Förvalta
I förvaltningsfasen följer ni upp att leverantören uppfyller sina skyldigheter att hantera risker i leveranskedjan enligt kontraktet. När kontraktet löper mot sitt slut är det även dags att följa upp om ni har nått era mål och att dra nytta av erfarenheterna.
Innehåll på denna sida
Följ upp kontraktet och ta vara på erfarenheterna
Uppföljning är viktigt och nödvändigt på flera plan. Det är en förutsättning för att kunna kontrollera att leverantören lever upp till de krav och villkor som ni har ställt i er upphandling på ansvarsfulla leveranskedjor. Det bidrar också till att skapa trovärdighet för er verksamhet. Dessutom finns det risk för att oseriösa företag gynnas om ingen uppföljning äger rum, genom att företag som kanske inte arbetar med att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor ändå kan konkurrera om ett kontrakt.
I förvaltningsfasen hanterar ni följande uppgifter:
- genomför uppföljningen av kontraktsvillkoren
- upprättar en tid- och åtgärdsplan för att hantera eventuella avvikelser
- kommunicerar resultatet av ert arbete, internt och/eller externt
- utvärderar resultatet och ta vara på erfarenheterna inför kommande upphandlingar.
Uppföljning - en stegvis process
Uppföljningen kan ses som en stegvis process och kan omfatta både egenrapportering och revision.
Som ett första steg i uppföljningen kontrollerar ni att leverantören har ett systematiskt arbetssätt för att hantera risker i leveranskedjan. Det görs för att säkerställa att leverantören har den interna kapaciteten att arbeta med detta, det vill säga att leverantören har de policys och rutiner som krävs enligt kontraktsvillkoren (punkt 2).
Egenrapporteringen ska ske på det sätt och inom den tid som ni anger. Upphandlingsdokumenten bör, för att öka transparensen och förutsebarheten för leverantören, inkludera anvisningar om vilka frågeställningar som denne ska svara på vid uppföljning.
Upphandlingsmyndigheten har publicerat en mall som kan användas vid egenrapportering. Frågorna i bedömningsmallen är direkt kopplade till bedömningskriterierna i tillämpningsstödet.
Vår kriterietjänst: Villkor om hållbara leveranskedjor där - mall för egenrapportering
Det kan även bli aktuellt med revisioner för att kontrollera att leverantören uppfyller kontraktsvillkoren. I samband med en revision ska leverantören tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att revisorerna ska kunna kontrollera att kontraktsvillkoren efterlevs.
En kontorsrevision syftar till att granska om de svar som leverantören lämnat i egenrapporteringen är korrekta och att säkerställa att leverantörens rutiner är implementerade i syfte att förhindra och begränsa avvikelser i de leveranskedjor som är aktuella för kontraktet.
Revisionen bör utgå ifrån en checklista baserad på rutinkraven, det vill säga de policys och rutiner som krävs enligt kontraktsvillkoren (punkt 2), och fokusera på den praktiska tillämpningen av befintliga rutiner för arbetet med ansvarsfulla leveranskedjor:
- Är företagets policyåtagande faktiskt fastställd av högsta ledningen?
- Har policyåtagandet faktiskt kommunicerats till leverantörer i leveranskedjan och på vilket sätt?
- Är den interna ansvarsfördelningen tydlig? Finns tydliga beslutsvägar?
- Kan leverantören visa på genomförda riskanalyser? Har leverantören kartlagt leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter?
- Hur följs arbetet med policyåtagandet upp i leveranskedjan? Vilka åtgärder har leverantören vidtagit för att öka sitt inflytande i de fall den anser att dess inflytande i leveranskedjan är begränsat?
- Kan leverantören visa hur avvikelser hanteras?
Efter att leverantören har fått möjlighet att kommentera och bemöta resultatet av kontorsrevisionen, kan även en på-plats-revision genomföras för att kontrollera att kontraktsvillkoren efterlevs i leveranskedjan.
En fabriksrevision kan vara relevant när:
- Leverantören visar på bristande kontroll i leveranskedjan enligt egenrapporteringen eller vid kontorsrevisionen.
- Det rör sig om en högriskbransch.
- Produktionen sker i ett högriskland.
- Den upphandlande organisationen vill genomföra stickprovskontroller även bland leverantörer som till synes har bra kontroll.
Informera er leverantör om att ni har för avsikt att genomföra en inspektion i dennes leveranskedja. Att tidigt involvera leverantören ger ökad förståelse och kan vara en bra åtgärd för leverantörsutveckling.
Vad innebär en bra oberoende inspektion på plats?
En revision innebär att en granskning av om kontraktsvillkoren uppfylls sker på plats. En revision på plats i produktionen inkluderar normalt:
- Inspektion av arbetsplatsen.
- Intervjuer med anställda, ledning och andra organisationer, exempelvis fack och NGO.
- Insyn i löneutbetalningar, arbetskontrakt och arbetstider.
- Insyn i rutiner, praxis och dokumentation om utbildning av anställda.
Vem ska genomföra revisionen?
Det rekommenderas att revisorer som är kvalificerade för att genomföra sådana kontroller genomför revisionen. En inspektion kan även krävas av leverantörerna, men då kan det bli svårt att säkerställa oberoendet.
Vilka befogenheter ska revisorn ha?
Innan ni beslutar att en revision ska genomföras bör ni fundera över hur informationen om eventuella avvikelser ska hanteras - och av vem.
Det bör ingå i revisorns uppgifter att ge förslag på hur eventuella avvikelser ska hanteras. Det bör därför ingå som en del av uppdraget. Revisorn kan kräva att de mest kritiska avvikelserna, som exempelvis en blockerad nödutgång, åtgärdas direkt på plats. Mer systematiska avvikelser hanteras i en handlingsplan. För att stötta det huvudsakliga målet, att åstadkomma förbättringar, är det viktigt att leverantören får återkoppling. Det kan antingen ske från er sida eller via revisorn. Beslut om att vidta eventuella sanktioner måste alltid komma från er verksamhet och är ingenting som en revisor kan fatta.
Hur ska revisionen dokumenteras?
Revisionen bör sammanfattas i en rapport och en eventuell avvikelserapport bör tas fram. Om leverantören bryter mot villkoren enligt kontraktet bör denne få en möjlighet att vidta åtgärder för att rätta till problemen. Om överträdelserna åtgärdas i enlighet med ramavtalets/kontraktets tidsangivelser och på ett tillfredsställande sätt fortsätter samarbetet. Om en allvarlig överträdelse inte åtgärdas i tid kan övriga sanktioner vidtas.
Informera leverantören och egna medarbetare om resultatet av uppföljningen
Ni bör naturligtvis informera leverantören om resultatet av uppföljningen. Lever leverantören upp till villkoren som ställdes? Om avvikelser konstaterades, i vilken omfattning? I de fall avvikelser har upptäckts bör dessa ingå i en åtgärdsplan för hur de ska hanteras.
Det är också viktigt att informera medarbetare som på olika sätt berörs av arbetet med ansvarsfulla leveranskedjor vid inköp för att informera dem om uppföljningsresultatet. Ansvarstagande i leveranskedjor är komplext och för många ett nytt område, och det kan därför finnas därför behov att diskutera uppföljningen som ett steg i kompetensutvecklingen. Medarbetarna bör också informeras om hur verksamheten kommer att gå vidare med de avvikelser som har upptäckts.
Avvikelsehantering
Det är vanligt att avvikelser uppkommer, även bland leverantörer som arbetar aktivt för att främja goda arbetsförhållanden. Vissa avvikelser kan vara enkla att korrigera och alla avvikelser är inte lika kritiska. Det viktiga att fokusera på är om det finns rutiner och system för att undvika att oegentligheter uppstår, och hur eventuella avvikelser hanteras.
Avvikelsehanteringen bör avtalas efter att revisionen har avslutats. Förslag till åtgärdsplan bör ingå i uppdraget och regleras i kontraktet mellan er och revisorn. Denna plan bör bestå av konkreta åtgärder som leverantören förpliktar sig till, vilket ger er en konkret utgångspunkt för att hantera avvikelserna. Revisorn bör även få befogenhet att direkt kräva åtgärder från leverantören om det rör sig om kritiska avvikelser.
Åtgärderna som vidtas ska vara proportionella med avvikelsen. Åtgärdsplanen ska ha tydliga tidsramar och beskriva förhållandena som ska förbättras. I de fall leverantören inte kan visa att det sker förbättringar, kan sanktioner vidtas enligt kontraktet.
Sanktionsmöjligheter
Om ni vid uppföljningen upptäcker mindre brister, eller brister som leverantören kan åtgärda inom en rimlig tidsperiod är det en rättelse av avvikelserna som bör eftersträvas. Vite kan användas som en påtryckning i syfte att åstadkomma en rättelse, eller om leverantören till exempel inte inkommer med egenrapportering i rätt tid eller om avvikelser inte hanteras i rätt tid.
Att häva ett kontrakt ska ses som en sista utväg vid grova överträdelser eller om det inte längre finns någon möjlighet att påverka leverantören att förbättra arbetsvillkoren. Ofta har det visat sig att problemen som uppdagas kvarstår och kan till och med förvärras efter att kontrakt hävs.
Brister som kan utgöra grund för hävning av kontraktet är:
- upprepade brister i egenrapporteringen
- upprepade brister i medverkan till uppföljning
- om rättelse inte sker inom angiven tid
- om bristande uppfyllelse av villkoren inte rättas till enligt fastställd åtgärdsplan.
Kommunicera
Det är även bra att kommunicera det arbete och den insats som ni gör avseende ansvarsfulla leveranskedjor. Kommunikationen kan ske på många olika sätt men syftet är att synliggöra hur er organisation bidrar till att förbättra villkoren i leveranskedjor genom upphandling.
Kommunikationen kan exempelvis fokusera på:
- Har ni nått våra mål?
- Vilka målsättningar ska vi ha inom kommande tidsperiod?
- Vilka lärdomar har vi fått?
- Hur har vi satsat på intern utbildning och kompetenshöjning?
Extern kommunikation kan syfta till att informera allmänheten, politiker, beslutsfattare och både befintliga och potentiella leverantörer om hur ni arbetar med ansvarfulla leveranskedjor i era inköp.
Extern kommunikation kan fokusera på:
- Lyft fram arbetet. I de fall det finns politiska beslut bakom att ni arbetar med ansvarsfulla leveranskedjor vid inköp, kan extern kommunikation visa hur ni arbetar för att leva upp till dessa. Som en offentlig verksamhet är det många som har intresse av att veta hur just er verksamhet arbetar med att förbättra arbetsvillkoren för de varor och tjänster som ni köper in.
- Visa att ni är transparenta. Var öppen med hela er process inklusive rapporter som visar på överträdelser. Transparens är det bästa sättet att visa er seriösa ambition.
- Visa att ni har ett gott omdöme! Det finns stora utmaningar när det gäller arbetsvillkor i leveranskedjorna. Det viktiga är att kunna visa att ni arbetar systematiskt och att det finns tillräckliga processer för att kunna hantera avvikelser. Därmed synliggörs att ni har förståelse för komplexiteten i leveranskedjorna, och att ni tar arbetet på allvar.
- Påverka leverantörer och marknaden. Extern kommunikation om ansvarsfulla leveranskedjor stärker den offentliga sektorns roll som en kund som kräver ansvarsfulla leverantörer. Om leverantörerna förstår att frågan behandlas seriöst, kommer det också påverka dem och deras leveranskedjor. Extern kommunikation kan därmed bidra till att hjälpa marknaden att utvecklas i rätt riktning.
En bra intern kommunikation syftar till att informera era egna medarbetare om hur verksamheten arbetar med ansvarsfulla inköp.
En intern kommunikation bidrar till:
- Kompetenshöjning och uppmärksamhet kring arbetet. En bra intern kommunikation tydliggör vilken målsättning verksamheten har kopplat till ansvarsfulla inköp, hur arbetet ska genomföras och vad det innebär för verksamheten och för de enskilda avdelningarna.
- Säkerställer att policy- och strategibesluten följs. Verksamheten ska följa upp sina egna mål och handlingsplaner.
- Involvering av fler medarbetare. När alla i verksamheten känner till arbetet med ansvarsfulla leveranskedjor underlättar det för medarbetare som inte har direkt ansvar för frågan att bidra på olika sätt, och ta hänsyn till det i de fall det är relevant för respektive avdelning och så vidare.
- Vidareutveckling. Det är möjligt att ansvarsfulla leveranskedjor också är relevant för andra arbetsområden som verksamheten arbetar med. Öppen kommunikation kan även förhindra dubbelarbete och att samordna och vidareutveckla området.
Att mäta resultat
Att mäta resultat av ert arbete som görs med ansvarsfulla leveranskedjor kan vara svårt. Men det kan ändå vara bra att dokumentera arbetet för att få en översikt över hur arbetet utvecklar sig.
Ett par områden där det kan vara bra att få en översikt över är:
- Vilka/antal kontrakt som tecknats där arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner eller villkor om hållbara leveranskedjor ställts.
- Vilka/antal kontrakt där dessa krav aktivt har följts upp. Har avvikelser hanterats?
- Hur många synliga led finns i leveranskedjan? Ökar detta? Tänk på att om andelen avvikelser ökar samtidigt som spårbarheten ökar, behöver det inte nödvändigtvis innebära att arbetet inte utvecklas i positiv riktning.