Utveckla ändamålsenliga inköpsorganisationer

Offentlig upphandling är mer än enbart en process för offentliga inköp. Det är även ett strategiskt verktyg för att driva verksamhetsutveckling för ett hållbart samhälle. Regeringen antog år 2016 den nationella upphandlingsstrategin. I strategin fastställs att det behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation för att möjligheterna med strategiska inköp ska kunna tas tillvara fullt ut.

År 2021 gav regeringen Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att stimulera etableringen av ändamålsenliga inköpsorganisationer. Regeringsuppdraget slutredovisades 2022 men Upphandlingsmyndigheten fortsätter att stödja utvecklingen.

Ta del av slutrapporten för uppdraget

Hör politiker och höga chefer i offentliga organisationer som kommit långt i arbetet resonera kring vikten av ändamålsenliga inköpsorganisationer:

Upphandlingsmyndighetens stöd för att utveckla ändamålsenliga inköpsorganisationer är indelat i två områden:

• Inköpsstyrning i ledningssystemet vilket beskriver hur det går att öka systematiken i inköpsfunktionens samspel med ledningen.
• Ansvarsfördelning i inköpsprocessen vilket beskriver hur det går att öka systematiken i samspelet mellan inköpsfunktionen och verksamheten.

I stödet finns hypoteser om vad som kan vara lämpligt att utveckla i er inköpsstyrning och ansvarsfördelning i inköpsprocessen. Vi kallar det hypoteser för att betona att ni själva behöver avgöra ambitionsnivån för hur välutvecklad er inköpsstyrning ska vara och hur detaljerat ni behöver strukturera och fördela ansvar i inköpsprocessen. Vad som är lämpligt beror bland annat på storlek på organisationen och inköpsvolymen.

Inköpsstyrning innefattar strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten. För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för mål- och budgetprocessen eller verksamhetsplaneringsprocessen.

Inköpsstyrning i ledningssystemet

Många offentliga organisationer är stora och utgör komplexa system med en stor bredd av verksamheter. Därför är det viktigt att ha en genomtänkt ansvarsfördelning och koordinering av inköpsverksamheten för att den ska främja träffsäkra inköp. Problem och hinder i inköpsprocessen kan undvikas genom tydlighet i roller och mandat och via en struktur som implementeras och accepteras av organisationens verksamhet, ledning och inköpsfunktion.

För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen, på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.

Ansvarsfördelning i inköpsprocessen

Ett sätt att arbeta strategiskt med inköpsverksamheten är att arbeta med kategoristyrning. Det innebär att ni planerar och följer upp inköpsverksamheten på kategorinivå.

För att kunna arbeta kategoristyrt behöver ni kartlägga organisationens inköpsmönster med en spendanalys. Spendanalysen visar vilka era inköpskategorier är. Den svarar bland annat på följande frågor:

• Vad är det vi köper?
• För hur mycket köper vi?
• Från vilka leverantörer köper vi?
• Vem i organisationen genomför inköpen?

Analysera inköpen med spendanalys
Så här gör du en spendanalys