Lärande exempel

Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) genomförde en upphandling av en kabinettdiskmaskin, något som används för rengöring av förvaringsburar för djur. Fördelen med att använda sig av dialog är att de som är specialister på det som ska upphandlas kan lämna synpunkter och tankar, enligt den ansvariga upphandlaren. För att säkerställa att kraven var rimliga stämdes de av med leverantörerna.

När Härnösands kommun skulle upphandla avtal för livsmedel till skolor och äldreboenden var det viktigt att möjliggöra för lokala leverantörer att lämna anbud och vinna delar av upphandlingen utan att rättssäkerheten sattes åt sidan. Upphandlingen delades upp i flera olika produktgrupper och kommunen genomförde många dialoger med potentiella leverantörer.

När Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland skulle upphandla kollektivtrafik och skolskjutsar skärpte man miljökraven jämfört med tidigare. Man genomförde både dialoger och ställde funktionskrav för att nå bästa möjliga resultat. Erfarenheten visar att det är särskilt viktigt med dialog inom områden man sällan upphandlar.

När Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet skulle genomföra en upphandling av taxitjänster inledde de med dialog om hur höga krav på arbetsrättsliga villkor som kunde ställas. Att lägga ut hela underlaget på extern remiss gav flera positiva effekter, såsom att få in kommentarer på delar man inte förväntat sig.

En upphandling avseende höft-, knä-, axel- och armbågsproteser till Stockholms regioners (SLL) förvaltningar, bolag och stiftelser skulle genomföras. Dialog med potentiella leverantörer var nödvändig för att förstå vilka lösningar som fanns på marknaden och vilka krav som var rimliga att ställa.

UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen genomförde en upphandling av rökdykarradioutrustning. De skickade ut en RFI och förde därefter en muntlig dialog per telefon med de leverantörer som inte kommit in med skriftliga svar.

Energimyndighetens beställarnätverk BeBo (för energieffektiva bostäder) och Belok (för energieffektiva lokaler) har genomfört fler än 50 framgångsrika innovationsupphandlingar sedan början av 1990-talet. Beställarnätverkens samlade köpkraft driver marknaden att ta fram nya lösningar inom en rad fokusområden för energieffektivisering av fastigheter.

Västerås stad upphandlade teknik för e-hemtjänst med hjälp av funktionskrav. Behovet fanns att hemtjänst skulle genomföras med stöd av lättanvänd informations- och kommunikationsteknik.

Att få leverantörer till städning av kommunens lokaler och kommunala bolags lokaler i sex geografiska områden var behovet för en upphandling i Västerviks kommun. Ramavtalet skulle avse städning i förskolor, skolor, fritidsgårdar, verksamhets- och förvaltningslokaler.

Post- och telestyrelsen (PTS) skulle upphandla en prototyp för ett taligenkänningssystem. I upphandlingsunderlaget ställdes funktionskrav för en lösning på en viss funktion. Funktionskrav har enbart fördelar, menar PTS efter att ha genomfört upphandlingen.

"Våga prova funktionsupphandling" är den främsta rekommendationen från den ansvariga upphandlaren vid Simrishamns kommun. De lyfter även tydlighet i utvärderingsprocessen som mycket viktigt.

Halmstad Fastighets AB (HFAB) upphandlade entreprenörer som skulle ta hand om yttre skötsel i ett bostadsområde. För att utnyttja entreprenörernas kompetens valde man att ställa funktionskrav i stället för att specificera hur arbetet skulle genomföras.

När Nacka kommun skulle upphandla ny teknik för larm och tillsyn av äldre, valdes en prenumeration av tjänster i stället för färdiga produkter. I fokus var de äldres behov, och inte enskilda prylar som snabbt kan bli föråldrade.

STYRNING | Göteborgs stad har under flera års tid jobbat med sysselsättningsfrämjande åtgärder i sina upphandlingar. I takt med att politikerna har satt upp mål och riktlinjer har kännedomen ökat både bland medarbetare och leverantörer.

UPPHANDLA | Snart blir det lika självklart att ställa sysselsättningskrav som att ställa miljökrav. Det säger tidigare upphandlingschefen i Botkyrka, Anders Kuylser. Botkyrka kommun har provat den nationella modellen för sysselsättningskrav i offentlig upphandling fullt ut.

IMPLEMENTERA | Stockholm stad har under flera år använt sig av krav på sysselsättning i sina upphandlingar. Matchningen blir till en win-win-situation för både arbetssökande och leverantörer.

FÖRVALTA | Hundratals personer har årligen lyckats ta sig tillbaka till arbetsmarknaden. Allt tack vare Trafikverkets krav på sysselsättning vid offentlig upphandling. Men projektets goda resultat är beroende av noggrann uppföljning, där leverantörer som slarvat får böter, medan de som överträffar kraven kan glädjas åt en bonus.

FÖRBEREDA | Nyckeln till en lyckad upphandling med sysselsättningskrav är tidig dialog. Det vet de upphandlare, matchningsansvariga och leverantörer som deltog när Helsingborgs stad upphandlade ramavtal för städtjänster.

Barcelonas offentliga upphandling används idag i allt högre utsträckning som ett strategiskt verktyg. Från att tidigare ha utvärderat anbuden på lägst pris står nu hållbarhet i fokus. En stor anledning till förflyttningen har varit hög arbetslöshet och dåliga arbetsförhållanden.

I Skottland görs drygt två tredjedelar av alla stora upphandlingar med sysselsättningskrav. Kraven har funnits med i många år, långt innan den nya EU-lagstiftningen.

Motiverande psykologi har varit ett riktigt framgångsrecept i Warszawas arbete med sysselsättningskrav i offentlig upphandling. Till skillnad från många andra länder har man använt sig av morot i stället för piska.

I Rotterdam är de socioekonomiska klyftorna stora. Nya grepp har därför prövats i kampen mot arbetslösheten, som att flytta fokus från arbetstagare till arbetsgivare. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling är en annan metod som gett imponerande resultat.

Frankrike har lång erfarenhet av att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling. I detta arbete spelar lokala facilitatorer en viktig roll i att påverka och skapa förutsättningar för dem som har svårt att komma in på arbetsmarknaden

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan fungera som ett mycket framgångsrikt arbetsmarknadsverktyg. I jämförelse med andra arbetsmarknadsinitiativ förutspås fler positiva ekonomiska effekter. Det visar en studie gjord av arbetsmarknadsexpert Mikko Kesä i Vanda, Finland.

På Stockholm Vatten och Avfall (SVOA) sker nästan alla beställningar med elektronisk inköpsorder. I princip samtliga varor, tjänster och entreprenader är beställningsbara i e-handelssystemet, vilket ger kontroll över inköpen och hur man svarar upp mot avtalen. E-handeln ger goda förutsättningar för inköpsstyrning.

Visst finns det tid och pengar att spara på e-handel, men största vinsten är ändå ökad avtalstrohet. Det menar man i Varbergs kommun där cirka 95 procent av alla avtalen är anslutna till kommunens e-handelssystem.

När en organisation inför e-handel påverkas den befintliga inköpsprocessen. Det tillkommer även drift och support kopplat till e-handelssystemet.

En slimmad, centraliserad inköpsorganisation och ett tydligt mandat från ledningen har förvandlat Länsstyrelsen i Västra Götaland till en spjutspets inom e-handelsområdet. Idag stödjer deras e-handelskoordinator även de övriga länsstyrelserna i deras e-handelsarbete.

Genom god förankring, tydlig styrning, ny beställarorganisation och tät uppföljning har e-handeln i Lidingö stad blivit en framgång. Avtalstroheten är över 97 procent och hela organisationen genomsyras av kostnadsmedvetenhet.

För att vara en plats för alla, var universell utformning utgångspunkten när en omfattande renovering av Nationalmuseum genomfördes. Statens fastighetsverk (SFV) lyckades i nära samarbete med Nationalmuseum göra en komplex byggnad med ett kulturarv till ett modernt museum. Inspireras av hur de lyckades främja god kvalitet genom hela renoveringsprocessen, där väl genomförda upphandlingar var en viktig del.

Stockholm stad att valde att upphandla en utförandeentreprenad för tillbyggnaden av Liljevalchs konsthall. Genom en arkitekttävling kunde det bidrag utses som ansågs leva upp till de högt satta kraven på gestaltning och arkitektonisk skärpa.

Skånska kommuner slösar 420 miljoner kronor om året på onödiga energikostnader. Om pengarna lades på energibesparing skulle det finnas över sju miljarder kronor till renovering. Kommunerna skulle dessutom kunna spara ytterligare fem miljarder sett till livslängden för energi i energibesparande åtgärder.

Uppsala kommun antog 2017 en arkitekturpolicy i syfte att höja kvaliteten i det som byggs, öka variationen i stadsbilden och underlätta för det ökade byggandet. Policyn har hittills legat till grund för flera upphandlingar, vilket även börjat märkas i resultaten.

Knivsta kommun har lyckats bygga energieffektiva hus till lägre byggkostnader och med bättre relation till sina leverantörer. Nyckeln har varit en modell för samverkan i byggentreprenader som tagits fram av kommunens fastighetsbolag.

I Knivsta kommun har kommunens fastighetsbolag med framgång upphandlat byggentreprenader efter en egen samverkansmodell. Här kan du läsa mer om hur modellen är uppbyggd.

Det sägs ofta att nybyggnation är både dyrt och svårt, men det behöver inte vara så. Sveriges Allmännytta erbjuder sina medlemmar ett ramavtal som gör det möjligt att bygga standardiserade byggnader till låga priser. De har även förenklat upphandlingsprocessen för de kommunala bostadsbolagen.

För att minska klimatpåverkan och främja innovation använde Trafikverket en avtalsmodell där de kombinerade lägsta pris med bonus i en upphandling om drift och underhåll av vägar. Bonusen används som incitament för att uppmuntra leverantörer att minska klimatpåverkan och främja innovation. Det har gett goda resultat.

Under det senaste året har Familjebostäder i Göteborg utvecklat arbetet med återbruk. Vid rivningen av en panncentral kunde material som plåtfasad, spiraltrappor och fönster återbrukas. Ungefär 15 ton koldioxid kommer att sparas i samband med att material och produkter återanvänds.

Att bostadsbranschen vågar ställa krav på återbruk är ett viktigt led i omställningen till ett mer cirkulärt arbetssätt. Familjebostäder i Göteborg har kommit en bra bit på vägen och bolaget har sedan början av 2020 jobbat med återbruk, bland annat vid renovering av en fastighet på Kustgatan.

I december 2018 gick Furesø kommun i Danmark ut med en förfrågan om att bygga om en officersskola till en förskola i en totalentreprenad. I uppdraget fanns tydliga krav på bevarande av kulturminnen och ambitiösa hållbarhetskrav, som togs an med goda resultat som följd.

Under 2019 stod de två plusenergihus som Stockholmshem byggt i Norra Djurgårdsstaden klara. Med hjälp av solceller genererar byggnaderna mer el än vad som används, räknat över ett år. Upphandlingen genomfördes med förfarandet konkurrenspräglad dialog.

På den lilla orten Jøa i Namsos (tidigare Fosnes) kommun i västra Norge uppförde kommunen 2016 ett aktivitets- och idrottshus i syfte att samla flera verksamheter i ett och samma komplex. Under byggprocessen av Fyret ville man pröva nya innovativa lösningar för att spara energi.

Skanska har tillsammans med en norsk utvecklare tagit fram ett verktyg – KULA, som utgör en viktig pusselbit för att stoppa oseriösa och kriminella aktörer att verka på marknaden. Syftet har varit att synliggöra hela leverantörskedjan på arbetsplatsen samt förenkla kontroll av lagkrav, beställarkrav och företagsspecifika krav.

Byggbranschen i Sverige brottas med många allvarliga utmaningar. Den ideella föreningen Rättvist byggande arbetar operativt för sund konkurrens på lika och schyssta villkor i hela kedjan av byggentreprenörer.

Projektet Stoppa machokulturen är ett samarbete mellan fackförbundet Byggcheferna och Byggnads. En kunskapsportal med konkreta tips och hjälpmedel har skapats för alla som vill bidra till en schysst och jämställd byggbransch. Bland annat har verktyget Machoindex tagits fram.

För det statliga byggbolaget Svevia är det affärskritiskt att ha en inkluderande och icke-diskriminerande arbetsmiljö. Svevia har börjat använda Byggchefernas mätverktyg machoindex för att kunna mäta nivån av machokultur, ringa in och åtgärda problemområden inom bolaget.

I Göteborgs stad pågår just nu ett byggprojekt som utmanar alla tidigare sätt att bygga. Allt började 2017 då förvaltningen fick ett uppdrag och en utmaning – en fossilfri förskola som ska stå färdig till stadens jubileum 2021.

I Tyresö kommun har man sedan länge satsat ordentligt på skolmaten. Utbildning av personal och svinnberäkningar gav kostnadsbesparingar som kunde användas till att investera i utrustning och öka antalet tillagningskök.

Haparanda kommun har sedan tidigare ställt krav på ekologisk mjölk i upphandlingar och har ambitionen att öka antalet KRAV-produkter i inköpen med en viss procent varje år. Mjölkbonden Carin Kerrtu berättar om vilka konsekvenser detta får för de lokala mjölkbönderna.

I Eskilstuna finns möjligheten för de äldre att äta tillsammans i gemytliga miljöer. I matlag blir de serverade måltider vid bordet i stället för att få en matlåda hemlevererad.

Stefan Svensson fick 2014 priset årets hållbara offentliga gastronomi av White Guide Junior. Han fick priset för sitt arbete på Annebo förskola i Karlskrona som ledde till Sveriges första kommunala förskola med 90 procent KRAV-certifierade livsmedel.

När skolfastigheterna i Bollnäs kommun behövde fasa ut gamla lysrör valde man att ta ett helhetsgrepp kring belysningen i skol- och förskolemiljön. En innovativ och hållbar ljuslösning gav en bättre lärmiljö, högre tillgänglighet och dessutom lägre kostnad än en traditionell lösning. Så här gick det till.

Genom att gå ihop med andra kommuner kunde Botkyrka kommun minska sortimentet från 2 000 till 350 artiklar. I och med att volymerna på produkterna blev så stora kunde de även ställa högre klimat- och miljökrav än tidigare och ändå få attraktiva priser.

En tredjedel, eller cirka tio miljoner ton, av det avfall som uppstår i Sverige kommer från bygg- och fastighetssektorn. Den sektorn står samtidigt för cirka 20 procent av de svenska klimatpåverkande utsläppen. Offentlig sektor är en stor köpare och kan genom sina upphandlingar bidra till ett mer cirkulärt tänk kring byggmaterial.

Varje år skrotas cirka 550 000 datorer och skärmar från hushåll och företag. En undersökning bland IT-chefer på 100 börsbolag och myndigheter visade att majoriteten, 51 procent, av företagen och myndigheterna antingen skrotar datorerna eller lägger dem i ett förråd. I offentlig sektor är siffran något lägre, 46 procent. Det leder till slöseri med både skattepengar och vår miljö.

Ystads, Skurups och Trelleborgs kommuner har tillsammans tagit fram en modell för innovationsupphandlingar för små och medelstora kommuner. I samverkan använde kommunerna modellen för att utveckla en gemensam delningstjänst.

För att klara Sveriges klimatmål och världens klimatutmaningar behöver återanvändningen av plast öka. Än så länge är efterfrågan på återanvänd plast låg, och därmed metoderna få och utbudet litet. Men offentlig sektor kan genom sina upphandlingar ge leverantörerna möjligheten att växla upp.

I Sverige uppstår varje år ungefär 1 800 ton golvspill vid installation av nya plastgolv. Men bara en femtedel av detta samlas in och återvinns, trots att varje ton återvunnet golv sparar runt 3 ton koldioxid. Det innebär en förlorad besparing på mer än 4 000 ton koldioxid. Eftersom en stor del av golven köps av kommuner och regioner ger offentlig upphandling stora möjligheter att påverka.

Produktionen av kontorsmöbler i Sverige släpper ut motsvarande 150 000 ton koldioxid per år. Samtidigt håller kontorsmöbler i 30 år, men används enligt branschen själv bara några år. Det innebär ett enormt resursslöseri, både på organisationens och av naturens resurser. Som inköpare kan du göra skillnad.

Varje år orsakar de största kommunerna i Östra Mellansverige 4000 ton koldioxidutsläpp, bara genom sin användning av arbetsmaterial av fossil plast, som till exempel skoskydd, handskar och soppåsar. Uppsala kommun har arbetat aktivt för att minska sina utsläpp.

Textilier har en stor miljöpåverkan, både för att råvarorna kräver stora resurser när de produceras och för att vägen från råvara till färdigt plagg kräver både energi och kemikalier. Att tänka rätt i upphandlingen kan därför göra stor skillnad.

Stockholms stad har högt uppsatta mål både gällande byggandet av nya bostäder och fossilfrihet. Under 2022 använde man konkurrenspräglad dialog vid upphandling av en fossilfri byggarbetsplats vid Hallvägen i Slakthusområdet. Dialogen bidrog till att resultatet blev bättre än förväntat.

Adda Inköpscentral har skapat en Agenda 2030-mall som underlätta för upphandlare att identifiera och analysera både sociala, ekonomiska och miljömässiga hållbarhetsrisker. Även en kort checklista för hållbarhet för affärsanalyser är framtagen.

Örnsköldsvik kommun hade länge arbetat för att minska sjukskrivningsnivån utan positiva resultat. När de fick möjligheten att prova upphandling som modell för att minska sjukfrånvaron, så tog de chansen.

Sandvikens kommun har på fem år halverat antalet körda mil vid distribution av livsmedel och andra varor till kommunens verksamheter. Kommunen har haft en medveten hållbarhetsstrategi vid upphandlingen av distributör och transportör som också gett flera andra positiva effekter.

När Vänersborgs kommun 2017 upphandlade renhållning och klottersanering reserverades upphandlingen till leverantörer med medarbetare som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. Vinnare blev ett arbetsintegrerande socialt företag (ASF).

Järfälla kommun är den första offentliga organisation som har upphandlat solel som tjänst. Avtalet med Eneo Solutions ska ge lokalproducerad el genom solcellsanläggningar på tio kommunala skolor och äldreboenden. Kommunen genomförde upphandlingen efter krav på minskade kostnader för investeringar och miljöplan med ett tydligt effektmål.

En viktig del av Sollentuna kommuns naturvårdsarbete har under många år varit att alla invånare ska ha möjlighet att ta del av naturupplevelser, oavsett funktionsförmåga. Genom att sätta tydliga mål, göra en grundlig behovsanalys och samverka med experter har kommunen nu skapat tillgängliga naturområden för alla.

Att ställa tillgänglighetskrav på digitala system och tjänster som köps in, tycker många beställare och upphandlare är en utmaning. Arbetsförmedlingen har genomfört ett antal upphandlingar av digitala tjänster med krav på tillgänglighet och delar generöst med sig av sina erfarenheter, lärdomar och misstag.

Självständiga medborgare oberoende av kommunen – med det målet angrep Skellefteå kommun utmaningen att leta efter digitala lösningar för personer med lägre kognitiv förmåga. Snart har de en ny innovativ lösning på plats.

Örnsköldsvik kommun hade länge arbetat för att minska sjukskrivningsnivån utan positiva resultat. När de fick möjligheten att prova upphandling som modell för att minska sjukfrånvaron, så tog de chansen.

Växjö kommun använder innovationspartnerskap för att upphandla lösningar på olika utmaningar. Med innovationspartnerskap kan de upphandla lösningar som ännu inte finns på marknaden.

Dialog med leverantörer och förkommersiell upphandling ledde till produkter som mötte behoven när tekniken för vattenförsörjning skulle förnyas. En lärdom är att tidigt ta en kontakt med marknaden för att sprida budskap om behovet och få potentiella leverantörer intresserade.

Engångsförkläden av plast står för en stor miljöpåverkan. Region Skåne genomförde en upphandling med stöd av förhandlat förfarande för att få fram klimatsmarta råvaror och en produkt som tillgodosåg behoven just för engångsförkläden.

När den produkt som efterfrågades inte fanns på marknaden genomförde Räddningstjänsten Storgöteborg en konkurrenspräglad dialog för att kunna upphandla en produkt som motsvarade behoven.

När regionsamarbetet Varuförsörjningen hösten 2019 skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. Sedan utbrottet av Covid-19 har även verksamheter i andra delar av landet råkat ut för materialbrist.

På Måltidsservice i Uppsala kommun arbetar de strategiskt med upphandling för att ha beredskap om krisen kommer. Det gjorde att man var förberedd när pandemin kom.

Genom att förstå upphandlingens strategiska betydelse, vikten av samverkan mellan olika roller på alla nivåer och att ha god dialog med leverantörer, hanterade Boden försörjningen av skyddsmaterial i pandemin med mycket gott resultat.

Göteborgs stad gör årligen inköp för cirka 23 miljarder kronor. Det är därför inte konstigt att politikerna beslutat om att man ska arbeta strategiskt med inköpsfrågor.