Inköpsmognad och kategoristyrning för att nå verksamhetsmål

Som upphandlare lever man i en hektisk vardag med höga och föränderliga krav på vad som ska omhändertas i en upphandling. Metoderna inköpsmognad och kategoristyrning kan stötta dig att prioritera i enlighet med verksamhetsmålen.

Under mål 1 i den nationella upp­handlingsstrategin belyser rege­ringen vikten av att ta vara på upphandlingens strategiska betydelse. Genom att göra det kan din organisation utveckla verksamheten och tillhandahålla en väl fungerande samhällsservice.

Inköpsmognad och kategoristyrning är metoder som hjälper dig att prioritera de viktigaste frågorna i den specifika upphandlingen och hjälper organisationer att hantera nya behov och förändringar i omvärlden.

Inköpsmognad

Inköpsmognad1 är en modell som används för att mäta och stödja utvecklingen i det strategiska inköpsarbetet. Modellen tydliggör bland annat hur leverantörsrelationer kan effektiviseras, genom att exempelvis integrera leverantörerna i beställningarna och gemensamt arbeta för leverantörsförbättringar. I en upphandling är det viktigt att tydliggöra förväntningarna på leverantörernas del i detta arbete.

Ett sätt att integrera leverantörerna i beställningarna är att inkludera dem i arbetet med inköpsstyrning. Inköpsstyrning handlar exempelvis om hur organisationen styr inköpen till upphandlade avtal och hur man arbetar för att kostnadseffektivisera avrop. Inköpsstyrning stöds av en god avtalsförvaltning, som möjliggör ett närmare samarbete med leveran­tören. Detta samarbete är en fördel när man behöver möta förändringar, som exempelvis policys eller nya beställar­behov.

När man arbetar tvärfunktionellt, det vill säga med andra intressenter i organisationen, utgör modellen också en gemensam och visuell plattform. Med en gemensam plattform och en utökad förståelse blir det lättare att hantera föränderliga behov, exempelvis genom att ändra i inköpspolicyn och inköpsrutinerna.

Modellen Inköpsmognad består av två olika processer: möjliggörande processer och strategiska processer. Beroende på hur den egna organisationen ser ut kan vissa processer vara viktigare än andra. Du kan dessutom behöva prioritera om processernas betydelse utifrån interna och externa förändringar. De strategiska processerna kan omhändertas separat eller inom ramen för kategoristyrning.

InköpsmognadInköpsmognad: Modellen används för att mäta en organisations grad av inköpsmognad och utvecklingen inom de olika processerna. 

Kategoristyrning

Kategoristyrning är en strategisk metod som används för att bedriva ett proaktivt och värdeskapande inköpsarbete. Med hjälp av kategoristyrning kan du på ett strukturerat sätt fokusera på strategiskt viktiga frågor. Detta är viktigt för den goda affären och för att leverera kundnytta till skattebetalare och slutkunder. De strategiskt viktiga frågorna kan handla om hur upphandlingen ska bidra till att nå uppsatta verksam­hetsmål, effektivisera inköpspro­cesser och höja kvaliteten i levererade tjänster.

Kategoristyrning innebär att inköpen kategoriseras för att kunna fokusera på respektive leverantörsmarknad samt nå besparingar och kvalitetseffekter. Genom att fokusera på en kategori i taget kan den tvärfunktionella arbetsgruppen få en god kännedom om marknaden och om organisationens potential till förbättringar. Sådan potential kan exempelvis handla om hur man bäst bidrar till en mångfald av leverantörer, arbetar för social hållbarhet eller ställer miljökrav. Värdeskapande aktiviteter sammanfattas i kortsiktiga och långsiktiga kategoristrategier som tillför värde för verksamheten utifrån varje organisations målsättningar.

Upphandlare brottas ofta med kraven på att hålla sig uppdaterade om förändringar, såväl i lagar som i strategiska frågor som hållbarhet, socialt ansvar med mera. När det är dags att påbörja en ny upphandling kan du som upphandlare få hjälp av den kunskap som utvecklats genom arbetet med kategoristyrning. Denna kunskap kan ofta hämtas från en kategoristrategi, där arbetsgruppen har fastställt de viktigaste åtgärderna och målen för kategorin.

Tvärfunktionellt arbete

Det strategiska inköpsarbetet bör ske i tvärfunktionella arbetsgrupper, oavsett om man arbetar inom ramen för kategoristyrning eller inte. En tvärfunktionell arbetsgrupp består av olika intressenter från organisationen och syftar till att säkerställa att rätt kompetenser tas tillvara i det strategiska utvecklingsarbetet. Ofta deltar upphandlare i dessa arbetsgrupper för att bidra med kunskap samt för att själva förstå vilka ekonomiska och kvalitativa förändringar som kan bli möjliga. Denna förståelse är viktig för upphandlingens kravställning, avtalsvillkor och leverantörssamarbete. Olika kategorier kräver olika kompetenser. I ett och samma team kan exempelvis personer med kompetens inom it, ekonomi, miljö och säkerhet arbeta.


1. Modellen inköpsmognad utgår från en modell som utvecklades vid Michigan State University, och är fri att använda.