Start

Utveckla ändamålsenliga inköpsorganisationer

Ni kan se till att er inköpsorganisation är ändamålsenlig – att den skapar goda förutsättningar för träffsäkra upphandlingar. Det kan bidra till att ni effektivare kan uppnå interna, nationella och internationella mål, utveckla verksamheten och göra besparingar.

Upphandling som ett strategiskt verktyg

Offentlig upphandling är mer än enbart en process för offentliga inköp. Det är även ett strategiskt verktyg för att driva verksamhetsutveckling för ett hållbart samhälle. Regeringen antog år 2016 den nationella upphandlingsstrategin. I strategin fastställs att det behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation för att möjligheterna med strategiska inköp ska kunna tas tillvara fullt ut.

Uppdrag att stimulera etableringen av ändamålsenliga inköpsorganisationer

År 2021 gav regeringen Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att stimulera etableringen av ändamålsenliga inköpsorganisationer. Regeringsuppdraget slutredovisades 2022 men Upphandlingsmyndigheten fortsätter att stödja utvecklingen.

Ta del av slutrapporten för uppdraget

Film om ändamålsenliga inköpsorganisationer

Hör politiker och höga chefer i offentliga organisationer som kommit långt i arbetet resonera kring vikten av ändamålsenliga inköpsorganisationer:

Stöd för att utveckla ändamålsenliga inköpsorganisationer

Upphandlingsmyndighetens stöd för att utveckla ändamålsenliga inköpsorganisationer är indelat i två områden:

  • Inköpsstyrning i ledningssystemet vilket beskriver hur det går att öka systematiken i inköpsfunktionens samspel med ledningen.
  • Ansvarsfördelning i inköpsprocessen vilket beskriver hur det går att öka systematiken i samspelet mellan inköpsfunktionen och verksamheten.

I stödet finns hypoteser om vad som kan vara lämpligt att utveckla i er inköpsstyrning och ansvarsfördelning i inköpsprocessen. Vi kallar det hypoteser för att betona att ni själva behöver avgöra ambitionsnivån för hur välutvecklad er inköpsstyrning ska vara och hur detaljerat ni behöver strukturera och fördela ansvar i inköpsprocessen. Vad som är lämpligt beror bland annat på storlek på organisationen och inköpsvolymen.

Integrering av inköpsstyrning i ledningssystemet

Inköpsstyrning innefattar strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten. För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för mål- och budgetprocessen eller verksamhetsplaneringsprocessen.

Inköpsstyrning i ledningssystemet

Fördelning av ansvar i inköpsprocessen

Många offentliga organisationer är stora och utgör komplexa system med en stor bredd av verksamheter. Därför är det viktigt att ha en genomtänkt ansvarsfördelning och koordinering av inköpsverksamheten för att den ska främja träffsäkra inköp. Problem och hinder i inköpsprocessen kan undvikas genom tydlighet i roller och mandat och via en struktur som implementeras och accepteras av organisationens verksamhet, ledning och inköpsfunktion.

För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen, på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.

Ansvarsfördelning i inköpsprocessen

Strategiskt inköpsarbete med hjälp av kategoristyrning och spendanalys

Ett sätt att arbeta strategiskt med inköpsverksamheten är att arbeta med kategoristyrning. Det innebär att ni planerar och följer upp inköpsverksamheten på kategorinivå.

Seminarium om kategoristyrning

Spendanalys som grund för kategoristyrning

För att kunna arbeta kategoristyrt behöver ni kartlägga organisationens inköpsmönster med en spendanalys. Spendanalysen visar vilka era inköpskategorier är. Den svarar bland annat på följande frågor:

  • Vad är det vi köper?
  • För hur mycket köper vi?
  • Från vilka leverantörer köper vi?
  • Vem i organisationen genomför inköpen?

Analysera inköpen med spendanalys
Så här gör du en spendanalys

Relaterat innehåll

Träffsäkra inköp

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.

Modell över inköpssystemet

Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.

Upphandlingsmyndighetens logtypsymbol
  • Trendens

Trendens är Upphandlingsmyndighetens årliga rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet. Artiklarna är intressanta och relevanta för alla som arbetar med och berörs av offentlig upphandling. Trendens 2021 innehåller inspirerande exempel på hur organisationer och individer runt om i landet tänkt om i båda betydelserna av uttrycket ”Tänk om”.

Undersökning
28 sep 2022

Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.