En digitaliserad inköpsprocess
En digitaliserad inköpsprocess, ibland kallad elektronisk inköpsprocess, innebär en sammanhållen elektronisk hantering genom hela inköpsprocessen från behov till faktura. Något som bidrar till både effektivitet, kvalitet och service inom offentlig verksamhet. Här förklarar vi vad digitaliserad inköpsprocess är, vilka fördelar den ger och var du hittar stöd.
Innehåll på denna sida
Delarna i en digitaliserad inköpsprocess
En digitaliserad inköpsprocess omfattar elektronisk upphandling (e-upphandling) och elektronisk handel (e-handel). Det går att dela in processen i två delar: e-upphandlingsprocessen och e-handelsprocessen.
E-upphandlingsprocessen
E-upphandling är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser sker digitalt och så automatiserat som möjligt. E-upphandling omfattar att hantera alla steg i upphandlingsprocessen digitalt: förberedelser, upphandlingsdokument, annonsering, utvärdering, teckna upphandlingskontrakt och att tillämpa och förvalta kontrakt.
E-handelsprocessen
E-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess som ger fördelar både för köpare och leverantörer. E-handel omfattar de delar i inköpsprocessen som stöds av e-handels- och ekonomisystem och som startar efter att kontrakt tecknats, det vill säga beställning, leverans och fakturahantering.
Här får du stöd
SFTI (Single Face to Industry)
SFTI arbetar sedan många år för att främja elektroniska inköp i offentlig sektor. Arbetet omfattar bland annat att rekommendera standardiserade meddelanden inom offentlig sektor.
Det finns även en verifieringstjänst för att göra det lättare att följa de standarder som SFTI rekommenderar, samt rådgivning och stöd från ett tekniskt kansli.
Om verifieringstjänsten (sfti.se)
SFTI tar också fram och publicerar handledningar samt anordnar utbildningar och konferenser inom området. Det finns exempelvis en handledning för stöd vid krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster.
Utbildningar och stöd (sfti.se)
Bakom SFTI står Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten.
Myndigheten för digital förvaltning (DIGG)
DIGG har stödmaterial kopplat till Lag om e-faktura till följd av offentlig upphandling samt Peppol.
Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. Lagen omfattar endast upphandlingar inom LOU (2016:1145), LUF (2016:1146), LUFS (2011:1029) och LUK (2016:1147) som påbörjats efter den 1 april 2019.
Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (digg.se)
Peppol
Peppol är ett nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare, bland annat genom att det är lätt att ansluta nya affärspartners och hantera meddelanden mellan olika parter. Peppol är öppet för alla och finns etablerat i stora delar av Europa samt andra delar av världen.
Upphandlingsmyndigheten
Vi på Upphandlingsmyndigheten har i uppgift att bidra till att hela inköpsprocessen kan utföras elektroniskt. Vi deltar aktivt i SFTI:s arbete samt med internationellt och nationellt standardiseringsarbete kopplat till digitalisering av inköpsprocessen. Vi erbjuder stöd här på vår webbplats och via vår Frågeservice och Frågeportal.