Inköpsmognad ger pondus och långsiktighet

I Växjö kommun har inköpsmognad ökat kännedomen om utvecklingsbehovet och förbättrat målstyrningen. Modellen ger strategisk pondus åt inköpsfrågorna och skapar långsiktighet.

Inköpsmognad är en metod för att arbeta med ständiga förbättringar på upphandlingsområdet och infördes i Växjö kommun 2016. Den var ett led i arbetet med att vässa det strategiska arbetet med upphandling och inköp.

Målet är balans i bedömningarna

– Det var ett jobbigt steg i början, eftersom inköpsmognadsmatrisen kräver en gedigen genomgång av upphandlingsenhetens upplevelse av olika processer med både interna och externa intressenter, säger David Braic, upphandlingschef i Växjö kommun.

Arbetet med inköpsmognad involverar representanter från alla förvaltningar och bolag i inköps­forum. Målet är att det ska bli en balans i bedömningarna och en samsyn kring utvecklingspotentialen.

Modellen ger strategisk pondus

Den största fördelen med modellen, enligt David Braic, är att den blickar framåt och underlättar för ett långsiktigt utvecklingsarbete. Den ger också inköpsfrågorna en strategisk pondus i möten med lednings­grupper och politiska beslutsfattare.
– I en kommun finns ekonomiska mål, och HR har sitt årshjul. Men upp­handlingar och inköp hamnar ofta i skuggan i många organisationer. Metoden inköpsmognad är ett sätt att dels lyfta fram och faktiskt fokusera på viktiga målområden, dels påtala den strategiska betydelsen av inköp och upphandling. Vi hanterar ju trots allt 20–25 procent av årsomsättningen, som dessutom är skattefinansierade medel, säger David Braic.

Från betyg två till tio

Den första mätningen gjordes i januari 2016. Då fick kommunen betyget 3,1 på den tiogradiga skalan. Utifrån resultatet sattes mål för varje område, och när nästa mätning gjordes i november 2017 blev betyget 4,4 – en klar förbättring. Det område som har ökat mest är inköpsprocessen.
– I inköpsprocessen har vi gått från betyg två till betyg tio. En del av förbättringen är hur vi samlar in behov från verksamheterna och identifierar gemensamma önskemål. Det är komplicerat i en decentrali­serad orga­nisation. Därför har vi tagit fram en intern e-tjänst där det finns en obligatorisk anmälningsplikt för kommande behov – även direktupphandlingar. Där kan också gemensamma behov analyseras på ett enklare sätt, berättar David Braic.

Hoppas att fler ska börja använda inköpsmognad

David Braic hoppas att metoden inköpsmognad ska börja användas av fler kommuner och andra offentliga aktörer.
– Då skulle jag kunna ringa mina kollegor i andra jämnstora städer och diskutera vad de har gjort eller inte gjort för att ligga på en viss nivå, säger David Braic.