Start

Upphandla till samhällsviktig verksamhet

Ska du upphandla eller leverera varor eller tjänster till samhällsviktig verksamhet? I inköpsprocessen måste flera roller vara involverade för att kunna ställa rätt typ av krav på förmågan att stå emot och hantera störningar. För dig som leverantör är det viktigt att veta hur du ska hantera frågor kring risker och sårbarheter.

Vårt samhälle måste fungera även vid samhällsstörningar, det vill säga olyckor, kriser eller krig. För att kunna upprätthålla samhällets funktionalitet oavsett störning är vissa verksamheter viktigare än andra – de är samhällsviktiga. 

Samhällsviktig verksamhet är sådan verksamhet som är av betydelse för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner. Det kan handla om anläggningar, noder, infrastruktur eller tjänster, till exempel livsmedelsförsörjning, hälso- och sjukvård, transporter och elförsörjning. 

För att säkerställa att de samhällsviktiga funktionerna upprätthålls är det angeläget att offentliga organisationer arbetar långsiktigt med inköpsfrågor och involverar olika delar av organisationen.

Modellen utgår från beskrivningen av Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. Klicka på bilden för att öppna den i större format i eget fönster.

Tänk på!

Eftersom samhällsviktiga verksamheter är beroende av fungerande relationer med avtalade leverantörer i händelse av kris behöver det finnas en bra balans i ansvarsfördelningen mellan köpande och säljande part. En god dialog behövs både före och efter upphandlingen för att skapa en hållbar affär där båda parter lever upp till sina åtaganden.

Krisberedskapsaspekter vid upphandling

I detta stöd förklarar vi hur det går till att ta hänsyn till krisberedskapsaspekter vid upphandling. Stödet är till för dig som på olika sätt är involverad i upphandling till samhällsviktig verksamhet:

  • Beslutsfattare, du som sitter i en ledande position inom offentlig verksamhet och kan initiera policybeslut och strategi för organisationen. 
  • Upphandlare, för dig som jobbar med upphandling och bidrar med viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden.   
  • Krisberedskapsansvarig, för dig som arbetar med frågor som handlar om att förebygga och hantera kriser.  
  • Verksamhetssakkunnig, för dig som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till den samhällsviktiga verksamhet du arbetar i. 
  • Leverantör, för dig som ska eller vill leverera till kund som bedriver samhällsviktig verksamhet. 

Några viktiga begrepp

Viktiga samhällsfunktioner inom olika sektorer 

MSB har identifierat följande sektorer* som innehåller exempel på samhällsviktiga funktioner. Detta är ingen heltäckande förteckning. Varje organisation har själv skyldighet att identifiera funktioner som är av samhällsviktig betydelse: 

Barnomsorg och utbildning: Omsorg av barn, utbildning för barn och unga, övrig utbildning och forskning.

Dricksvattenförsörjning, avlopp och avfall: Avfallshantering, avlopp och dricksvatten.

Ekonomisk säkerhet: Utbetalningar av ersättning.

Energiförsörjning: El, energigas, fjärrvärme och fjärrkyla, flytande drivmedel och bränslen. 

Finansiella tjänster: Betalningsförmedling, finansiering och sparande, finansiell stabilitet, försäkring.

Handel och industri: Bygg- och anläggning, utrikeshandel, övrig handel och industri.

Hälso- vård och omsorg: Djurhälsovård, hantering av avlidna och begravningar, hälso- och sjukvård, läkemedelsförsörjning, medicinskt skydd och smittskydd, omsorg och socialtjänst, sjukvårdsprodukter, tandvård.

Information och kommunikation: Betrodda tjänster, grunddata, infrastruktur och tjänster för elektroniska kommunikationer, lagring och bearbetning av information, nyheter och samhällsinformation, post.

Livsmedelsförsörjning: Livsmedelsdistribution, livsmedelskontroll, livsmedelstillverkning, måltidsverksamhet, primärproduktion.

Offentlig förvaltning: Allmänna val, finansiering av offentlig verksamhet, krishantering, parlamentarisk process, Styrning, ledning och förvaltning

Ordning och säkerhet: Gränsskydd och gränsövervakning, skyddsverksamhet, upprätthållande av allmän ordning och brottsbekämpning.

Personalförsörjning: Personalförsörja samhällsviktig verksamhet.

Räddningstjänst och skydd av civilbefolkningen: Fysisk skydd, räddningstjänst, varning och alarmering. 

Transport: Järnvägstransporter, kollektivtrafik, luft och sjötransporter, terminaler, vägtransporter.

Socialförsäkringar: Allmänna pensionssystemet, sjuk- och arbetslöshetsförsäkringen. 

Transporter: Flygtransport, järnvägstransport, sjötransport, vägtransport, kollektivtrafik.  

*MSB genomför för närvarande ett utvecklingsarbete som förväntas vara klart under våren 2021. Beskrivningar och exempel för respektive sektor kommer att uppdateras när detta arbete slutförts.

Identifiering av samhällsviktig verksamhet: Lista med viktiga samhällsfunktioner (MSB:s webbplats)

Att identifiera samhällsviktig verksamhet  

För att kunna avgöra om det finns särskilda behov av krisberedskap vid ett inköp behöver organisationen ha gjort en bedömning av om hela, eller delar av, verksamheten ska betraktas som samhällsviktig.  

Man behöver också ha identifierat de beroenden som är kritiska för att verksamheterna ska fungera.

Exempel där samhällsviktig verksamhet identifieras är 

  • i kommunernas och regionernas arbete med risk- och sårbarhetsanalys enligt lagen (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH). 
  • när samhällsviktig verksamhet identifieras i andra processer, till exempel organisationens kontinuitetshantering (se definition ovan). 

Upphandling till samhällsviktig verksamhet – en vägledning

Om det är dags att upphandla, tänk på att 

  • göra en avvägning om verksamheten är av den art att den lämpar sig att upphandla eller att bedriva i egen regi 
  • de speciella krav som identifierats i en samhällsviktig verksamhet kan vara kostnadsdrivande 
  • beslutsunderlagen inför upphandling behöver vara väl avvägda och ta hänsyn till risk, kontinuitet och kostnadseffektivitet.

Vilken lag gäller för upphandlingen? 

Samhällsviktig verksamhet kan bedrivas inom olika sektorer vilket medför att en eller flera lagar kan behöva beaktas. Vilken av lagarna som är tillämplig på det enskilda inköpet beror på vilken typ av organisation man är, vilken verksamhet inköpet avser, hur riskfördelningen ser ut i det avtal som ska ingås eller vad som upphandlas.

I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation för att omhänderta de olika begreppen upphandlande myndighet och upphandlande enhet som finns definierade i upphandlingslagarna. 

Krisberedskapsaspekter i offentliga kontrakt

En framgångsfaktor för att upphandla till samhällsviktig verksamhet är att säkerställa att de offentliga kontrakten fungerar i kris. En viktig åtgärd för att åstadkomma detta är att skapa avtalsvillkor för olika krisnivåer, alternativt ingå särskilda krisberedskapsavtal som träder i kraft i händelse av kris. 

Krisberedskapsaspekter i offentliga kontrakt

Säkerhetsskyddad upphandling  

Samhällsviktig verksamhet kan ha behov av säkerhetsskydd. Då behöver särskilda krav ställas.  

Säkerhetsskydd handlar om att skydda säkerhetskänslig verksamhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och andra brott som kan hota verksamheten samt skydd i andra fall av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.  

Inför en upphandling ska det prövas om upphandlingen eller uppdraget kan komma att innehålla säkerhetsskyddsklassificerade (hemliga) uppgifter som är av betydelse för Sveriges säkerhet eller om upphandlingen i övrigt avser eller ger leverantören tillgång till säkerhetskänslig verksamhet. Om så är fallet ställs särskilda krav på säkerhetsskydd. 

Vi på Upphandlingsmyndigheten har en vägledning för säkerhetsskyddad upphandling. Även Säkerhetspolisen har en vägledning. 

Säkerhetsskyddad upphandling

Lärande exempel

Bodens kommun är en inspiration till hur man kan lyckas upprätthålla samhällsviktiga funktioner i en kris tack vare upphandling. Genom att förstå upphandlingens strategiska betydelse, vikten av samverkan mellan olika roller på alla nivåer och att ha god dialog med leverantörer, hanterade Boden försörjningen av skyddsmaterial i pandemin med mycket gott resultat. 
Genom samverkan på alla nivåer löste Boden försörjningen av skyddsmaterial under pandemin

När regionsamarbetet Varuförsörjningen hösten 2019 skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. Sedan utbrottet av Covid-19 har även verksamheter i andra delar av landet råkat ut för materialbrist. Lärdomarna från Varuförsörjningens upphandling kan därför lära oss mycket om att hantera kriser generellt.
Lärdomar från upphandling hjälper till i krisberedskapen

På Måltidsservice i Uppsala kommun arbetar de strategiskt med upphandling för att ha beredskap om krisen kommer. Det gjorde att man var förberedd när pandemin kom.
Strategiskt tänk inför upphandling gör Måltidsservice redo om krisen kommer