Från nybyggaranda till etablerad kraft – Upphandlingsmyndigheten 10 år

Upphandlingsmyndigheten har ett stort uppdrag – att skapa förutsättningar för träffsäkra och hållbara offentliga affärer. De offentliga affärerna uppgår idag till hela 920 miljarder kronor per år, vilket motsvarar ungefär en sjättedel av Sveriges BNP.

Målet med offentliga affärer är att de gemensamma resurserna ska göra största möjliga nytta för alla medborgarna - och att pengarna ska bidra till att utveckla samhället för alla. Därför behöver våra gemensamma resurser hanteras på ett ansvarsfullt sätt och de offentliga affärerna ska bidra till innovation och utvecklingskraft och genom näringslivet skapa en sund konkurrens.

Synen på offentlig upphandling har förändrats genom åren.  

– Jag tycker att man numera ser kraften i upphandling. Från att ha upplevt offentlig upphandling som en administrativ börda till att numera se det som en potential, ett verktyg för framgång och en möjliggörare, säger Anja Clausin.

Under dessa 10 år har man gått från att vara en ny myndighet till att bli en etablerad och efterfrågad myndighet med ett utökat uppdrag. Idag är man en vedertagen aktör inom offentlig upphandling och allt fler vänder sig till myndigheten för stöd.

- Vi har gått från en nybyggaranda till att bli en mognare myndighet med ett större uppdrag. Vi har behövt vara både framåtlutade och samtidigt trygga i vår historia och offentlig upphandling har utvecklats till att bli ett verktyg för framgång och förändring, säger Anja Clausin.

Inger Ek blickar tillbaka och minns resan, från att endast stötta några få till att börja arbeta mer systematiskt, möta digitaliseringen, dokumentera och sprida informationen till allt fler. Ett stort utvecklingsarbete präglade organisationen de första åren.

– Ett första stort steg var hur vi byggde upp den delen av verksamheten som idag är Frågeservice, ett fantastiskt metodiskt arbete där kunskap når många och som blivit mycket uppskattat, berättar Inger Ek.

Vi byggde brett, berättar hon, både vad gällde organisationen och verksamheten och detta samtidigt. Vi gjorde det med hjälp av både upphandlande organisationer och leverantörer, vilket var särskilt viktigt för att skapa förtroende för den då nya myndigheten. Är man en liten myndighet med ett brett uppdrag måste man arbeta smart och därför satsade vi mycket på att bygga en ny digital plattform för att hålla ihop och tillgängliggöra stödet för många, berättar Inger Ek.

Ganska snabbt sökte sig allt fler aktivt till myndigheten för stöd och information för att lära sig mer om hur man tillämpar reglerna. Många sökte dialog och ville tillämpa regelverken men behövde råd och hjälp i processen, och här skapade vi en plattform för det arbetet, säger hon.

Anja Clausin tillägger att tack vare den stora kompetens som myndigheten byggt upp under Inger Eks tid, och som man idag har i form av experter och rådgivare i olika sakfrågor, finns det en bredd i hur man kan stötta alla former av verksamheter. Vi är ju både generalister och specialister och vår kunskap är efterfrågad, säger hon.

I allt större utsträckning ser näringsliv och företag upphandling som en konkurrensfördel för framgång och frågorna förändras, extra tydligt är det inom branschorganisationer, så var det inte för 10 år sedan, säger Inger Ek. Nu ser man offentlig upphandling som en möjliggörare, vilket är positivt. Alla organisationer är dock inte mogna för det ännu, betonar hon.

– Alla har inte förutsättningarna och resurserna att ta steget och man kanske inte heller ser utvecklingspotentialen och möjligheterna med upphandling som ett effektivt verktyg utan man föredrar att fortsätta arbeta som man alltid gjort. Här har vi en utmaning och en utvecklingspotential, säger Inger Ek.

Det ställs också allt högre krav på vad som ska åstadkommas inom ramen för upphandlingar, vilket är en utmaning för verksamheterna. Numera ska man införliva försörjningstrygghet och beredskapsaspekter i upphandling och avtal, man ska verka för både hållbarhet och innovation samt motverka kriminella aktörer och mycket mer, ofta med knapphändiga resurser, och kraven blir därmed stora på både inköparna och inköpscheferna, menar Anja Clausin. Här är det viktigt att man betraktar upphandling som ett strategiskt verktyg, och att inköpscheferna får tillgång till den högsta ledningen när beslut ska fattas, säger hon.

Sedan 2020 är Upphandlingsmyndigheten också en statistikmyndighet med uppdraget att utveckla, förvalta och sprida statistik om offentlig upphandling. Syftet med statistiken är att skapa ett faktabaserat underlag till stöd för utvecklingen av offentliga affärer.

Arbetet med att ta fram regler och system för insamling och framställning av statistik, för att sedan utveckla en digital statistiktjänst som är allmänt tillgänglig, är en av sakerna jag är väldigt stolt över, berättar Inger Ek, även om det bara var ett första steg på vägen.

Anja och Inger ser att man skulle behöva tillgång till en större andel av inköpsdatan för att kunna analysera den ännu bättre och bistå med underlag för faktabaserade beslut kring de offentliga affärerna.

Sverige har naturligt nog mycket gemensamt med sina nordiska grannar, men vi sticker ut på ett område. De andra nordiska länderna har ett mer enhetligt och samlat system för inköpsvärden, inte bara gällande upphandling utan också för avtal och avrop, och kan därmed analysera datan på en helt annan nivå och dra helt andra slutsatser än vad vi kan, menar Anja Clausin.

I Sverige har vi olika system för inköpsannonser och parallella processer, vilket begränsar oss. Tillgång till större andel av inköpsdatan skulle skapa bättre analyser och bättre faktaunderlag också för regeringen.

De kommande åren får ett ändrat fokus. Försörjningstrygghet och beredskapsaspekter i upphandlingar och i avtal kommer bli centrala i samband med att det civila och militära försvaret byggs upp igen säger Anja Clausin.

– Här kommer upphandlande organisationer behöva säkerställa att deras försörjningskedjor fungerar i såväl fred, kris och ytterst krig, att man skapar robusta processer och resiliens i leveranser, vilket blir en utmaning, menar hon.

Att motverka oseriösa aktörer kommer också att bli en större fråga inom offentlig upphandling framöver menar både Anja och Inger.

Arbetslivskriminalitet är idag ett omfattande problem och påverkar samhället på flera nivåer – det leder till exploatering av människor, uteblivna skatteintäkter och felaktiga utbetalningar samt att konkurrensen snedvrids.

Det är inte bara företag och organisationer som påverkas utan arbetslivskriminalitet kan även medföra att tilliten till samhället hotas bland företag och medborgare. Den typen av brottlighet är systemhotande och förtroendet för det allmänna kan vara hotat om dessa aktörer släpps in i offentliga affärer.

Anja och Inger konstaterar att myndigheten genom åren skapat sig ett starkt varumärke. Det blir en snöbollseffekt, ju mer vi syns desto fler frågor får vi – och desto mer efterfrågade blir vi.

Framtiden kommer att präglas av hur regeringen vill utforma myndighetens uppdrag. Anja anser att myndigheten har en viktig roll att fylla i att stötta och bidra till utvecklingen av de offentliga affärerna och stadsstödsfrågorna och att man med större ram och utökat ansvar skulle kunna göra ännu mer nytta.

– Vi vill göra så mycket mer. Genom att samarbeta mer med andra myndigheter, hjälpas åt, nyttja varandras erfarenheter och slå ihop specialistkompetenser skulle vi öka effektiviteten och skapa större kontaktytor, synergieffekter och kanaler för våra målgrupper, säger Anja Clausin.