Start

Framgångsfaktorer för träffsäker upphandling

Det görs varje år offentliga upphandlingar till ett värde av drygt 800 miljarder kronor. Att arbeta strukturerat med träffsäker upphandling kan ge er goda möjligheter att tillgodose era inköpsbehov, nå era mål och bidra till en hållbar utveckling.

För att tydliggöra vilka mål som de offentliga inköpen behöver bidra till att uppnå har Upphandlingsmyndigheten tagit fram en målmodell för träffsäker upphandling. Modellen har fyra målområden. För varje målområde har vi identifierat framgångsfaktorer – aktiviteter som vi bedömer är nödvändiga att genomföra för att uppnå målen. Kopplat till varje målområde finns också länkar som leder till webbsidor där det finns stöd för att genomföra respektive aktivitet.

Använd gärna denna lista på framgångsfaktorer, för att utveckla och kvalitetssäkra ert arbete med upphandlingar och inköp.

En träffsäker upphandling möter inköpsbehoven på ett effektivt och uthålligt sätt samtidigt som den bidrar till en hållbar utveckling.
Träffsäker upphandling

Målområde 1: Tillgodose behovet

För att en upphandling ska betraktas som träffsäker måste den tillgodose inköpsbehovet. Behovet kan finnas hos verksamheten eller medborgarna beroende på vem det är som ska använda varan eller tjänsten. En träffsäker upphandling tar hänsyn både till behoven som verksamheten eller medborgarna har i dag och behoven som de kommer ha i framtiden.

Framgångsfaktorer för att en upphandling ska möta behoven

Målområde 2: Effektiv upphandling

En effektiv upphandling använder offentliga medel på ett kostnadseffektivt och verkningsfullt sätt. Ni behöver skapa ett så bra förhållande som möjligt mellan hur mycket ni investerar och vilket utfall ni får av upphandlingen – i form av såväl uppnådda mål som försörjningen av varor eller tjänster. Det åstadkommer ni genom att

  • skapa effektivitet i samtliga delar av den egna inköpsprocessen
  • ta tillvara konkurrensen på marknaden
  • låta mer än inköpspriset styra – väg in även kvalitativa faktorer.

Framgångsfaktorer för att en upphandling ska bli effektiv

Målområde 3: Uthållig upphandling

En uthållig upphandling ger kontinuitet i er försörjning av varor, tjänster och entreprenader. Kontinuitet ger er en beredskap och förmåga att fortsätta bedriva er kärnverksamhet, på en acceptabel nivå, även under störningar eller kriser som påverkar försörjningen. Det gäller särskilt de delar som är samhällsviktiga. Som grund behövs analyser av risker och sårbarheter.

Framgångsfaktorer för att en upphandling ska bli uthållig

Målområde 4: Hållbar upphandling

En hållbar upphandling främjar en god långsiktig samhällsutveckling med ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet. Följande aktiviteter är framgångsfaktorer i detta.

Ekonomisk hållbarhet i upphandling bidrar till att stimulera ett väl fungerande näringsliv, en variation av leverantörer, sund konkurrens och ekonomisk tillväxt som inte sker på bekostnad av människor eller miljö. Genom att ta hänsyn till alla kostnader som uppstår under en varas eller tjänsts livslängd och inte enbart se till inköpspris går det att minska totalkostnaden över tid. Ett exempel på det är kostnader för drift och underhåll. Att efterfråga innovativa lösningar är också en väg mot ekonomisk hållbarhet. Det ger marknadsaktörerna stimulans till att utveckla nya produkter, tjänster och affärsmodeller som kan leda till verksamhetsutveckling.

Miljömässig hållbarhet främjar varor och tjänster med en låg miljöpåverkan i livscykeln. Miljökrav bidrar i omställningen till ett fossilfritt samhälle, främjandet av en cirkulär ekonomi och att nå andra hållbarhetsmål. Även här går det att med innovativa lösningar skynda på omställningen i samhället.

Social hållbarhet i upphandlingar handlar om att ta social hänsyn och att använda skattemedel på ett ansvarsfullt sätt. I offentliga kontrakt går det att ställa krav kopplade till icke-diskriminering, jämställdhet, sysselsättning och skäliga arbetsvillkor för utförande personer i och utanför Sverige.

Framgångsfaktorer för hållbar upphandling

Ekonomisk hållbarhet:

  • Analysera livscykelkostnader för upphandlingsföremålet.
  • Använd funktionskrav.

Ekonomiskt hållbar upphandling

Miljömässig hållbarhet:

  • Genomför analyser av klimat- och miljöpåverkan i samband med enskilda upphandlingar.
  • Ställ miljökrav.
  • Följ upp enskilda upphandlingars miljökrav.

Miljömässigt hållbar upphandling

Social hållbarhet:

  • Analysera risk för oskäliga arbetsvillkor.
  • Använd arbetsrättsliga krav i upphandlingar.
  • Följ upp arbetsrättsliga krav i upphandlingar.
  • Analysera möjlighet att främja sysselsättning med upphandlingen.
  • Följ upp sysselsättningsfrämjande krav.

Socialt hållbar upphandling

Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete

Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.

Strategikollen

Relaterat innehåll

Barn flyttar stora schackpjäser

För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.

Undersökning
28 sep 2022

Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.