Start

Lärande exempel

Här samlar vi exempel som konkretiserar och visar på hur specifika frågeställningar och delar som förekommer i samband med en upphandlingsprocess kan lösas och hur andra organisationer tacklat liknande situationer och vilka vägval som gjorts och varför.

Tidig dialog

En katt på väg ut ur en veterinärbur.
  • Tidig dialog

Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) genomförde en upphandling av en kabinettdiskmaskin, något som används för rengöring av förvaringsburar för djur. Fördelen med att använda sig av dialog är att de som är specialister på det som ska upphandlas kan lämna synpunkter och tankar, enligt den ansvariga upphandlaren. För att säkerställa att kraven var rimliga stämdes de av med leverantörerna.

Morötter som plockas upp ur jorden.
  • Tidig dialog

När Härnösands kommun skulle upphandla avtal för livsmedel till skolor och äldreboenden var det viktigt att möjliggöra för lokala leverantörer att lämna anbud och vinna delar av upphandlingen utan att rättssäkerheten sattes åt sidan. Upphandlingen delades upp i flera olika produktgrupper och kommunen genomförde många dialoger med potentiella leverantörer.

En buss kör genom Härnösand vintertid.
  • Tidig dialog

När Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland skulle upphandla kollektivtrafik och skolskjutsar skärpte man miljökraven jämfört med tidigare. Man genomförde både dialoger och ställde funktionskrav för att nå bästa möjliga resultat. Erfarenheten visar att det är särskilt viktigt med dialog inom områden man sällan upphandlar.

En liten gul taxibil ovanpå en karta.
  • Tidig dialog

När Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet skulle genomföra en upphandling av taxitjänster inledde de med dialog om hur höga krav på arbetsrättsliga villkor som kunde ställas. Att lägga ut hela underlaget på extern remiss gav flera positiva effekter, såsom att få in kommentarer på delar man inte förväntat sig.

Patient i rehab efter knäoperation.
  • Tidig dialog

En upphandling avseende höft-, knä-, axel- och armbågsproteser till Stockholms regioners (SLL) förvaltningar, bolag och stiftelser skulle genomföras. Dialog med potentiella leverantörer var nödvändig för att förstå vilka lösningar som fanns på marknaden och vilka krav som var rimliga att ställa.

Funktionskrav

En äldre kvinna använder en surfplatta.
  • Funktionskrav i upphandling

Västerås stad upphandlade teknik för e-hemtjänst med hjälp av funktionskrav. Behovet fanns att hemtjänst skulle genomföras med stöd av lättanvänd informations- och kommunikationsteknik.

En person dammsuger golvet i en skola.
  • Funktionskrav i upphandling

Att få leverantörer till städning av kommunens lokaler och kommunala bolags lokaler i sex geografiska områden var behovet för en upphandling i Västerviks kommun. Ramavtalet skulle avse städning i förskolor, skolor, fritidsgårdar, verksamhets- och förvaltningslokaler.

En pratbubbla på ett skrivbord med dator.
  • Funktionskrav i upphandling

Post- och telestyrelsen (PTS) skulle upphandla en prototyp för ett taligenkänningssystem. I upphandlingsunderlaget ställdes funktionskrav för en lösning på en viss funktion. Funktionskrav har enbart fördelar, menar PTS efter att ha genomfört upphandlingen.

Boende och personal på äldreboende spelar slagverk.
  • Funktionskrav i upphandling

"Våga prova funktionsupphandling" är den främsta rekommendationen från den ansvariga upphandlaren vid Simrishamns kommun. De lyfter även tydlighet i utvärderingsprocessen som mycket viktigt.

En parkarbetare tar bort höstlöv med lövblås.
  • Funktionskrav i upphandling

Halmstad Fastighets AB (HFAB) upphandlade entreprenörer som skulle ta hand om yttre skötsel i ett bostadsområde. För att utnyttja entreprenörernas kompetens valde man att ställa funktionskrav i stället för att specificera hur arbetet skulle genomföras.

Ett par gamla händer håller i en larmknapp.
  • Funktionskrav i upphandling

När Nacka kommun skulle upphandla ny teknik för larm och tillsyn av äldre, valdes en prenumeration av tjänster i stället för färdiga produkter. I fokus var de äldres behov, och inte enskilda prylar som snabbt kan bli föråldrade.

Sysselsättningskrav (Sverige)

Två arbetare på en byggarbetsplats går igenom en ritning.
  • Sysselsättning

STYRNING | Göteborgs stad har under flera års tid jobbat med sysselsättningsfrämjande åtgärder i sina upphandlingar. I takt med att politikerna har satt upp mål och riktlinjer har kännedomen ökat både bland medarbetare och leverantörer.

Glad ung kvinna hälsar på man
  • Sysselsättning

UPPHANDLA | Snart blir det lika självklart att ställa sysselsättningskrav som att ställa miljökrav. Det säger tidigare upphandlingschefen i Botkyrka, Anders Kuylser. Botkyrka kommun har provat den nationella modellen för sysselsättningskrav i offentlig upphandling fullt ut.

Tre parkeringsvakter promenerar förbi Dramaten i Stockholm.
  • Sysselsättning

IMPLEMENTERA | Stockholm stad har under flera år använt sig av krav på sysselsättning i sina upphandlingar. Matchningen blir till en win-win-situation för både arbetssökande och leverantörer.

Vägarbete på landsväg
  • Sysselsättning

FÖRVALTA | Hundratals personer har årligen lyckats ta sig tillbaka till arbetsmarknaden. Allt tack vare Trafikverkets krav på sysselsättning vid offentlig upphandling. Men projektets goda resultat är beroende av noggrann uppföljning, där leverantörer som slarvat får böter, medan de som överträffar kraven kan glädjas åt en bonus.

Sysselsättningskrav (EU)

Cyklister åker på en bred gata i centrala Barcelona.
  • Sysselsättning

Barcelonas offentliga upphandling används idag i allt högre utsträckning som ett strategiskt verktyg. Från att tidigare ha utvärderat anbuden på lägst pris står nu hållbarhet i fokus. En stor anledning till förflyttningen har varit hög arbetslöshet och dåliga arbetsförhållanden.

En kvinna tittar leende ut över floden Wisla i Warsawa.
  • Sysselsättning

Motiverande psykologi har varit ett riktigt framgångsrecept i Warszawas arbete med sysselsättningskrav i offentlig upphandling. Till skillnad från många andra länder har man använt sig av morot i stället för piska.

Vy över Erasmusbron och en färgglad staty i Rotterdam.
  • Sysselsättning

I Rotterdam är de socioekonomiska klyftorna stora. Nya grepp har därför prövats i kampen mot arbetslösheten, som att flytta fokus från arbetstagare till arbetsgivare. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling är en annan metod som gett imponerande resultat.

En ung man kollar sin telefon på en bro i Paris
  • Sysselsättning

Frankrike har lång erfarenhet av att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling. I detta arbete spelar lokala facilitatorer en viktig roll i att påverka och skapa förutsättningar för dem som har svårt att komma in på arbetsmarknaden

Två unga byggarbetare lägger gatsten i Åbo.
  • Sysselsättning

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan fungera som ett mycket framgångsrikt arbetsmarknadsverktyg. I jämförelse med andra arbetsmarknadsinitiativ förutspås fler positiva ekonomiska effekter. Det visar en studie gjord av arbetsmarknadsexpert Mikko Kesä i Vanda, Finland.

Digitaliserad inköpsprocess

E-handel ger bättre styrning av inköpen
  • E-handel

På Stockholm Vatten och Avfall (SVOA) sker nästan alla beställningar med elektronisk inköpsorder. I princip samtliga varor, tjänster och entreprenader är beställningsbara i e-handelssystemet, vilket ger kontroll över inköpen och hur man svarar upp mot avtalen. E-handeln ger goda förutsättningar för inköpsstyrning.

Avtalstrohet största vinsten
  • E-handel

Visst finns det tid och pengar att spara på e-handel, men största vinsten är ändå ökad avtalstrohet. Det menar man i Varbergs kommun där cirka 95 procent av alla avtalen är anslutna till kommunens e-handelssystem.

E-handel en bra affär för kommunen
  • E-handel

När en organisation inför e-handel påverkas den befintliga inköpsprocessen. Det tillkommer även drift och support kopplat till e-handelssystemet.

E-handeln frigör tid
  • E-handel

En slimmad, centraliserad inköpsorganisation och ett tydligt mandat från ledningen har förvandlat Länsstyrelsen i Västra Götaland till en spjutspets inom e-handelsområdet. Idag stödjer deras e-handelskoordinator även de övriga länsstyrelserna i deras e-handelsarbete.

Framgång genom strukturerat arbete
  • E-handel

Genom god förankring, tydlig styrning, ny beställarorganisation och tät uppföljning har e-handeln i Lidingö stad blivit en framgång. Avtalstroheten är över 97 procent och hela organisationen genomsyras av kostnadsmedvetenhet.

Bygg och anläggning

Wingårdhs illustration av Liljevalchs
  • Bygg, anläggning och fastighet

Stockholm stad att valde att upphandla en utförandeentreprenad för tillbyggnaden av Liljevalchs konsthall. Genom en arkitekttävling kunde det bidrag utses som ansågs leva upp till de högt satta kraven på gestaltning och arkitektonisk skärpa.

händer som håller i en bild av ett hus med skala för energideklaration hus
  • Bygg, anläggning och fastighet

Skånska kommuner slösar 420 miljoner kronor om året på onödiga energikostnader. Om pengarna lades på energibesparing skulle det finnas över sju miljarder kronor till renovering. Kommunerna skulle dessutom kunna spara ytterligare fem miljarder sett till livslängden för energi i energibesparande åtgärder.

Ett cirkulärt mönster i orange
  • Bygg, anläggning och fastighet

Uppsala kommun antog 2017 en arkitekturpolicy i syfte att höja kvaliteten i det som byggs, öka variationen i stadsbilden och underlätta för det ökade byggandet. Policyn har hittills legat till grund för flera upphandlingar, vilket även börjat märkas i resultaten.

Bild på förskola Knivsta
  • Bygg, anläggning och fastighet

Knivsta kommun har lyckats bygga energieffektiva hus till lägre byggkostnader och med bättre relation till sina leverantörer. Nyckeln har varit en modell för samverkan i byggentreprenader som tagits fram av kommunens fastighetsbolag.

Byggprojektledare och arkitekt i samtal.
  • Bygg, anläggning och fastighet

I Knivsta kommun har kommunens fastighetsbolag med framgång upphandlat byggentreprenader efter en egen samverkansmodell. Här kan du läsa mer om hur modellen är uppbyggd.

Byggarbetsplats med byggkran
  • Bygg, anläggning och fastighet

Det sägs ofta att nybyggnation är både dyrt och svårt, men det behöver inte vara så. Sveriges Allmännytta erbjuder sina medlemmar ett ramavtal som gör det möjligt att bygga standardiserade byggnader till låga priser. De har även förenklat upphandlingsprocessen för de kommunala bostadsbolagen.

Plogbil på väg med snö
  • Bygg, anläggning och fastighet

För att minska klimatpåverkan och främja innovation använde Trafikverket en avtalsmodell där de kombinerade lägsta pris med bonus i en upphandling om drift och underhåll av vägar. Bonusen används som incitament för att uppmuntra leverantörer att minska klimatpåverkan och främja innovation. Det har gett goda resultat.

Ett fönster skrapas rent från gammal färg.
  • Bygg, anläggning och fastighet

Under det senaste året har Familjebostäder i Göteborg utvecklat arbetet med återbruk. Vid rivningen av en panncentral kunde material som plåtfasad, spiraltrappor och fönster återbrukas. Ungefär 15 ton koldioxid kommer att sparas i samband med att material och produkter återanvänds.

En snickare renoverar vid ett fönster i en lägenhet.
  • Bygg, anläggning och fastighet

Att bostadsbranschen vågar ställa krav på återbruk är ett viktigt led i omställningen till ett mer cirkulärt arbetssätt. Familjebostäder i Göteborg har kommit en bra bit på vägen och bolaget har sedan början av 2020 jobbat med återbruk, bland annat vid renovering av en fastighet på Kustgatan.

Bild på plusenergihus i Norra Djurgårdsstaden med solceller på taket. Fotograf: Bengt Alm
  • Bygg, anläggning och fastighet

Under 2019 stod de två plusenergihus som Stockholmshem byggt i Norra Djurgårdsstaden klara. Med hjälp av solceller genererar byggnaderna mer el än vad som används, räknat över ett år. Upphandlingen genomfördes med förfarandet konkurrenspräglad dialog.

Träd reflekteras i fönstret på ett passivhus.
  • Innovation
  • Bygg, anläggning och fastighet

På den lilla orten Jøa i Namsos (tidigare Fosnes) kommun i västra Norge uppförde kommunen 2016 ett aktivitets- och idrottshus i syfte att samla flera verksamheter i ett och samma komplex. Under byggprocessen av Fyret ville man pröva nya innovativa lösningar för att spara energi.

Byggarbetsplats
  • Bygg, anläggning och fastighet

Skanska har tillsammans med en norsk utvecklare tagit fram ett verktyg – KULA, som utgör en viktig pusselbit för att stoppa oseriösa och kriminella aktörer att verka på marknaden. Syftet med verktyget har varit att synliggöra hela leverantörskedjan på arbetsplatsen samt förenkla kontroll av lagkrav, beställarkrav och företagsspecifika krav. Skanska ville skapa ett verktyg som skulle vara öppet att använda för alla byggentreprenörer och till nytta även för beställare.

Byggjobbare på en byggarbetsplats
  • Bygg, anläggning och fastighet

Byggbranschen i Sverige brottas med många allvarliga utmaningar som, människoexploatering, ekonomisk brottslighet, illegal arbetskraft, diskriminering, arbetsmiljöbrott och andra missförhållanden. Den ideella föreningen Rättvist byggande arbetar operativt för sund konkurrens på lika och schyssta villkor i hela kedjan av byggentreprenörer.

Kvinnlig byggchef
  • Bygg, anläggning och fastighet

Projektet Stoppa machokulturen är ett samarbete mellan fackförbundet Byggcheferna och Byggnads. Budskapet är att byggbranschen ska vara för alla, oavsett könstillhörighet, etnisk bakgrund, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. En kunskapsportal med konkreta tips och hjälpmedel har skapats för alla som vill bidra till en schysst och jämställd byggbransch. Bland annat har verktyget Machoindex tagits fram, där nivån på utmaningar som byggföretaget har när det gäller machokultur kan mätas.

Kvinnlig byggchef
  • Bygg, anläggning och fastighet

Att ha en inkluderande och icke-diskriminerande arbetsmiljö är affärskritiskt för det statliga byggbolaget Svevia. Det är avgörande för att bolagets ska ha goda och långsiktiga relationer till kunder, medarbetare, leverantörer, ägaren och andra intressenter. För att kunna mäta nivån av machokultur, ringa in och åtgärda problemområden inom bolaget har Svevia börjat använda Byggchefernas mätverktyg machoindex.

Livsmedel och måltidstjänster

Ett litet barn håller i en bricka med mat i skolmatsalen.
  • Livsmedel och måltidstjänster

I Tyresö kommun har man sedan länge satsat ordentligt på skolmaten. Utbildning av personal och svinnberäkningar gav kostnadsbesparingar som kunde användas till att investera i utrustning och öka antalet tillagningskök.

Kor på grönbete, i bakgrunden faluröda hus.
  • Livsmedel och måltidstjänster

Haparanda kommun har sedan tidigare ställt krav på ekologisk mjölk i upphandlingar och har ambitionen att öka antalet KRAV-produkter i inköpen med en viss procent varje år. Mjölkbonden Carin Kerrtu berättar om vilka konsekvenser detta får för de lokala mjölkbönderna.

En grupp glada seniorer äter frukost tillsammans.
  • Livsmedel och måltidstjänster

I Eskilstuna finns möjligheten för de äldre att äta tillsammans i gemytliga miljöer. I matlag blir de serverade måltider vid bordet i stället för att få en matlåda hemlevererad.

Ett förskolebarn i randig tröja äter hälsosam mat.
  • Livsmedel och måltidstjänster

Stefan Svensson fick 2014 priset årets hållbara offentliga gastronomi av White Guide Junior. Han fick priset för sitt arbete på Annebo förskola i Karlskrona som ledde till Sveriges första kommunala förskola med 90 procent KRAV-certifierade livsmedel.

Cirkulär ekonomi

Möte mellan personer i kontorsmiljö
  • Cirkulär ekonomi

Genom att gå ihop med andra kommuner kunde Botkyrka kommun minska sortimentet från 2 000 till 350 artiklar. I och med att volymerna på produkterna blev så stora kunde de även ställa högre klimat- och miljökrav än tidigare och ändå få attraktiva priser.

En kvinnlig och en manlig byggnadsarbetare på en byggarbetsplats
  • Cirkulär ekonomi

En tredjedel, eller cirka tio miljoner ton, av det avfall som uppstår i Sverige kommer från bygg- och fastighetssektorn. Den sektorn står samtidigt för cirka 20 procent av de svenska klimatpåverkande utsläppen. Offentlig sektor är en stor köpare och kan genom sina upphandlingar bidra till ett mer cirkulärt tänk kring byggmaterial.

En tekniker reparerar en dators moderkort.
  • Cirkulär ekonomi

Varje år skrotas cirka 550 000 datorer och skärmar från hushåll och företag. En undersökning bland IT-chefer på 100 börsbolag och myndigheter visade att majoriteten, 51 procent, av företagen och myndigheterna antingen skrotar datorerna eller lägger dem i ett förråd. I offentlig sektor är siffran något lägre, 46 procent. Det leder till slöseri med både skattepengar och vår miljö.

Två medarbetare i ett kontor samarbetar vid en laptop.
  • Cirkulär ekonomi
  • Generellt - Målorienterad upphandling
  • Generellt - Miljömässig hållbarhet

Ystads, Skurups och Trelleborgs kommuner har tillsammans tagit fram en modell för innovationsupphandlingar för små och medelstora kommuner. I samverkan använde kommunerna modellen för att utveckla en gemensam delningstjänst.

Färgglada plastprodukter som samlats för återvinning
  • Cirkulär ekonomi

För att klara Sveriges klimatmål och världens klimatutmaningar behöver återanvändningen av plast öka. Än så länge är efterfrågan på återanvänd plast låg, och därmed metoderna få och utbudet litet. Men offentlig sektor kan genom sina upphandlingar ge leverantörerna möjligheten att växla upp.

En man lägger laminatgolv
  • Cirkulär ekonomi

I Sverige uppstår varje år ungefär 1 800 ton golvspill vid installation av nya plastgolv. Men bara en femtedel av detta samlas in och återvinns, trots att varje ton återvunnet golv sparar runt 3 ton koldioxid. Det innebär en förlorad besparing på mer än 4 000 ton koldioxid. Eftersom en stor del av golven köps av kommuner och regioner ger offentlig upphandling stora möjligheter att påverka.

Möbler i kontorslandskap med arbetsgrupp som brainstormar
  • Cirkulär ekonomi

Produktionen av kontorsmöbler i Sverige släpper ut motsvarande 150 000 ton koldioxid per år. Samtidigt håller kontorsmöbler i 30 år, men används enligt branschen själv bara några år. Det innebär ett enormt resursslöseri, både på organisationens och av naturens resurser. Som inköpare kan du göra skillnad.

Gröna plastlådor  med återvinningssymbol, fyllda med plastflaskor
  • Cirkulär ekonomi

Varje år orsakar de största kommunerna i Östra Mellansverige 4000 ton koldioxidutsläpp, bara genom sin användning av arbetsmaterial av fossil plast, som till exempel skoskydd, handskar och soppåsar. Uppsala kommun har arbetat aktivt för att minska sina utsläpp.

En packe av olika tyger
  • Cirkulär ekonomi

Textilier har en stor miljöpåverkan, både för att råvarorna kräver stora resurser när de produceras och för att vägen från råvara till färdigt plagg kräver både energi och kemikalier. Att tänka rätt i upphandlingen kan därför göra stor skillnad.

Hållbar upphandling

En man levererar färska grönsaker i stor låda.
  • Generellt - Miljömässig hållbarhet

Sandvikens kommun har på fem år halverat antalet körda mil vid distribution av livsmedel och andra varor till kommunens verksamheter. Kommunen har haft en medveten hållbarhetsstrategi vid upphandlingen av distributör och transportör som också gett flera andra positiva effekter.

En person spolar rent gatstenar.
  • Generellt - Miljömässig hållbarhet

När Vänersborgs kommun 2017 upphandlade renhållning och klottersanering reserverades upphandlingen till leverantörer med medarbetare som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. Vinnare blev ett arbetsintegrerande socialt företag (ASF).

En man installerar solpaneler på ett tak.
  • Generellt - Miljömässig hållbarhet

Järfälla kommun är den första offentliga organisation som har upphandlat solel som tjänst. Avtalet med Eneo Solutions ska ge lokalproducerad el genom solcellsanläggningar på tio kommunala skolor och äldreboenden. Kommunen genomförde upphandlingen efter krav på minskade kostnader för investeringar och miljöplan med ett tydligt effektmål.

Man i rullstol fikar vid en universellt utformad parkbänk. Bordet har en förlängd bordsskiva så att en rullstol, rollator eller barnvagn kan köra in under.
  • Tillgänglighet

Intresset för naturupplevelser har ökat och fler vill ha möjlighet att ta sig ut till naturområden. En viktig del av Sollentuna kommuns naturvårdsarbete har under många år varit att alla invånare ska ha möjlighet att ta del av naturupplevelser, oavsett funktionsförmåga. Genom att sätta tydliga mål, göra en grundlig behovsanalys och samverka med experter har kommunen nu skapat tillgängliga naturområden för alla.

Dator, mobil och en mus.
  • Tillgänglighet

Att ställa tillgänglighetskrav på digitala system och tjänster som köps in, tycker många beställare och upphandlare är en utmaning. Arbetsförmedlingen har genomfört ett antal upphandlingar av digitala tjänster med krav på tillgänglighet och delar generöst med sig av sina erfarenheter, lärdomar och misstag.

Innovation i upphandling

Handslag och kugghjul
  • Innovation

Växjö kommun använder innovationspartnerskap för att upphandla lösningar på olika utmaningar. Med innovationspartnerskap kan de upphandla lösningar som ännu inte finns på marknaden.

En person jobbar med en stor framgrävd vattenledning i leran.
  • Förkommersiell upphandling
  • Innovation

Dialog med leverantörer och förkommersiell upphandling ledde till produkter som mötte behoven när tekniken för vattenförsörjning skulle förnyas. En lärdom är att tidigt ta en kontakt med marknaden för att sprida budskap om behovet och få potentiella leverantörer intresserade.

En sjuksköterska i engångsförkläde förbereder en patient.
  • Förhandlat förfarande med föregående annonsering
  • Innovation

Engångsförkläden av plast står för en stor miljöpåverkan. Region Skåne genomförde en upphandling med stöd av förhandlat förfarande för att få fram klimatsmarta råvaror och en produkt som tillgodosåg behoven just för engångsförkläden.

Samhällsviktig verksamhet

Sjuksköterska under arbetspass går förbi förbrukningsmaterial
  • Krisberedskap

När regionsamarbetet Varuförsörjningen hösten 2019 skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. Sedan utbrottet av Covid-19 har även verksamheter i andra delar av landet råkat ut för materialbrist.