Förebygg korruption när avtalet realiseras
Även under avtalsperioden kan det finnas risk för korruption. Därför är det viktigt att vara uppmärksam på hur avtalet används och hur ni bygger relationen till leverantörerna. Det är också viktigt att arbeta systematiskt med avtalsuppföljning och kontrollera att de krav som har ställts i upphandlingen efterlevs.
Innehåll på denna sida
Lyft antikorruption redan från starten
På startmötet för det nya avtalet är det bra att gå igenom era riktlinjer för antikorruption och hur ni förväntar er att leverantören ska agera, eller inte ska agera, i sina kontakter med era medarbetare. Ha gärna en regelbunden dialog om antikorruption med era leverantörer under avtalsperioden.
I dialogen med leverantören kan ni ta hjälp av Kod mot korruption i näringslivet (Näringslivskoden). I Näringslivskoden finns det bland annat exempel på hur man bör agera när det gäller förmåner i olika situationer och vad som är viktigt att tänka på i antikorruptionsarbetet.
Var uppmärksam på tilläggsbeställningar och ospecificerade fakturor
En alltför god relation med en leverantör kan leda till en omotiverad merförsäljning för leverantören. Ospecificerade fakturor kan vara ett tecken på detta. Undvik därför att bara en enskild person har insyn i och gör beställningarna.
Tilläggsbeställningar kan också vara en varningsflagga för korruption och dessutom innebära otillåtna direktupphandlingar enligt upphandlingslagstiftningen. Var uppmärksam på att även andra typer av ändringar under avtalstiden kan vara otillåtna.
Använd e-handelsstöd
Ett e-handelsstöd innefattar hantering av beställning, fakturering, betalning och uppföljning. Det är ett effektivt sätt att styra organisationen mot ökad avtalstrohet och för att kunna kontrollera att avtalen följs. Det är också en källa till statistik för uppföljning.
Tillsätt resurser för avtalsuppföljningen
En strukturerad avtalsuppföljning, där flera personer ingår, förebygger korruption i många avseenden. Det gör det exempelvis lättare för er att upptäcka oegentligheter och avvikelser från avtalet. Genom att göra det känt att ni arbetar aktivt med avtalsuppföljning kan ni även minska risken för att oseriösa leverantörer ser en möjlighet att vinna kontrakt på falska grunder.
Att göra det tydligt att ni följer upp era avtal ger goda förutsättningar för ett gott förtroende för den offentliga upphandlingen. Ni visar att alla konkurrerar på lika villkor genom att de krav som ni ställer i upphandlingsdokumenten, och eventuella löften i anbuden, även kommer att gälla under avtalstiden. Ett sådant förtroende ökar rimligtvis också intresset för företag att lämna anbud och borgar för att våra skattemedel används på bästa sätt.
Om ni ställt krav på antikorruption i leveranskedjor
Om ni har ställt krav på att leverantören ska arbeta systematiskt med antikorruption i sin verksamhet, i enlighet med kontraktsvillkoren om hållbara leveranskedjor, är det viktigt att följa upp att dessa villkor efterlevs under kontraktstiden.
Mer om att realisera avtal
Ta del av vårt generella stöd om inköpsprocessen och vad som är bra att tänka på när det är dags att realisera det upphandlade avtalet.