700 miljarder skäl till att leda genom upphandling

I rollen som beslutsfattare på politisk nivå ställs du inför stora utmaningar med att få ekonomin att gå ihop, samtidigt som du ska upprätthålla välfärden. Du ser dig säkert mer som förändrare än förvaltare. Så med drivkraften att förändra, hur kan du använda upphandling för att utveckla samhället och nå politiska mål?

Upphandlingsmyndigheten har djupintervjuat ett urval av förtroendevalda politiker i  kommuner och regioner. Det finns en utbredd uppfattning att regelverket kring upphandling är komplext och svårt att tillämpa. Samtidigt finns förståelsen för att upphandling kan vara ett verktyg för att förbättra och verksamhetsutveckla.

Utmaningen är att man ofta planerar och budgeterar kortsiktigt. Det gör att upphandling ofta reduceras till anskaffning. Den långsiktiga och strategiska potentialen kartläggs inte och kan därför inte tillvaratas fullt ut. Då riskerar upphandlingen att inte träffa rätt, vilket ger negativa konsekvenser och begränsar möjligheten att nå målen.

5 nyckelfaktorer

Mål, behov, budget, marknad och organisation är nyckel­faktorer för träffsäker upphandling. Alla organisationer har olika utgångsläge, men det finns fem gemensamma nyckelfaktorer som tillsammans kan hjälpa dig att utveckla verksamheten med hjälp av upphandling – från mål till önskat resultat.

  • Politiken tar fram mål som ger riktning för verksamheten. Målen behöver förankras i organisationen, vara tydliga och förklara varför de är angelägna. Upphandling ska omvandla skatte­medel till nytta och på så vis bidra till att målen nås.
  • Verksamhetens identifierade behov behöver utgå från organisationens uppdrag, vara riktade mot de politiska målen och prioriteras utifrån förväntad nytta. Upphandling ger då lösningar som tillgodoser behoven.
  • Organisationens budget behöver möta prioriterade behov. Upphandling kan genom att samla köpkraft skapa bättre ekonomiskt utrymme och bidra till nya lösningar.
  • En fungerande marknad med sund konkurrens är en grund­läggande förutsättning för offentlig upphandling. För att vara en attraktiv kund som kan ta vara på marknadens förmåga att utveckla lösningar, behöver du skapa förtroende och vara affärsmässig.
  •  För att vara en framgångsrik upphandlande organisation behöver upphandling ha ett starkt ägarskap i ledningen, där verksamhetsansvariga är engagerade och olika kompetenser är delaktiga i arbetet. 

Svensk offentlig upphandling omsätter 706 miljarder kronor årligen. Arbeta med  nyckelfaktorerna i din organisation så skapar du träffsäkra upphandlingar.