Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Verksamhetssakkunnig – upphandla till samhällsviktig verksamhet

Som verksamhetssakkunnig eller chef behöver du vara med i starten av upphandlingsprocessen för att kunna vara en bra beställare och kunna analysera förutsättningarna och behoven av det som ska upphandlas.

Modellen utgår från beskrivningen av Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. Klicka på bilden för att öppna den i större format i eget fönster.

Du som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till olika typer av samhällsviktig verksamhet kan vara verksamhetssakkunnig eller chef. Du har en nyckelroll i upphandling av den samhällsviktiga verksamhet du arbetar med.  

För att kunna analysera förutsättningarna i verksamheten behöver du vara väl förberedd på uppgiften och ha en grundläggande förståelse för upphandlingsprocessen.   

Stödet för den generella inköpsprocessen 

I dessa steg och checklistor förklarar vi förenklat vad du som verksamhetssakkunnig behöver göra och tänka på i upphandlingsprocessen av samhällsviktig verksamhet.  

Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet. I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet. 

Planera för verksamhetens behov 

Som verksamhetssakkunnig har du insikt i den samhällsviktiga verksamheten och kan bäst beskriva vad som är kritiskt för verksamheten och vilket behov som finns av en vara eller tjänst. Du har också kunskap om vilken nivå av säkerhetsskydd som finns för den samhällsviktiga verksamheten. 

Säkerhetsskyddad upphandling

Kartlägg behoven i verksamheten 

Du bör vara den som driver kravställningsprocessen och finnas med under hela avtalsperioden för uppföljning och utveckling av avtalet. Detta arbete är ett underlag för att senare i processen kunna ta fram samtliga upphandlingsdokument.

Upphandla - ytterligare steg i processen 

När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att, i förekommande fall, annonsera upphandlingen. Efter anbudsfristens slut utvärderas anbuden i samverkan med upphandlingsansvarig och krisberedskapsansvarig. Utvärderingen leder till ett tilldelningsbeslut och slutligen ett eller flera undertecknade avtal.   

Genomför upphandlingen  

Implementera avtalet 

Denna fas i inköpsprocessen utgörs av implementeringen av avtalet i organisationen. Här är den interna dialogen och kommunikationen en viktig del. Det är viktigt att i förväg ha tagit fram riskanalyser för implementeringen av avtalet.  

Förvalta: följ upp avtalen 

För att ta reda på om målen med avtalet nåtts behöver avtalet, leveranserna och leverantörens del i avtalet följas upp. Uppföljningen bör ske löpande och när kontraktstiden går mot sitt slut.  

Kommunicera!

Informera internt och informera igen! Det kommer ständigt in nya personer i organisationer som behöver veta vilka förutsättningar som gäller.