Möter nya utmaningar med it och inköp i samverkan

Nedskurna anslag gjorde att Arbetsförmedlingen behövde transformera sitt arbetssätt. För att möta utmaningarna har de arbetat strategiskt med inköp och it. Det har gjort dem redo att ta nästa steg i att utveckla verksamheten.

Nya förutsättningar kräver nya arbetssätt 

När Arbetsförmedlingen fick ett kraftigt neddraget anslag i januaribudgeten 2019 innebar det att verksamheten och uppdraget ställdes inför stora förändringar. Personal har varslats och många kontor har stängts. Det gjorde att det uppstod ett behov av nya digitala kanaler och nya arbetssätt.

Martin Kruse– Vi kommer sannolikt inte att bedriva statlig arbetsförmedling på samma sätt som tidigare. Vi kommer att gå över till en i större utsträckning digital process med effektiv informationshantering i nya digitala kanaler. Upphandling blir en central fråga när digitala verktyg ska stötta det nya arbetssättet, förklarar Martin Kruse, upphandlingschef på Arbetsförmedlingen.

Upphandling blir en central fråga när digitala verktyg ska stötta det nya arbetssättet.

Digitalisering är ett viktigt verktyg

Arbetsförmedlingen har under flera års tid arbetat för en ökad digitalisering vilket är värdefullt när de nu behöver nya arbetssätt.

Från att ha varit stödverksamhet blir it mer centralt för uppdraget. Bland annat sker inskrivningarna av arbetssökande digitalt vilket ställer höga krav på att dela information säkert och effektivt.

– När vi outsourcar en större del av vårt uppdrag, och upphandlade leverantörer tar vid efter inskrivningarna av arbetssökande, behöver vi bli duktiga på att dela information med leverantörerna. Detta kommer att kräva digitalisering och en digital infrastruktur som stöttar informationsdelningen, säger Martin Kruse.

Överblick av systemfloran behövs

En utmaning i uppdraget är att få koll på, strukturera och effektivisera den mängd av tekniska system som vuxit fram under åren.

– It-avdelningen har under fler år jobbat med att hitta en god systemarkitektur som möjliggör kommunikation mellan systemen. Här måste man titta på vilken information som behövs i värdekedjan, hur systemen behöver kunna prata med varandra och hur man kan integrera nya lösningar, säger Martin Kruse.

Datadrivna insikter ska öka kunskapen

Arbetsförmedlingen kommer att använda sig av digitala verktyg för att möjliggöra datadrivna insikter. Analysarbetet är viktigt då det bidrar med förståelse för hur arbetssökande och matchning fungerar. De använder därmed data för att tackla den samhällsutmaning som Arbetsförmedlingen ansvarar för att hantera, arbetslösheten.

– Datadrivna insikter är också viktigt när man vill ha ett resultatbaserat ersättningssystem för leverantörer av upphandlade matchningstjänster. Det ger incitament att få ersättning för goda resultat. Analysen av data skapar förståelse för verkan, konsekvens och ger en total kostnadsbild, säger Martin Kruse.

Strategiskt inköp stärker digitaliseringen

Arbetsförmedlingen arbetar med kategoristyrning som en del av sitt strategiska inköpsarbete vilket stöttar den pågående digitaliseringen av verksamheten.

– Verksamhetsutveckling och inköp gör sig inte bra som stafettlopp med överlämningar genom processen. Arbetet bör i stället ske tvärfunktionellt. Kategoristyrning är en proaktiv strategisk process och bör inte användas i panikprojekt. Men med tvärfunktionella arbets- och beslutsgrupper på plats kan vi vara snabbfotade i det förändringsarbete som nu pågår, avslutar Martin Kruse.