Ansvarsfördelning i inköpsprocessen
Många offentliga organisationer är stora och utgör komplexa system med en stor bredd av verksamheter. Därför är det viktigt att ha en genomtänkt ansvarsfördelning och koordinering av inköpsverksamheten för att den ska främja träffsäkra inköp. Problem och hinder i inköpsprocessen kan undvikas genom tydlighet i roller och mandat och via en struktur som implementeras och accepteras av organisationens verksamhet, ledning och inköpsfunktion.
Innehåll på denna sida
För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen. Det gäller på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.
Inköpsfunktionen behöver ses som en både stödjande och ledande funktion som syftar till att skapa verksamhetsnytta genom inköp. Det måste därför vara tydligt när inköpsfunktionen är rent stödjande, utifrån verksamhetens behov, och när den har en ledande eller normerande roll. De formella mandaten behöver tydliggöras i delegationsordningen och delegerade beslut ska återrapporteras löpande.
Stödet på denna sida riktar sig främst till kommuner och regioner
Stödet bygger på undersökningar vi gjort i kommuner och regioner. Använd det gärna som inspiration, även om du arbetar i en statlig organisation. Vi arbetar med att ta fram ett anpassat stöd även till er.
Inköpsprocessen består av tre delprocesser
Inköp inom ramen för en organisations mål- och resultatstyrning, är en process som består av tre delprocesser (zoner): förbereda, upphandla och realisera inköp. Här beskriver vi de hypoteser som kännetecknar varje zon. Varje organisations behov behöver styra hur den tillämpar aktiviteterna i de olika zonerna.
Synen på inköp är ofta att det är detsamma som det regelstyrda steget av en upphandling (zon 2). Men en välfungerande inköpsprocess omhändertar också insatserna för att förbereda samt realisera inköp.
Upphandlingar har olika komplexitet och därmed behövs olika mycket involvering och ansvar från både inköpsfunktionen och verksamheten. Ju mer komplext ett behov är, desto mer krävs verksamhetens involvering.
Utgångspunkter för ansvarsfördelning i inköpsprocessen
Även för de enklaste upphandlingarna behöver det finnas en behovsägande beställare i verksamheten. Man kan se det som att verksamhet och inköpsfunktion alltid har ett delat ansvar för inköpen, och att den verksamhetsgren som har det organisatoriska huvudansvaret för vad som ska upphandlas alltid behöver delta.
I övrigt styrs vem som bör ha ansvar för vad av hur komplex själva varan eller tjänsten som upphandlas är.
Beställare och fördelning av huvudansvar
För ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen behöver
- det alltid finnas en beställare för inköpet i verksamheten
- den organisatoriska enhet som har huvudansvaret för inköpsprocessen styras av hur komplext upphandlingsföremålet är.
Vid inköp av enkla upphandlingsföremål driver inköpsfunktionen inköpsprocessen utifrån kända behov i verksamheten. Exempel: kontorsmaterial
Vid inköp av komplicerade upphandlingsföremål tar inköpsfunktionen en mer ledande roll i inköpsprocessen, med djup involvering av verksamheten i beskrivningen av behov. Exempel: konsulttjänster
Vid inköp av komplexa upphandlingsföremål stödjer inköpsfunktionen med sin expertis, när det gäller exempelvis synen på historiska anskaffningsvolymer och perspektiv på hur samspelet med leverantörsmarknaden fungerar.
Vid mer sällan använda upphandlingsförfaranden såsom innovationspartnerskap eller konkurrenspräglad dialog behöver inköpsfunktionen leda inköpsprocessen. Exempel: medicinteknisk utrustning
Zon 1 – förbered upphandlingen
I zon 1 behöver inköpsfunktionen stödja verksamheten med att förbereda inköpet. Det måste få ta tid och resurser i anspråk för att syftet med inköpet ska nås och på bästa sätt bidra till verksamhetsutveckling.
Förberedelsefasen är uppdelad i de tre stegen planera, kartlägga och analysera.
Aktiviteter i förberedelsefasen är
- in- och omvärldsanalys
- behovsanalys
- marknadsdialog och marknadsanalys
- prioriteringar
- riskanalyser
- hantering av målavvägningar.
Även värdefulla erfarenheter och lärdomar från tidigare upphandlingar och befintliga avtal på området behöver tas med i arbetet.
Stöd i att förbereda inköp och samarbete mellan nyckelfunktioner
För ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen stödja i att förbereda inköp. Det kan handla om att stödja i aktiviteter som in- och omvärldsanalys, behovsanalys, marknadsdialog och marknadsanalys, prioriteringar, riskanalyser och hantering av målkonflikter. Även erfarenheter och lärdomar från tidigare upphandlingar och befintligt avtal på området behöver tas med i arbetet. Detta måste få ta tid och resurser i anspråk, för att kunna uppnå syftet med inköpet/upphandlingen och därmed på bästa sätt kunna bidra till verksamhetsutveckling.
De nyckelfunktioner och kompetenser som identifierats i upphandlingsplaneringen behöver arbeta tillsammans för att omsätta styrningen till krav i enskilda upphandlingar som i sin tur bidrar till att nå organisationens mål.
De nyckelfunktioner som identifierats i upphandlingsplaneringen behöver arbeta tillsammans för att förbereda inköpen. Det kan röra sig om inköpare, verksamhetsföreträdare, hållbarhetsspecialister, beställare och jurister. I arbetet med att förbereda upphandlingen omsätts styrning till krav för enskilda upphandlingar som i sin tur bidrar till att nå organisationens mål.
Arbetet med att förbereda ett inköp måste prioriteras och få ett stort tidsmässigt utrymme, och inköpsfunktionen behöver vara med hela vägen som ett stöd. Det betyder att inköpsfunktionen på ett eller annat sätt håller ihop förberedelsefasen.
Mycket förberedelsearbete görs av verksamheten, men om verksamheten börjar förbereda utanför inköpsprocessens ramar kan förberedelsefasen bli ineffektiv. Inköpsfunktionen behöver därför vara delaktig redan från början.
Zon 2 – genomför upphandlingen
I zon 2 leder inköpsfunktionen själva upphandlingen. Det är den minst omfattande delen av inköpsprocessen och avslutas när parterna träffat ett avtal.
Ledning av arbetet och mandat
För ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen leda själva upphandlingen. Inköpsfunktionen behöver ha ett tydligt mandat som framgår av delegationsordningen och se till att reglerna efterlevs i den formella upphandlingen. Det är mandatet som är det viktiga, inte den organisatoriska placeringen. Om regelefterlevnaden brister behöver det finnas ett tydligt sätt att återrapportera detta.
I den här zonen behöver inköpsfunktionen ha en ledande roll med ett större mandat jämfört med i de andra zonerna. Den behöver ha ett starkt mandat att tillse att regler efterlevs i den formella delen av upphandlingen, men även interna regler såsom att riktlinjer och rutiner följs. Mandatet behöver vara tydligt i delegationsordningen.
Zon 3 – realisera och skapa värde utifrån upphandlingen
I zon 3 behöver inköpsfunktionen stödja i förverkligandet av inköpet.
Realiseringsfasen är indelad i de två stegen implementera och förvalta. Implementera handlar om att få nya avtal att fungera i organisationen genom att rätt funktioner känner till nya avtal och nya rutiner. Det handlar också om att anpassa e-handelslösningar. Förvalta innebär både avtalsuppföljning och affärsutveckling.
Stöd i realiseringen av inköpet
För ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen stödja i realiseringen av inköpet. Realiseringsfasen är uppdelad i stegen implementera och förvalta:
- Implementera handlar om att få nya avtal att fungera i organisationen genom kännedom om nya avtal, nya rutiner och att anpassa e-handelslösningar.
- I steget förvalta ingår avtalsuppföljning och affärsutveckling.
Avtalsuppföljning innebär en uppföljning av att leverantören levererar det som har avtalats under hela avtalsperioden. Det gäller att kraven på pris, kvalitet, leverans och resultat i upphandlingsdokumenten uppfylls. Verksamheten ansvarar för avtalsuppföljningen.
Affärsutveckling innebär att hålla en regelbunden dialog med leverantörer om leveransens genomförande och resultat. Grunden för en affärsutveckling börjar ofta redan i zon 1, den förberedande fasen; det är där som relationen med leverantörerna inleds.
När flera olika förvaltningar eller avdelningar köper från avtalen måste det vara tydligt vilken verksamhetsgren som ansvarar för att följa upp avtalet och utveckla affärsrelationen, samt hur inköpsfunktionens stöd ska se ut.
All avtalsuppföljning och affärsutveckling behöver sedan återföras in i den övergripande uppföljningen som utgör underlag inför kommande inköp och upphandlingar.
Beställ från avtalet
Verksamhetschefer inom offentlig sektor behöver
- ha god förståelse för målen i inköpsstrategin
- känna ägandeskap för att deras verksamheters inköp bidrar till att uppnå målen i strategin
- främja en positiv inköpskultur.
Rent ansvarsmässigt är det viktigt att tydliggöra att inköpsbeslut och måluppfyllelse inom ramen för upprättade avtal ligger på respektive budgetansvarig. I praktiken innebär det att en utsedd funktion kan vara beställare och att en budgetansvarig attesterar.
Personal med delegerat inköpsansvar och budgetansvariga
För ändamålsenlig ansvarsfördelning för operativt inköpsarbete behöver
- löpande beställningar från befintliga avtal och kravställt sortiment genomföras av personal med delegerat inköpsansvar
- inköpsbeslut och måluppfyllelse inom ramen för upprättade avtal vara respektive budgetansvarigs ansvar.
Relaterat innehåll
Ändamålsenliga inköpsorganisationer
För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.
Inköpsstyrning i ledningssystemet
För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för ledningssystemet.
Modell över det offentliga inköpssystemet
Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.
Träffsäker upphandling
Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.
Undersökning ger ny kunskap om offentliga upphandlingar
Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.