Framgångsfaktorer för träffsäker upphandling

För att en upphandling ska betraktas som träffsäker måste den tillgodose inköpsbehovet. Behovet kan finnas hos verksamheten eller medborgarna beroende på vem det är som ska använda varan eller tjänsten. En träffsäker upphandling tar hänsyn både till behoven som verksamheten eller medborgarna har i dag och behoven som de kommer ha i framtiden.

• Gör en behovsanalys
  Beskriv tydligt vilket behov som ska mötas – formulera upphandlingens syfte och mål.
• Formulera funktionskrav
• Följ upp hur väl leveranserna mötte behoven

En effektiv upphandling använder offentliga medel på ett kostnadseffektivt och verkningsfullt sätt. Ni behöver skapa ett så bra förhållande som möjligt mellan hur mycket ni investerar och vilket utfall ni får av upphandlingen – i form av såväl uppnådda mål som försörjningen av varor eller tjänster. Det åstadkommer ni genom att

• skapa effektivitet i samtliga delar av den egna inköpsprocessen
• ta tillvara konkurrensen på marknaden
• låta mer än inköpspriset styra – väg in även kvalitativa faktorer.

• Genomför marknadsanalyser under planeringen
• För en tidig dialog med leverantörer under planeringen
• Underlätta för mindre leverantörer att lämna anbud
• Följ upp leveransavvikelser
• Följ upp avtalstrohet och leverantörstrohet
• Följ upp och utveckla affärsrelationerna

En uthållig upphandling ger kontinuitet i er försörjning av varor, tjänster och entreprenader. Kontinuitet ger er en beredskap och förmåga att fortsätta bedriva er kärnverksamhet, på en acceptabel nivå, även under störningar eller kriser som påverkar försörjningen. Det gäller särskilt de delar som är samhällsviktiga. Som grund behövs analyser av risker och sårbarheter.

• Genomför risk- och sårbarhetsanalyser

Riskanalys inför en upphandling
Upphandla till samhällsviktig verksamhet

En hållbar upphandling främjar en god långsiktig samhällsutveckling med ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet. Följande aktiviteter är framgångsfaktorer i detta.

Ekonomisk hållbarhet i upphandling bidrar till att stimulera ett väl fungerande näringsliv, en variation av leverantörer, sund konkurrens och ekonomisk tillväxt som inte sker på bekostnad av människor eller miljö. Genom att ta hänsyn till alla kostnader som uppstår under en varas eller tjänsts livslängd och inte enbart se till inköpspris går det att minska totalkostnaden över tid. Ett exempel på det är kostnader för drift och underhåll. Att efterfråga innovativa lösningar är också en väg mot ekonomisk hållbarhet. Det ger marknadsaktörerna stimulans till att utveckla nya produkter, tjänster och affärsmodeller som kan leda till verksamhetsutveckling.

Miljömässig hållbarhet främjar varor och tjänster med en låg miljöpåverkan i livscykeln. Miljökrav bidrar i omställningen till ett fossilfritt samhälle, främjandet av en cirkulär ekonomi och att nå andra hållbarhetsmål. Även här går det att med innovativa lösningar skynda på omställningen i samhället.

Social hållbarhet i upphandlingar handlar om att ta social hänsyn och att använda skattemedel på ett ansvarsfullt sätt. I offentliga kontrakt går det att ställa krav kopplade till icke-diskriminering, jämställdhet, sysselsättning och skäliga arbetsvillkor för utförande personer i och utanför Sverige.

Ekonomisk hållbarhet:

• Analysera livscykelkostnader för upphandlingsföremålet.
• Använd funktionskrav.

Ekonomiskt hållbar upphandling

Miljömässig hållbarhet:

• Genomför analyser av klimat- och miljöpåverkan i samband med enskilda upphandlingar.
• Ställ miljökrav.
• Följ upp enskilda upphandlingars miljökrav.

Miljömässigt hållbar upphandling

Social hållbarhet:

• Analysera risk för oskäliga arbetsvillkor.
• Använd arbetsrättsliga krav i upphandlingar.
• Följ upp arbetsrättsliga krav i upphandlingar.
• Analysera möjlighet att främja sysselsättning med upphandlingen.
• Följ upp sysselsättningsfrämjande krav.

Socialt hållbar upphandling