Från strategi till handling

Som ett led i arbetet med att utveckla de offentliga upphandlingarna har regeringen tagit fram en nationell upphandlingsstrategi med sju stycken inriktningsmål. Strategin lanserades sommaren 2016 och innehåller konkreta förslag om hur upphandlande myndigheter och enheter kan arbeta för att utveckla sitt strategiska arbete med offentliga inköp.

Upphandlingsmyndigheten har under de två senaste åren följt och utvärderat förändringsarbetet som pågår i offentlig sektor utifrån strategin. Inköps- och upphandlings­funktionerna i Sverige har påbörjat arbetet med att strukturera sina inköpsfunktioner på ett strategiskt sätt, och styrdokument som behandlar inköpsfrågor finns i många fall. Det här arbetet behöver dock fortsätta för att säkerställa att riktlinjerna implementeras i orga­nisationen, med mål, rutiner och nya arbetssätt som resultat.

För att förflytta sig från nuläget till ett önskat läge krävs naturligtvis åtgärder på flera olika områden. Eftersom de offentliga inköpen utgör 17 procent av bruttonationalpro­dukten (BNP) i Sverige finns det stor potential att diskutera inköpens bidrag för att lösa samhälleliga utmaningar. Samtidigt är det viktigt att dessa lösningar också fungerar i praktiken. Olika organisationer har olika utmaningar, men också möjligheter. Det kan röra sig om att bedriva mer verksamhet till en mindre kostnad eller att nå andra mål inom exempelvis hållbarhetsområdet.

Strategin omfattar flera områden som tillsammans eller var för sig kan bidra till ökad nytta för medborgarna. Det första steget för att förverkliga målen i strategin är att sätta upp en handlingsplan utifrån den egna organisationens mål, förutsättningar, upp­drag och behov.Hanlingsplan för strategi

Hur kan du och din organisation arbeta konkret med de olika målen?

Såväl upphandlande myndigheter och enheter som anbudsgivare och leverantörer ser utmaningar i upphandlingslagstiftningen. Men det finns också många bra initiativ som kan användas som inspiration i förändringsarbetet.

Att ta vara på erfarenheter från andra organisationer är många gånger lycko­samt, särskilt om man använder erfarenheterna som en del av den egna verksamhetsutveck­lingen. Några exempel som har visat sig vara framgångsfaktorer är beställarnätverk och en ökad grad av dialog med marknaden innan upphandlingen påbörjas.

Som ett led i utvecklingsarbetet har Upphandlingsmyndigheten tagit fram ett stödpaket för de sju inriktningsmålen i upphandlingsstrategin.

Läs mer den nationella upphandlingsstrategin och de sju målen.

Ett mer strategiskt förhållningssätt till offentliga inköp

Ett strategiskt inköpsarbete kan ta sig många former och uttryck, vilket framgår av den nationella upphandlingsstrategin. Där pekas den strategiska aspekten av inköp ut som en viktig grund för att skapa effektiva offentliga inköp och goda affärer.
I det sammanhanget lyfts behovet fram av en förbättrad inköpsstatistik.

En viktig del och ett grundelement i det strategiska inköpsarbetet är den faktabaserade analysen. I denna ingår att förstå sitt inköpsmönster, det vill säga att veta vad, hur mycket och från vem man köper. Det är det som vanligtvis kallas spendanalys eller analys av inköpsmönster. Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en metod för att integrera miljöaspekter i sådana inköpsanalyser, för att underlätta ett miljömässigt hållbart strategiskt inköpsarbete. Vi arbetar bland annat med att utforma ett miljöspendverktyg så att det kan bli tillgängligt för allas användning framöver.

Syftet och den grundläggande tanken med att genomföra en analys av organisationens inköpsmönster är att se:

  • Vad vi köper in (upphandlat sortiment eller alternativa varor och tjänster).
  • Hur mycket det kostar (i relation till avtalsreglerade priser, tilläggsfaktureringar och så vidare).
  • Vilka leverantörer som fakturerar (antal, avvikande fakturautställare, fakturor utan beställning och så vidare).
  • Vilka inköpskanaler vi använder (e-handel, betalkort, rekvisitioner och liknande).
  • Vem eller vilka som köper in och hur fördelningen ser ut (inköp av samma slag, beställarnas olika behov med mera).

Låt analysen bli en del av inköpsarbetets olika faser

I den inledande planeringsfasen av inköpsprocessen används historiskt utfall för att skaffa sig en överblick samt för att identifiera och prioritera olika initiativ på en övergripande nivå.

I kartläggningsfasen är utfallet en hjälp för att fördjupa analysen ytterligare och utforma de initiativ som ska prioriteras i det fortsatta arbetet.

I analysfasen spelar analysen en viktig roll i den fördjupade kartläggningen av olika kategorier, inte minst i fråga om vilka leverantörer den upphandlande myndigheten eller enheten använder.

I den avslutande realiseringsfasen sker löpande uppföljningar, där en regelbundet uppdaterad analys spelar en viktig roll för att säkerställa att man går i den beslutade riktningen. Genom analysen blir det också enklare att identifiera avvikelser i exempelvis avtalstrohet. Här samlas också underlag in för att användas vid framtida upphandlingar.

En digital inköpsprocess ger bättre data för analys

För att säkra en god tillgång till data för faktabaserade beslut och vägval är övergången till en digital inköpsprocess en framgångsfaktor. Begreppet innebär en sammanhållen elektronisk hantering genom hela inköpsprocessen, från behov till betalning. När inköpssystem och ekonomisystem integreras får man en större möjlighet att följa upp exempelvis avtalstrohet, identifiera felaktiga faktureringar och avgöra behovet av sortimentsstyrning.

Digital inköpsprocess

Dialog med marknaden behövs

I det strategiska inköpsarbetet ingår det att kartlägga och förstå leverantörsmarknaderna, så att de krav som ställs i upphandlingarna leder till optimala lösningar för organisa­tionens uppdrag och mål. Det behövs ett leverantörs­perspektiv i upphandlingar. Dessutom behövs en bättre interaktion och mer dialog mellan upphandlande myndigheter eller enheter och leverantörerna.

Det vi kallar tidig dialog är en del av det förarbete som alltid bör vara en del av en upphandling. Potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer kontaktas med syftet att få kunskap om de lösningar som marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån verksamhetens behov.

Vi behöver fortsätta satsa på en ökad förståelse för bredden av innovationsbegreppet. Målet är att fler upphandlande myndigheter ska pröva någon form av innovationsupphandling.

Mer om innovationsupphandling kan du läsa om i artikeln Innovationsupphandling – lösningen på morgondagens utmaningar?

Cirkulär ekonomi

I en cirkulär ekonomi återanvänder och återvinner vi material och produkter, samtidigt som vi kon­sumerar fler tjänster och funktioner i stället för produkter. Det här ska leda till en minskad mängd avfall och mer effektiv användning av ändliga resurser.

Mer om cirkulär ekonomi kan du läsa om i artikeln Offentlig upphandling som verktyg för en cirkulär ekonomi.

Socialt hållbart samhälle

Ställ krav på social hänsyn när det är möjligt och lämpligt. Det kan exempelvis handla om att

  • göra det enklare för särskilt utsatta grupper att få jobb
  • säkerställa goda arbetsvillkor
  • se till att varor och tjänster är tillgängliga för alla oavsett ålder eller funktionsvariation.

Du kan läsa mer om hur offentliga inköp kan bidra till ett socialt hållbart samhälle i artikeln Bättre samhällsutveckling genom sociala krav i upphandlingar.