Workshop med politiker fastställer strategierna för upphandling

Eskilstuna kommun har inom ramen för kategoristyrning utvecklat en mötesmodell med workshop, där både styrande politiker och oppositionen samråder med upphandlarna. Genom att ha möten varje kvartal skapas hållbarhet i strategierna över tid. Det blir också lättare för den enskilde upphandlaren att väga olika intressen i målkonflikter.

Produktgrupper infografik

Initiativet till Eskilstunas mötesmodell kom från politikerna i kommunen, som ville lära sig mer om upphandling i syfte att använda kommunens pengar mer effektivt. Under ett års tid utarbetades formatet, både för mötena och för kategoristyrningen i stort.
– Det första steget var att skapa kategorier, eller produktgrupper som vi kallar det. När vi var överens om den strukturen kunde vi börja fylla på med strategier i respektive grupp, berättar Mirja Saarväli, Upphandlingschef i Eskilstuna kommun.

Politikernas val vägledande i målkonflikter

Eskilstuna har lång erfarenhet av e-handel, och det var trädstrukturen i e-handelssystemet som låg till grund för produktgrupperna. Av åtta produktgrupper är följande grupper störst: livsmedel, vård- och omsorgs­tjänster samt byggentreprenader.
– I alla produktgrupper uppstår målkonflikter mellan olika intressen, till exempel mellan att ta hänsyn till miljökrav och att främja det lokala näringslivet. På workshopparna tar vi fram alla dokument, och sedan får politikerna göra avvägningar och prioriteringar. Deras val blir i sin tur vägledande för upphandlarna, säger Mirja Saarväli.

Vi slipper det dilemma som upphandlaren annars sitter med.

Trygghet för upphandlarna

Workshopna äger rum fyra gånger per år. Om något omvälvande har hänt i omvärlden så vägs det in i det strategiska arbetet. Hela kommunstyrelsens arbetsutskott, det vill säga både styrande politiker och oppositionen, deltar för att skapa en bred politisk förankring. Den politiska styrningen innebär en trygghet för upphandlarna eftersom de vet vad som gäller. Samma gäller förtydligandet av strategierna för varje produktgrupp, enligt Mirja Saarväli.
– Vi slipper det dilemma som upphandlaren annars sitter med: Vilket av besluten är viktigast för just den här upphandlingen, i den här produktgruppen? Det som är så bra med produktgrupper är dessutom att det går att dela upp kravbilderna och önskningarna. Det går aldrig att jämföra kraven när vi köper morötter kontra vårdtjänster.

Goda inköpsanalyser gav besparingar

E-handelssystemet har inte bara legat till grund för produktgrupperna. Det är också en förutsättning för att kunna göra goda inköpsanalyser. En stor andel elektroniska fakturor gör det enklare att se inköpsvolymen och fördelningen per inköpsområde och leverantör. Politikernas önskan att spara pengar har verkligen slagit in som ett direkt resultat av inköps­analyserna.
– Vi tittade på vilka telefoner vi köper in och vad det kostar. När vi jämförde med andra kommuner såg vi att det var ett väldigt spretigt sortiment som gjorde att det blev enormt dyrt. Vi kunde också se att det var många som plötsligt behövde en ny telefon när en ny iPhone släpptes. Tack vare att vi gjorde en ny upphandling och begränsade sorti­mentet har vi sparat fem miljoner bara det första året, berättar Mirja Saarväli.

Upphandling på den operativa nivån

Normalt är kategoristyrning en strategisk process, där upphandlingarna står för den taktiska nivån och det operativa arbetet består av avrop och fakturahantering. I Eskilstuna kommun har man en lite annorlunda syn.
– För oss är upphandlingen den operativa nivån. Då ska alla val och bedömningar redan ha gjorts. De strategiska vägvalen görs i work­shopparna, och den taktiska tolkningen sker i kategoriteam där verksamhetens representanter medverkar, säger Mirja Saarväli.

Uppdatering vart fjärde år

Inköpsstrategierna uppdateras vart fjärde år, i samband med de kommunala valen.
– Det kan kanske tyckas sällan, men avtalen löper ändå över en viss tid, så det blir hyfsat synkroniserade perioder. Och om det blir ett maktskifte så finns det ändå en långsiktighet, eftersom oppositionen deltar i samråden, säger Mirja Saarväli.