Inköpsstyrning i ledningssystemet
För att styrningen av inköpsorganisationer ska vara ändamålsenlig behöver den på ett tydligt sätt vara integrerad i ledningssystemet. Det är viktigt att målstyrningen på övergripande nivå omfattar inköpsverksamheten och att målen för inköp har en tydlig koppling till målen för organisationen.
Innehåll på denna sida
- Integrera inköpsstyrning i organisationens ledningssystem
- Rekommendationer om hur inköpsstyrning kan integreras
- Genomför en nulägesanalys
- Tydliggör inköpsverksamhetens uppdrag och mål
- Ta fram en inköpsstrategi
- Ta fram kategoristrategier
- Gör en kategoriplanering
- Gör en årlig upphandlingsplanering
- Följ upp strategi och planering
Integrera inköpsstyrning i organisationens ledningssystem
Inköpsstyrning innefattar strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten. De tre delarna innehåller:
- Strategi – tydliggöra uppdrag och mål samt ta fram inköpsstrategi
- Planering – planera kategorier på lång sikt samt göra en årlig upphandlingsplan
- Uppföljning – följa upp strategin och den taktiska inköpsverksamheten samt ta fram framåtblickande kunskapsunderlag utifrån lärdomar från uppföljningen
När målstyrningen på en övergripande nivå omfattar inköpsverksamheten blir det tydligt vilka styrande signaler som avser inköp.
Rekommendationer om hur inköpsstyrning kan integreras
Organisationen behöver avgöra ambitionsnivån för hur välutvecklad inköpsstyrningen ska vara och hur mycket plats den ska ta i ledningssystemet jämfört med övrig styrning. Här presenterar vi våra rekommendationer om hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten bör integreras i ledningssystemet. Med ledningssystem avser vi den organisationsövergripande planerings- och uppföljningsprocessen.
Genomför en nulägesanalys
Nulägesanalysen kan betraktas både som början och slutet av styrprocessen. Om strategiskt inköpsarbete är nytt för organisationen är en nulägesanalys ett lämpligt första steg. För en organisation som har hållit på ett tag utgör nulägesanalysen ett årligt kunskapsunderlag.
En nulägesanalys består av
- en sammanfattande analys av resultatet från uppföljningen av inköpsverksamheten och omvärldsanalysen
- en bedömning av hur aktuell den nuvarande inköpsstrategin är
- en spendanalys
Underlaget bör beskriva lärdomar om vad som fungerar respektive inte fungerar i inköpsverksamheten och ge förslag på nya strategiska vägval.
För att kunna göra en nulägesanalys av inköpsverksamheten behöver organisationens inköpsmönster kartläggas. Det görs i en spendanalys som är en systematisk analys av organisationens kostnader. Spendanalysen är viktig och bör göras årligen för att få fram underlag för dialog om sourcingstrategi och strategi för utveckling av inköpsverksamheten.
Framåtsyftande kunskapsunderlag och årlig revidering
För ändamålsenlig styrning och ledning av inköpsverksamhet behöver
- framåtsyftande kunskapsunderlag tas fram med identifiering av inköpsverksamhetens utmaningar för att kunna bidra till organisationens måluppfyllelse.
- den årliga revideringen innehålla resultat från uppföljning, omvärlds- och invärldsanalys och en bedömning av strategins aktualitet. Den ska också ge framåtsyftande lärdomar om vad som fungerar och inte fungerar samt ge nya förslag på strategiska vägval.
För en organisation som är i början av att utveckla inköpsstyrningen kan nulägesanalysen syfta till att tydliggöra inköpsverksamhetens nuvarande uppdrag och mål. Det innefattar att analysera vilka av organisationens behov som försörjs med inköp och bedöma om nuläget utgör en ändamålsenlig sourcingstrategi.
Frågor som kan vara lämpliga att utforska är exempelvis om fler behov bör försörjas med inköp, och om några behov som i dag tillgodoses genom inköp i stället bör hanteras i egen regi.
Spendanalys som kartlägger inköpsmönster
För ändamålsenlig styrning och ledning av inköpsverksamhet behöver en spendanalys som kartlägger organisationens inköpsmönster genomföras.
En spendanalys visar
- information om vad som köps
- hur stora kostnader inköpen utgör
- vem som köper vad
- vilka leverantörer som organisationen köper från
Detta är en viktig analys som kan göras årligen för att få fram underlag för dialog om sourcingstrategi och strategi för utveckling av inköpsverksamheten.
Här kan finns våra stöd om spendanalys:
Förslag på ansvarsfördelning
Inköpsfunktionen bör ansvara för att ta fram kunskapsunderlag och genomföra spendanalyser. Kunskapsunderlaget måste anpassas till behovet hos beslutsfattare på olika nivåer i organisationen. Ju högre upp en beslutsfattare befinner sig desto mer sammanfattat och aggregerat behöver kunskapsunderlaget vara. Organisationens högsta beslutande organ bör ta del av det underlag som ligger till grund för att utveckla sourcing- och inköpsstrategin.
Tydliggör inköpsverksamhetens uppdrag och mål
Den organisationsövergripande mål- och resultatstyrningen behöver omfatta inköpsverksamheten så att det blir tydligt vilka styrande signaler som syftar på inköp. Den stora mängd styrning som finns i offentlig verksamhet riskerar att minska kraften i ledningens styrsignaler. Ibland beskrivs detta som en risk för perspektivträngsel. För att undvika att sådan trängsel uppstår behöver nivån och omfattningen på styrdokumenten vara rätt. Rätt beslutsnivå behöver också besluta och följa upp respektive styrning.
Styrdokument med syfte och målsättningar för inköpsverksamheten
För ändamålsenlig styrning av inköpsverksamheten behöver ett styrdokument fastställas med syfte och målsättningar. Det ska på en övergripande nivå beskriva vad som ska försörjas med inköp (sourcingstrategi) och vilka av organisationens mål som inköpsverksamheten ska bidra till att uppnå.
Ett exempel på ett sådant styrdokument är en inköpspolicy som bland annat anger de egna målsättningarna i förhållande till nationell inriktning såsom Agenda 2030, nationella upphandlingsstrategin och de nationella miljökvalitetsmålen.
De övergripande prioriteringarna i en inköpspolicy är ett stöd för att hantera målavvägningar i ett strategiskt och taktiskt inköpsarbete.
Förslag på ansvarsfördelning
Inköpsfunktionen bör ansvara för att ta fram förslag på inköpsverksamhetens uppdrag och mål samt fastställa dessa i ett styrdokument. Organisationens högsta beslutande organ bör besluta om styrdokumentet.
Ta fram en inköpsstrategi
Uppdragsbeskrivningen och målsättningarna som kan beskrivas i en inköpspolicy bör omfatta flera år och ha en inriktande karaktär. För att göra den långsiktiga inriktningen för inköpsverksamheten mer konkret behöver ledningen beskriva hur målen för inköpsverksamheten ska uppnås de närmaste åren. Detta kallar vi inköpsstrategi.
Inköpsstrategin behöver uppdateras löpande med stöd av de nulägesanalyser som genomförs inom ramen för uppföljningen.
Inköpsstrategi som anger inriktning för hur målen ska uppnås och mått för uppföljning
För att åstadkomma en ändamålsenlig styrning av inköpsverksamheten behöver inköpsstrategin som anger inriktning för hur målen med inköpsverksamheten ska uppnås fastställas och kontinuerligt revideras.
Inköpsstrategin bör vara en del av mål och budget i en organisation och regleras i ett eget styrdokument. Den anger prioriteringar för hur inköpsverksamheten ska utvecklas för att uppfylla uppdraget och vilka av organisationens mål som inköpsverksamheten ska bidra till att uppnå.
I strategin bör det ingå mått för att följa upp strategin. Måtten kan användas för att bedöma både processeffektivitet och måluppfyllelse för organisationens hela inköpsverksamhet.
- Processeffektivitetsmått används för att styra och följa upp inköpsprocessen som sådan; det kan till exempel röra avtalstrohet och följsamhet till de grundläggande upphandlingsprinciperna: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande.
- Resultatmått kan vara kopplade till organisationens egna mål, exempelvis hållbarhet, effektivisering och kostnadsreduceringar.
Förslag på ansvarsfördelning
Inköpsfunktionen bör ansvara för att ta fram förslag på strategiplan och mått för att följa upp strategin. Organisationens högsta beslutande organ bör besluta om styrdokumentet som strategin placeras i.
Ta fram kategoristrategier
Inköpen kan både vara ett stöd till verksamheterna och ett strategiskt verktyg för samhällsutveckling. Därför behöver det organ som delegerats att ha övergripande ansvar för inköpsprocessen vara engagerat i inköpsfrågorna i både planering och uppföljning.
Strategier som innehåller prioriterade målsättningar för inköpskategorierna
För ändamålsenlig styrning av inköpsverksamheten är det en fördel om det finns strategier som innehåller prioriterade målsättningar för de olika inköpskategorierna.
Strategierna baseras på potential-, spend- och marknadsanalyser. De kan till exempel antas i mål och budget för det organ som delegerats ansvaret för inköpsfrågorna. De bör även innehålla strategiska pilotprojekt.
Det finns starka belägg för att det är utmanande att konkretisera avvägningen mellan
- vilka av alla mål som en upphandling ska bidra till när man utformar utvärderingsmodeller
- kravställning i inköpsprocessen
Det kräver förarbete i form av analyser och kartläggningar som kan utgöra kunskapsunderlag vid vägval om avvägningar. Förarbetet tar tid och kan kräva specialistkompetens. Därför är det viktigast att fokusera på att uppnå de mål som är viktigast inom kategorin. Det kan till exempel handla om att det inom en kategori är särskilt viktigt att främja cirkulär ekonomi eller att säkerställa skäliga arbetsvillkor vid produktionen av varor och tjänster.
Kategoristrategier tydliggör vilka målsättningar som är viktigast att nå för inköpen inom respektive kategori. På så sätt bidrar strategierna till att på bästa sätt ta tillvara inköpsverksamhetens resurser i form av kompetens, tid och investeringar. Det är också viktigt att tänka över inom vilka inköpskategorier organisationen primärt ska genomföra upphandlingarna själva och vilka inköp som kan göras från till exempel Addas eller Kammarkollegiets ramavtal.
Förslag på ansvarsfördelning
Det organ som delegerats att hantera inköpsverksamheten behöver konkretisera inköpsstrategin till kategoristrategier.
Gör en kategoriplanering
För att styrningen ska få genomslag behöver tjänstepersonsorganisationen genomföra en långsiktig planering över vilka upphandlingar som ska genomföras inom kategorin. Denna planering kan till exempel beslutas i kategoriplaner.
Långsiktiga kategoriplaner över vilka upphandlingar som ska genomföras
För ändamålsenlig styrning och ledning av inköpsverksamhet behöver långsiktiga kategoriplaner fastställas. Dessa behöver innehålla planering av vilka upphandlingar som ska genomföras inom olika kategorier och samordnas mellan berörda verksamhetsgrenar. Den årliga planeringen kan till exempel göras i verksamhetsplanen.
Kategoriplanerna bör tydliggöra
- vilka upphandlingar som ska genomföras
- vilka målsättningar som behöver prioriteras
- vilka verksamheter som behöver delta
- vilka specialistkompetenser som lämpligen bidrar i de olika kategorierna.
Den årliga planeringen kan exempelvis vara en del i verksamhetsplanen.
Förslag på ansvarsfördelning
Kategoriplaner behöver beredas tvärfunktionellt och berörda verksamhetsgrenar vara delaktiga, till exempel i kategoriråd.
Kategoriråd är ett forum för diskussion och beslut om planering och uppföljning av inköp inom en inköpskategori. Inköpsfunktionen bör ansvara för att hålla ihop processen för kategoriplanering.
Gör en årlig upphandlingsplanering
I den årliga upphandlingsplaneringen behöver en inköpsbudget beslutas och sammanställas för alla verksamhetsgrenar. I budgeten ska det framgå hur mycket resurser och tid varje upphandling ska tilldelas från nyckelkompetenser som inköpare, verksamhetsföreträdare, hållbarhetsspecialister, beställare, jurister med flera.
Plan för vilka upphandlingar som ska genomföras av respektive verksamhetsgren
För ändamålsenlig styrning av inköpsverksamheten behöver en upphandlingsplanering för vilka upphandlingar som ska genomföras av respektive verksamhetsgren fastställas.
Den årliga upphandlingsplanen med inköpsbudget för alla verksamhetsgrenar bör ha utpekade nyckelkompetenser som behöver delta i inköpsprojekten, exempelvis inköpare, verksamhetsföreträdare, hållbarhetsspecialister, beställare, jurister med flera.
Den årliga planeringen kan till exempel göras i verksamhetsplanen för respektive verksamhetsgren. Men den behöver också sammanställas för organisationen som helhet och kommuniceras till marknaden.
Förslag på ansvarsfördelning
Det högsta beslutande organet för varje verksamhetsgren ansvarar för sin upphandlingsplanering med stöd av inköpsfunktionen. Inköpsfunktionen bör ansvara för en sammanställning för organisationen som helhet och kommunicera den till marknaden.
Följ upp strategi och planering
Uppföljningen utgör grunden för att kunna göra framåtsyftande uppskattningar av inköpsverksamhetens måluppfyllelse. Dessa är viktiga underlag för att kunna revidera och utveckla sourcing- och inköpsstrategin.
Ändamålsenlig styrning och ledning av inköpsverksamhet
För ändamålsenlig styrning och ledning av inköpsverksamhet behöver
- uppföljningen ligga till grund för framåtsyftande uppskattningar av måluppfyllelse. Mål och prioriteringar följas upp med stöd av fastställda resultat- och processmått på organisationsövergripande nivå, nedbrytbara till verksamhets- och kategorinivå.
- inköpsfunktionen stödja och följa upp avtals- och leverantörstrohet samt att inköpsprocesser sker enligt gällande rätt.
- systematiska riskanalyser av verksamhetskritiska inköp genomföras. Prioritering kan med fördel kopplas till organisationens internkontroll samt risk- och sårbarhetsanalys.
- inköpsverksamhetens måluppfyllelse, risker, avvikelser från regler samt status för projekt och upphandlingar diskuteras vid etablerade uppföljningsmöten i ledningssystemet, till exempel vid tertialuppföljning och årsbokslut.
För att säkerställa att inköpsverksamheten uppfyller sitt uppdrag och mål på ett effektivt sätt bör organisationen jobba systematiskt med uppföljning av hur väl inköpsverksamheten bidrar till att uppfylla organisationens målsättningar.
För att säkerställa att inköpsverksamheten efterlever reglerna bör inköpsfunktionen stödja och följa upp avtalstrohet, leverantörstrohet och att inköpsprocesser sker enligt gällande rätt.
Inköpsfunktionen bör även stödja verksamheten i att genomföra återkommande riskanalyser av verksamhetskritiska inköp. För att bestämma vad som är verksamhetskritiskt är det lämpligt att utgå från organisationens internkontroll samt risk- och sårbarhetsanalys.
Inköpsverksamheten bör följas upp med hjälp av fastställda resultat- och processmått. Resultaten bör vara nedbrytbara till verksamhets- och kategorinivå.
För att uppföljningen ska bidra till ständiga förbättringar av inköpsverksamheten behöver tjänstepersonsorganisationen ha återkommande uppföljningsmöten. Hur många möten och vilka funktioner som ska delta behöver anpassas till organisationens förutsättningar. På uppföljningsmötena bör organisationen
- föra dialog om resultaten
- göra riskanalyser
- göra uppskattningar av framtida måluppfyllelse
- rapportera status och progress för pilotprojekt, upphandlingar och avrop
- ta fram förslag på åtgärder för att säkra leverans och måluppfyllelse.
Mötena bör ske inom ramen för ledningssystemets uppföljningstidpunkter, till exempel vid tertialuppföljning och årsbokslut. Det är viktigt att besluta vem som är sammankallande för uppföljningsmötena.
Förslag på ansvarsfördelning
Inköpsfunktionen bör ansvara för att ta fram resultatuppföljningsrapporter för inköpsverksamheten på organisationsövergripande nivå. Dessa rapporter behöver vara nedbrytbara på verksamhets- och kategorinivå.
Relaterat innehåll
Ändamålsenliga inköpsorganisationer
För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.
Ansvarsfördelning i inköpsprocessen
För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen, på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.
Modell över det offentliga inköpssystemet
Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.
Träffsäker upphandling
Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.