Analysera inköpen med spendanalys
I en spendanalys ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller hur stora kostnaderna för inköpen är och var i organisationen de sker. Spendanalys är en förutsättning för att forma en värdeskapande inköpsfunktion, där inköp är ett verktyg för måluppfyllelse.
Innehåll på denna sida
Vad är en spendanalys?
En spendanalys är en systematisk analys av kostnader, som genomförs för att kartlägga en organisations inköpsmönster. Den svenska benämningen för spendanalys är inköpsanalys, vi väljer att använda benämningen spendanalys eftersom den är vedertagen i inköpssammanhang. En spendanalys svarar på följande frågor:
- Vad är det som köps?
- För hur mycket köps det?
- Från vilka leverantörer köper organisationen?
- Vem i organisationen genomför köpen?
Spendanalys skapar en bild av hur inköpsvolymen, antalet leverantörer och antalet transaktioner fördelar sig mellan olika inköpskategorier och organisatoriska enheter. I arbetet med att utforma en inköpsfunktion som är värdeskapande och som använder inköp som ett verktyg för måluppfyllelse är spendanalys en förutsättning.
Varför gör man en spendanalys?
Genom att titta på organisationens tidigare inköp kan man få ett underlag för ett proaktivt arbete med förbättringar och styrning av framtida inköp. Vi brukar säga att spendanalys har fem huvudsakliga syften:
- Den är ett verktyg för prioritering av inköpsarbetet och mellan leverantörsmarknader.
- Den ger input till hur inköpsfunktionen kan organiseras och hur resurser kan fördelas.
- Den är en grund för mätning och uppföljning av inköp.
- Den ger förståelse för verksamhetens samlade behov inom en leverantörsmarknad.
- Den ger en faktagrund för måluppfyllelse och kommunikation med övriga i organisationen.
Tips!
I steg 5 av vår beskrivning av en process för spendanalys kan du se hur resultatet möter dessa fem syften.
Hur gör du en spendanalys – Steg 5. Analyser och förbättringsförslag
Spendanalys ligger till grund för strategiskt inköpsarbete och ett kategoribaserat arbetssätt. Att genomföra spendanalyser stärker arbetet med målen i den nationella upphandlingsstrategin.
I synnerhet är spendanalys effektiv för förbättringsarbete inom mål 1 (Strategiskt inköpsarbete) och mål 2 (Effektivare inköpsarbete). En miljöspendanalys bidrar också till mål 6 (En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling).
Spendanalys är också en förutsättning för att få kontroll över organisationens inköp. Riskerna med att inte göra spendanalyser är inte bara att ovanstående syften försummas. Dessutom minskas möjligheten att besvara medborgares eller medias fundamentala frågor, som: upphandlar man rättssäkert för behov som överstiger direktupphandlingsgränsen? Köper organisationen verkligen från de leverantörer som man tecknat avtal med?
Miljöspendanalys
För att få kunskap om vilka av organisationens inköpskategorier som har stor negativ miljöpåverkan kan man också genomföra en miljöspendanalys. En miljöspendanalys svarar på hur stor negativ miljöpåverkan de olika inköpen har och var man bör rikta in sitt klimatarbete. En miljöspendanalys tillsammans med en spendanalys ger ett faktabaserat beslutsunderlag och stöttar i den övergripande prioriteringen av inköpsarbetet.
Spendanalys hjälper att se vilka områden – exempelvis kategorier, leverantörsmarknader och organisatoriska enheter – som bör prioriteras i förbättringsarbetet. Det vanligaste är att prioritera inköpskategorier med hög inköpsvolym, många transaktioner och/eller många leverantörer. I prioriteringen är det också viktigt att väga in hur samhällskritiska inköpen är, samt potentialen att uppfylla strategiska mål, till exempel klimatmål.
Genom att titta på vad organisationen köper och vad som kommer att behöva köpas längre fram och sedan jämföra detta med de avtal som finns på plats kan man också upptäcka om det finns behov av nya upphandlingar. Om det på samma sätt visar sig att existerande avtal inte nyttjas, är detta en signal till att inte genomföra nya upphandlingar inom området.
Spendanalys som visar fördelningen av inköpsvolym ger input till hur inköpsorganisationen bör bemannas. Information om vilka som köper visar även vilka enheter i organisationen som kan behöva stöd i det arbetet. Detta kan exempelvis ges i form av utbildningsinsatser eller systemstöd för att nå högre kvalitet i levererade varor/tjänster samt att säkerställa att befintliga processer och avtal följs.
En annan organisatorisk insats som spendanalys möjliggör är uppbyggnad av kategorikompetens. När inköpare får ansvar för olika kategorier bygger de upp kunskap kring hur kategorin och leverantörsmarknaden fungerar. Denna kunskap kan sedan användas för flera affärer inom kategorin, samt även i andra närbesläktade kategorier. Arbetet är tvärfunktionellt, och spendanalys ger också insikt om vilka köpare man bör involvera i kategoriarbetet.
Spendanalys är en utgångspunkt för mätning och uppföljning av det strategiska, taktiska och operativa inköpsarbetet. Det går att följa inköpsvolym, besparingar, antal leverantörer, antal transaktioner, avtalstrohet och andra mätetal över tid för att identifiera förbättringsaktiviteter eller utvärdera resultatet av genomförda aktiviteter. Ett exempel är uppföljning av inköpsvolym för att säkerställa att inköpen ligger i linje med reglerna kring direktupphandling och genomförs i enlighet med verksamhetens beslutade rutiner och riktlinjer.
Uppföljningen är också viktig ur ett budgetperspektiv, då pris- och kostnadsreduceringar kan mätas. Besparingar i en kategori kan innebära att sparade medel kan prioriteras till andra inköp.
Då många organisationer har betungande rutiner för egna utlägg genererar utlägg ofta stora administrativa hanteringskostnader, som ibland till och med överstiger priset på varan/tjänsten. Man bör se över rutiner för när och hur egna utlägg får genomföras, samt titta på vilka aktiviteter som kan genomföras för att få ned antalet egna utlägg.
Förutom att spendanalys och den historiska inköpsvolymen kan användas för att uppskatta en affärs värde vid upphandling, är spendanalys en viktig beståndsdel i det kategoribaserade arbetssättet. I spendanalys kategoriseras inköpen efter olika leverantörsmarknader, det vill säga grupper av leverantörer som kan leverera vissa typer av tjänster eller produkter.
Att ha en god förståelse för verksamhetens samlade behov inom en inköpskategori eller leverantörsmarknad har andra fördelar. Till exempel blir det då möjligt att rationalisera antalet upphandlingar, vilket underlättar både för den egna verksamheten och för leverantörerna. Genom att överväga större samlad volym i en upphandling blir det också möjligt att nå bättre kommersiella villkor. Samtidigt är det viktigt att ta hänsyn till små och medelstora företag, exempelvis kan man i en upphandling dela upp kontraktet i olika avtalsområden.
Går det att dela upp kontrakt?
Enligt LOU och LUF är upphandlande myndigheter och enheter i vissa fall tvungna att ta ställning till om det går att dela upp ett kontrakt och tilldela det i mindre, separata, delar. Reglerna är främst till för att underlätta för småföretag att lämna anbud och tilldelas kontrakt i upphandlingar.
Ett faktadrivet arbetssätt utgör en förutsättning för ökad måluppfyllelse. Faktagrunden är en viktig beståndsdel i kategoristyrning och en förutsättning för effektivt förbättringsarbete. En genomförd spendanalys skapar en faktagrund som visar fördelningen av inköpskostnader, leverantörer och transaktioner mellan exempelvis kategorier och organisatoriska enheter. Denna faktagrund kan användas för att kommunicera kring inköpsfrågor och deras betydelse i organisationen.
Hur gör du en spendanalys?
I en spendanalys samlar man data för att titta på tidigare gjorda inköp, det vill säga tidigare fakturor. Genom att metodiskt kategorisera kostnaderna får ni svar på de primära frågorna:
- Vad har vi köpt?
- Hur mycket har vi köpt för?
- Vem har vi köpt av?
- Vem har köpt?
Vårt stöd guidar dig genom processen
I vårt stöd beskriver vi en process som du kan använda för att strukturera arbetet med en spendanalys, genom bland annat kategorisering av data och förbättringsförslag.
Spendanalys och strategiskt, taktiskt och operativt inköp
Som vi just sett är spendanalys en förutsättning för ett strategiskt och kategoristyrt inköpsarbete. Utöver detta kan en väl genomförd spendanalys även skapa fördelar i det taktiska och operativa inköpet.
Ett exempel på när spendanalys underlättar det taktiska inköpet är i förstudien till en upphandling. Det är då man bör uppskatta hur mycket affären är värd och med tillgång till uppgifter om historiska inköpsvolymer är det lättare att skapa en prognos av kommande behov. Prognosen stöttar i sin tur prioriteringen av arbetet med förstudien och förfrågningsunderlaget. Den ger också leverantörerna möjlighet att avgöra hur attraktiv affären är, och därigenom hur mycket tid de vill lägga på anbudsgivningen. En uppskattning av organisationens behov och affärens värde är inte minst viktig i en tidig dialog, eller i en innovationsupphandling där anbudsgivningen ofta kräver omfattande resurser av leverantörer.
Spendanalys påverkar även det operativa inköpet, eftersom den gör det möjligt att följa upp nyckeltal som visar hur väl den operativa inköpsverksamheten fungerar. De operativa beställningsprocesserna driver administrativa kostnader: exempelvis är det, förutom att det ofta är fel att göra, även administrativt kostsamt att köpa vid sidan av befintliga avtal.