Statistik för utveckling av den offentliga affären

Statistik är ett viktigt kunskapsunderlag som gör det möjligt för olika intressenter på upphandlingsområdet att utveckla den offentliga affären.

Statistik behövs av flera skäl och kan vara till nytta för många olika intressenter. Fakta och statistik utgör exempelvis ett viktigt underlag för styrning och uppföljning på nationell nivå. För upphandlande myndigheter och enheter kan statistik fungera som underlag för att följa upp och jäm­föra resultat, vilket kan stimulera analys och verk­samhetsutveckling. Därutöver har många andra intressenter nytta av en tillgänglig statistik, som exempelvis forskare, studenter och leverantörer.

Upphandlingsstatistiken baseras i huvudsak på de uppgifter som upp­handlare anger i sin annonsering. För att öka statistikens kvalitet krävs att så fullständiga uppgifter som möjligt anges för varje enskild upphandling.

Pia-Britt Hildebrand, upphandlingschef på Lanstinget Värmland

Bland de bästa i landet

Landstinget i Värmland är bland de bästa i landet på att ange fullständiga uppgifter i annonser och efterannonser. Under 2017 redovisade de exempelvis upphandlingens uppsakattade värde i samtliga 35 efterannonser som publicerades i Tenders Electronic Daily (TED).
– Vi blev nog mest förvånade över att inte alla arbetar likadant som vi, säger Pia-Britt Hildebrand, upphandlingschef på Landstinget i Värmland.

Viktigt med standardisering

En framgångsfaktor för Landstinget i Värmland är att upphandlings- och avtalsenheten har kontroll över hela inköpsprocessen. Utöver upphandlare består enheten av avtalscontroller och de som arbetar med e-handel. Men den stora hemligheten bakom det goda utfallet är rutiner och instruktioner. Landstinget har en stor statistikvana på inköpsområdet, och det finns sär­skilda handledningar för vad som ska hanteras och var. Dessa hand­ledningar följs till punkt och pricka av de anställda på enheten.
– Vi har utarbetat rutinerna gemensamt och uppdaterar dem tillsammans en gång per år. På det sättet får vi hela enheten med oss. Det är viktigt att standardisera arbetet. Annars finns risken att kvaliteten varierar, exempelvis vid annonsering och efterannonsering. Om du själv inte har möjlighet att annonsera är det okej att lägga över det på någon annan. Det måste bli gjort, säger Pia-Britt Hildebrand, som därmed också pekar på betydelsen av ett tydligt med­arbetar- och ledarskap.

Statistiken ger oss en bra bild av hur vi ligger till jämfört med andra.

Fyller bara i obligatoriska uppgifter

Det finns flera skäl till att många upphandlande myndigheter inte fyller i fullständiga uppgifter. Ett av skälen är arbetsbördan. Men Pia-Britt Hildebrand menar att det är en vanesak.
– Svaret jag får här på enheten är att när man gör det första eller andra gången är man lite halvirriterad. Men när man har gjort det tre eller fyra gånger har man lärt sig det, och då går det smidigt. Om du gör det väldigt sällan, kan jag tänka mig att det tar emot.Infografik Trendens_ Kontraktsvarde.png

Landstinget i Värmland fyller bara i de uppgifter som är obligatoriska i annonserings- och efterannon­seringsformulären – något som upphandlarna lär sig att tyda efterhand.
– Här skulle det vara bra om det blev tydligare vilka delar som är obliga­toriska. Det kunde gott framgå bättre, säger Pia-Britt Hildebrand.

Men när använder sig lands­tinget självt av den statistik som uppstår vid annonsering och efterannonsering?
– Det är bland annat när vi behöver redovisa den för den politiska ledningen. Statistiken ger oss en bra bild av hur vi ligger till jämfört med andra, säger Pia-Britt Hildebrand.