkten säkerställer ett kvalitativt resultat och gör det möjligt att arbeta effektivt i den vidare processen. 

I pilen in (innan zon 1) ligger bland annat verksamhetens mål, inköpsstrategier och policyer samt externa krav som påverkar upp­handlings­arbetet.

Zon 1 – Förbereda

I zon 1 genomförs det förberedande arbetet. Den här zonen syftar till att skapa förutsättningar för ett väl avvägt förfrågningsunderlag. Det underlaget ska sedan leda till ett kontrakt som möter organisationens behov och skapar ett lyckosamt avtalsförhållande med leverantören.

I denna fas planeras upphandlingsprocessen, vilket bland annat omfattar deltagare, aktiviteter och tidsplan. Den första fasen innebär också att kartlägga exempelvis behoven, marknaden och målbilden. Kartläggningen kan också innebära att upphandlaren hämtar information från en övergripande inköpsstrategi eller en kategoristrategi, för att se vilka frågor som man behöver analysera inför den specifika upphand­lingen. Det tillför kunskap och därmed kvalitet i upphandlingen. Här är det exempelvis bra att analysera:

  • tidigare inköpsmönster
  • tidigare avtalsförvaltning
  • tidigare genomförda upphandlingar
  • strategi- och policydokument
  • verksamhetens behov (behovsanalys)
  • marknadens förutsättningar (marknadsanalys)
  • riskerna i upphandlingen (riskanalys).

Zon 2 – Upphandla

I zon 2 genomför upphandlande myndighet eller enhet själva upphandlingen. Här skapas förfrågnings­underlaget utifrån det arbete som skett i zon 1, med kravställningen, utvärderingsmodellen och kontraktsvillkoren. I zon 2 annonseras också upphandlingen och frågor från leverantörerna besvaras. Sedan utvär­deras anbuden, beslut om tilldelning av kontrakt fattas och avtal ingås med vinnande leverantörer.

Zon 3 – Implementera

I zon 3 sker implementeringen av avtalet, som exempelvis innebär inledande möten mellan upphandlande myndighet eller enhet och leverantören. Implementeringen kan också innebära att informations­insatser genomförs för beställare och brukare, för att förtydliga vilka avropsrutiner som gäller och vilken vara eller tjänst som har upphandlats. Efter implementeringen ska avtalet förvaltas. Förvaltningen innebär bland annat att följa upp kontraktsvillkor och levererad kvalitet.

Det finns även andra aspekter att ta hänsyn till genom hela processen. Några exempel är det tvärfunktionella arbetet med andra verksam­heter, styrningen och omvärlden. För att säkerställa att inköpen bidrar till de verksamhetsmål som finns är det viktigt att hålla sig uppdaterad med de förändringar som sker, eftersom de kan påverka arbetet genom de olika zonerna.

Modellen är fri att använda för att utveckla inköpsarbetet i din organisation. Genom att prioritera arbetet i zon 1 och 3 i större utsträckning, finns det större möjligheter att arbeta strategiskt med upphandlingen och bidra till verksamhetsmål.