Start

Ansvarsfördelning i inköpsprocessen

Många offentliga organisationer är stora och utgör komplexa system med en stor bredd av verksamheter. Därför är det viktigt att ha en genomtänkt ansvarsfördelning och koordinering av inköpsverksamheten för att den ska främja träffsäkra inköp. Problem och hinder i inköpsprocessen kan undvikas genom tydlighet i roller och mandat och via en struktur som implementeras och accepteras av organisationens verksamhet, ledning och inköpsfunktion.

För en ändamålsenlig styrning, ledning och organisering av offentlig inköpsverksamhet behöver det finnas en tydlighet om vilken funktion som ska ha vilken roll och vilket mandat i inköpsprocessen. Det gäller på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå.

Inköpsfunktionen behöver ses som en både stödjande och ledande funktion som syftar till att skapa verksamhetsnytta genom inköp. Det måste därför vara tydligt när inköpsfunktionen är rent stödjande, utifrån verksamhetens behov, och när den har en ledande eller normerande roll. De formella mandaten behöver tydliggöras i delegationsordningen och delegerade beslut ska återrapporteras löpande.

Stödet på denna sida riktar sig främst till kommuner och regioner

Stödet bygger på undersökningar vi gjort i kommuner och regioner. Använd det gärna som inspiration, även om du arbetar i en statlig organisation. Vi arbetar med att ta fram ett anpassat stöd även till er.

Inköpsprocessen består av tre delprocesser

Inköp inom ramen för en organisations mål- och resultatstyrning, är en process som består av tre delprocesser (zoner): förbereda, upphandla och realisera inköp. Här beskriver vi de hypoteser som kännetecknar varje zon. Varje organisations behov behöver styra hur den tillämpar aktiviteterna i de olika zonerna.

Zon 1: förbereda. Zon 2: Upphandla. Zon 3: Realisera.
Inköpsprocessens olika zoner. 

Synen på inköp är ofta att det är detsamma som det regelstyrda steget av en upphandling (zon 2). Men en välfungerande inköpsprocess omhändertar också insatserna för att förbereda samt realisera inköp.
Upphandlingar har olika komplexitet och därmed behövs olika mycket involvering och ansvar från både inköpsfunktionen och verksamheten. Ju mer komplext ett behov är, desto mer krävs verksamhetens involvering.

Inköpsprocessen steg för steg

Utgångspunkter för ansvarsfördelning i inköpsprocessen

Även för de enklaste upphandlingarna behöver det finnas en behovsägande beställare i verksamheten. Man kan se det som att verksamhet och inköpsfunktion alltid har ett delat ansvar för inköpen, och att den verksamhetsgren som har det organisatoriska huvudansvaret för vad som ska upphandlas alltid behöver delta.

I övrigt styrs vem som bör ha ansvar för vad av hur komplex själva varan eller tjänsten som upphandlas är.

Zon 1 – förbered upphandlingen

I zon 1 behöver inköpsfunktionen stödja verksamheten med att förbereda inköpet. Det måste få ta tid och resurser i anspråk för att syftet med inköpet ska nås och på bästa sätt bidra till verksamhetsutveckling.

Förberedelsefasen är uppdelad i de tre stegen planera, kartlägga och analysera.

Aktiviteter i förberedelsefasen är

  • in- och omvärldsanalys
  • behovsanalys
  • marknadsdialog och marknadsanalys
  • prioriteringar
  • riskanalyser
  • hantering av målavvägningar.

Även värdefulla erfarenheter och lärdomar från tidigare upphandlingar och befintliga avtal på området behöver tas med i arbetet.

Zon 2 – genomför upphandlingen

I zon 2 leder inköpsfunktionen själva upphandlingen. Det är den minst omfattande delen av inköpsprocessen och avslutas när parterna träffat ett avtal.

Zon 3 – realisera och skapa värde utifrån upphandlingen

I zon 3 behöver inköpsfunktionen stödja i förverkligandet av inköpet.

Realiseringsfasen är indelad i de två stegen implementera och förvalta. Implementera handlar om att få nya avtal att fungera i organisationen genom att rätt funktioner känner till nya avtal och nya rutiner. Det handlar också om att anpassa e-handelslösningar. Förvalta innebär både avtalsuppföljning och affärsutveckling.

Beställ från avtalet

Verksamhetschefer inom offentlig sektor behöver

  • ha god förståelse för målen i inköpsstrategin
  • känna ägandeskap för att deras verksamheters inköp bidrar till att uppnå målen i strategin 
  • främja en positiv inköpskultur.

Rent ansvarsmässigt är det viktigt att tydliggöra att inköpsbeslut och måluppfyllelse inom ramen för upprättade avtal ligger på respektive budgetansvarig. I praktiken innebär det att en utsedd funktion kan vara beställare och att en budgetansvarig attesterar.

Relaterat innehåll

Barn flyttar stora schackpjäser

För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.

Ledningsystem

För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för ledningssystemet.

Modell över inköpssystemet

Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.

Träffsäkra inköp

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.

Undersökning
28 sep 2022

Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.