Spendanalys ger Göteborg koll på inköpen
- Trendens
Göteborgs stad gör årligen inköp för cirka 23 miljarder kronor. Det är därför inte konstigt att politikerna beslutat om att man ska arbeta strategiskt med inköpsfrågor. För att kunna göra det fullt ut har staden inrättat en central funktion för inköpsanalys med uppgift att tillhandahålla analysstöd och underlag till arbetet med kategoristyrning.
Innehåll på denna sida
Den här artikeln ingick i Trendens 2019.
Att spendera betyder enligt Svenska Akademiens ordlista att ”använda pengar”. En spendanalys eller inköpsanalys visar hur en inköpsorganisation använder sina pengar. Syftet med analysen är att ge svar på frågorna: vem köper vad, av vem och för hur mycket? För att göra analysen används ofta ett spendanalysverktyg. Hösten 2018 upphandlade Göteborgs stad ett sådant verktyg. Det danska företaget KMD vann upphandlingen.
"Vi tittar på alla transaktioner med inköpsglasögon."
Rekryterade ny kompetens
Samtidigt rekryterade staden två personer för att arbeta med kartläggning och analys av förvaltningarnas och bolagens samlade inköp. Staden har sedan tidigare en controllerfunktion för ramavtal och den finns kvar. Ramavtalen omsätter ungefär 6 av de 23 miljarder kronor som staden årligen gör inköp för.
– Vi tittar på alla transaktioner med inköpsglasögon. Spendanalysen är ett nödvändigt komplement till ekonomiredovisningen, säger Oscar Fernholm, inköpsanalytiker, Göteborgs stad.
Indelning ger överblick
En spendanalys möjliggör kategoristyrning och bygger på att liknande typer av varor, tjänster och entreprenader läggs i samma inköpskategorier. Genom att göra ett kategoriträd skapas den spårbarhet och överblickbarhet som är nödvändig för att kunna analysera och arbeta strategiskt med inköpen.
"Spendanalysverktyget ger oss djupare insikter."
– Spendanalysverktyget ger oss djupare insikter. Vi har nu större möjligheter att få en bättre och mer detaljerad bild av våra inköp, säger Jonas Berg, senior inköpsanalytiker, Göteborgs stad.
Tack vare arbetet med inköpsanalys har Göteborgs stad i dag en bättre övergripande koll på inköpen och svar på frågorna: vem köper vad, av vem och för hur mycket. Detta går att läsa i den stadenövergripande spendrapporten för Göteborgs stads förvaltningar och bolag år 2018 som har sammanställts av den inköpsstrategiska avdelningen där Oscar och Jonas arbetar.
Framgångsfaktorer
Oscar och Jonas har två goda råd till de inköpsorganisationer som vill börja arbeta med kategoristyrning och spendanalys.
- Ta fram kategoriträd för inköp tillsammans med verksamheterna. Ett gemensamt kategoriträd med relevanta inköpskategorier samt definitioner och principer för kategorisering ger grunden för ett framgångsrikt arbete med inköpsanalys. Göteborgs stads kategoriträd utgår ifrån leverantörsmarknaden och har koppling till UNSPSC-standarden (FN:s standard för att klassificera varor och tjänster).
- Investera i ett systemstöd. Ett enklare stöd kan ge insikter till en låg kostnad.