Start

Inköpsstyrning i ledningssystemet

För att styrningen och ledningen av inköpsorganisationer ska vara ändamålsenlig behöver inköpsstyrningen på ett tydligt sätt vara integrerad i ledningssystemet. Det är viktigt att er målstyrning på övergripande nivå omfattar inköpsverksamheten. På så vis blir det tydligt vilka styrande signaler som syftar på inköp.

Stödet på denna sida riktar sig främst till kommuner och regioner

Stödet bygger på undersökningar vi har gjort i kommuner och regioner. Använd det gärna som inspiration, även om du arbetar i en statlig organisation. Vi arbetar med att ta fram ett anpassat stöd även till er.

Integrera inköpsstyrning i organisationens ledningssystem

Inköpsstyrning innefattar strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten. De tre delarna innehåller:

  • strategi – tydliggör uppdrag och mål samt ta fram inköpsstrategi och kategoristrategi
  • planering – planera kategorier på lång sikt samt gör en årlig upphandlingsplan
  • uppföljning – följ upp strategin och den taktiska inköpsverksamheten samt ta fram framåtsyftande kunskapsunderlag utifrån lärdomar från uppföljningen.

För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för ledningssystemet.

Med ledningssystem avser vi den organisationsövergripande planerings- och uppföljningsprocessen. Sveriges kommuner och regioner (SKR) benämner ledningssystemen i kommuner för ”Styrsnurra för utveckling och förbättring”.

Guide för SKR:s styrsnurra

Styrdokument påverkas av och påverkar strategi, planering och uppföljning. Dessa påverkar också varandra.
Inköpsstyrning integrerat i ledningssystemet

Hypoteser om hur inköpsstyrning kan integreras

Ni behöver själva avgöra ambitionsnivån för hur välutvecklad inköpsstyrningen ska vara och hur mycket plats den ska ta i ledningssystemet jämfört med övrig styrning. Därför benämner vi det som hypoteser som ni kan utforska om de passar er. Här presenterar vi hypoteser om hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten bör integreras i ert ledningssystem.

Genomför en nulägesanalys

Nulägesanalysen kan betraktas både som början och som slutet av styrsnurran. Om strategiskt inköpsarbete är nytt för organisationen är en nulägesanalys ett lämpligt ställe att börja på. För en organisation som har hållit på ett tag utgör nulägesanalyser ett årligt kunskapsunderlag.

En nulägesanalys består av

  • en sammanfattande analys av resultat från uppföljning av inköpsverksamheten och er omvärldsanalys
  • en bedömning av hur aktuell den nuvarande inköpsstrategin är
  • en spendanalys.

Underlaget bör beskriva lärdomar om vad som fungerar respektive inte fungerar i inköpsverksamheten och ge nya förslag på strategiska vägval.

För att kunna göra en nulägesanalys av inköpsverksamheten behöver organisationens inköpsmönster kartläggas. Det görs i en spendanalys, vilket är en systematisk analys av kostnader. Detta är en viktig analys som kan göras årligen för att få fram underlag för dialog om sourcingstrategi och strategi för utveckling av inköpsverksamheten.

Tydliggör inköpsverksamhetens uppdrag och mål

Er organisationsövergripande mål- och resultatstyrning behöver omfatta inköpsverksamheten så att det blir tydligt vilka styrande signaler som syftar på inköp. Den stora mängd styrning som finns i offentlig verksamhet riskerar att minska kraften i ledningens styrsignaler. Ibland beskrivs detta som en risk för perspektivträngsel. För att undvika att sådan trängsel uppstår behöver nivån och omfattningen på styrdokumenten vara rätt. Rätt beslutsnivå behöver också besluta och följa upp respektive styrning.

Ta fram en inköpsstrategi

Uppdragsbeskrivningen och målsättningarna som kan beskrivas i till exempel en inköpspolicy bör omfatta flera år och ha en inriktande karaktär. För att göra den långsiktiga inriktningen för inköpsverksamheten mer konkret behöver ledningen beskriva hur målen för inköpsverksamheten ska uppnås de närmaste åren. Detta kallar vi inköpsstrategi.

Inköpsstrategin behöver uppdateras löpande med stöd av de nulägesanalyser som genomförs inom ramen för uppföljningen och utifrån nya uppdrag. Nya uppdrag kan till exempel vara att ta hänsyn till förändringar i lagstiftning för kommuner.

Ta fram kategoristrategier

Inköpen kan både vara ett stöd till verksamheterna och ett strategiskt verktyg för samhällsutveckling. Därför behöver det organ som delegerats att ha övergripande ansvar för inköpsprocessen vara engagerat i inköpsfrågorna i både planering och uppföljning.

Organet som delegerats att hantera inköpsfrågor behöver i sin styrning och ledning utgå från den kategoriindelning som tas fram med hjälp av nulägesanalysen. När inköpsportföljen delats in i kategorier går det att analysera möjligheten att uppnå målsättningar i till exempel Agenda 2030 på en mer övergripande nivå. Dessa analyser kan sedan utgöra grunden för framtagande av kategoristrategier.

Gör en kategoriplanering

För att styrningen ska få genomslag behöver tjänstepersonsorganisationen genomföra en långsiktig planering över vilka upphandlingar som ska genomföras inom kategorin. Denna planering kan till exempel beslutas i kategoriplaner.

Gör en årlig upphandlingsplanering

I den årliga upphandlingsplaneringen behöver en inköpsbudget sammanställas för alla verksamhetsgrenar. I den behöver det beslutas hur mycket resurser och tid varje upphandling ska tilldelas från nyckelkompetenser som inköpare, verksamhetsföreträdare, hållbarhetsspecialister, beställare, jurister med flera.

Följ upp strategi och planering

Uppföljningen utgör grunden för att kunna göra framåtsyftande uppskattningar av inköpsverksamhetens måluppfyllelse. Dessa är viktiga underlag för att kunna revidera och utveckla sourcing- och inköpsstrategin.

Relaterat innehåll

Barn flyttar stora schackpjäser

För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.

Inköpsprocessen

För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen, på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.

Modell över inköpssystemet

Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.

Träffsäkra inköp

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.

Undersökning
28 sep 2022

Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.