Smidigare och billigare upphandlingar med partnerskap

För att möta den snabba utvecklingen inom vissa områden, särskilt IT, har Uppsala kommun utvecklat leverantörspartnerskap. Syftet är att stärka samarbetet med ett mindre antal leverantörer och att låta funktions- och processlösningar ersätta de tidigare detaljkraven i upphandlingen.

Per Luks, Strategisk upphandlare, Uppsala kommunGenom leverantörspartnerskap närmar sig Uppsala kommun sina leverantörer med mer dialog och utbyte av utmaningar och kunskaper.
– Det ska vara "vi och vi" i stället för "vi och de", berättar Per Luks, strategisk upphandlare på Uppsala kommun.

Bättre förutsättningar för ömsesidigt förtroende

Arbetssättet med partnerskap har sin grund i Uppsala kommuns mål att minska antalet avtal. Färre upphandlingar ska innehålla fler delar. Det är alltså en sorts optimering. Tidigare har kommunen haft ett myller av leverantörer och avtal, vilket har skapat oreda och distan­serade leverantörsrelationer.
– Nu skapar vi bättre förutsättningar för ett ömsesidigt förtroende. Leverantörerna får komma in i vår verksamhet och får förståelse för oss. I utbyte får vi tillgång till deras expertkunskaper, säger Per Luks.

Leverantören är med hela vägen

Uppsala kommun har nyligen upphandlat ett nytt skoladministrativt system, i samarbete mellan upphandlingsenheten och kommunens IT-enhet. Redan i kravfasen bjöd de in leverantören till en diskussion om hur man kan lösa olika utmaningar.
– Det blir mycket billigare och stödjer även vårt standardsystem. Leverantören är med hela vägen, vilket gör att vi kan anpassa oss till deras kunskap och analyser, säger Per Luks.

Det ska vara vi och vi i stället för vi och de.

Helhetsansvar för leveransen

Ambitionen i den specifika upphandlingen var att hitta en partner som kunde tillgodose dagens och morgondagens behov av betygshantering, schema­läggning och skolval med mera.
– Exakt hur behoven ser ut framöver vet varken de eller vi. Vi har försökt kravställa lösningen och partnerskapet så att det även underlättar vår framtida användning, säger Per Luks.

En förutsättning för ett fördjupat samarbete är ofta längre avtal, mellan tio och tolv år. Dessutom måste leverantörerna ta ett större ansvar.
– Vi utgår ifrån att de har koll på kommande lagändringar eller nya regelverk. De får ta ett helhetsansvar för leveransen, säger Per Luks.

Smidigare samarbete och bättre användning av pengarna

Det partneravtal som har löpt längst har pågått i två och ett halvt år. Samarbetet går smidigare och kommunen använder pengarna på ett bättre sätt än vid tidigare avtal. Arbetssättet internt har förändrats genom en ny arbetsordning som beskriver hur dialogen ska gå till, till exempel hur ofta kommunen och leverantören ska träffas. Varje avtal har dessutom fått en partneransvarig.
– Avtalen följs upp genom att vi på strategisk, taktisk och operativ nivå sätter upp aktivitetslistor som vi kommer överens om tillsammans med leverantören. Sedan är det bara att se till att det blir gjort, säger Per Luks avslutningvis.