Verksamhetssakkunnig – upphandla till samhällsviktig verksamhet
Som verksamhetssakkunnig eller chef behöver du vara med i starten av upphandlingsprocessen för att kunna vara en bra beställare och kunna analysera förutsättningarna och behoven av det som ska upphandlas.
Innehåll på denna sida
Du som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till olika typer av samhällsviktig verksamhet kan vara verksamhetssakkunnig eller chef. Du har en nyckelroll i upphandling av den samhällsviktiga verksamhet du arbetar med.
För att kunna analysera förutsättningarna i verksamheten behöver du vara väl förberedd på uppgiften och ha en grundläggande förståelse för upphandlingsprocessen.
Stödet för den generella inköpsprocessen
I dessa steg och checklistor förklarar vi förenklat vad du som verksamhetssakkunnig behöver göra och tänka på i upphandlingsprocessen av samhällsviktig verksamhet. Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet.
I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet.
Planera för verksamhetens behov
Som verksamhetssakkunnig har du insikt i den samhällsviktiga verksamheten och kan bäst beskriva vad som är kritiskt för verksamheten och vilket behov som finns av en vara eller tjänst. Du har också kunskap om vilken nivå av säkerhetsskydd som finns för den samhällsviktiga verksamheten.
Ta hjälp av denna checklista i planeringen
- Identifiera kontaktpersoner/handläggare som kan bidra i processen.
- Beskriv vilka konsekvenserna blir om en upphandlad vara eller tjänst försenas, inte levereras eller i övrigt inte uppfyller ställda krav.
- Avsätt tid och resurser för att underlätta en tät kontakt och goda relationer med upphandlingsfunktionen inom din organisation.
- Ta fram tydlig målbild för arbetet.
- Informera internt och informera igen! Det kommer ständigt in nya personer i organisationer som behöver veta vad ni gör och varför.
- Glöm inte uppföljningen!
I framtagandet av målbild bör man utgå från syftet med inköpet och fokusera på nyttan som eftersträvas samt identifiering av vem som är mottagaren av nyttan. I målet kan även behovet av krisberedskap aktualiseras, det kan exempelvis handla om att organisationen ska kunna fortsätta med den verksamhet som är beroende av leveranserna även då det har inträffat en kris.
Kartlägg behoven i verksamheten
Du bör vara den som driver kravställningsprocessen och finnas med under hela avtalsperioden för uppföljning och utveckling av avtalet. Detta arbete är ett underlag för att senare i processen kunna ta fram samtliga upphandlingsdokument.
Det finns ett antal metoder som du tillsammans med ansvarig upphandlare kan använda dig av i kartläggningen av behoven. Utgå från din verksamhet och välj de som passar när du gör behovsanalysen.
- Intervjua verksamhetsansvarig, sakkunniga, användare, brukare, avtalscontrollers med flera.
- Genomför enkäter.
- Inhämta statistik om nyttjande av det befintliga avtalet.
- Gå igenom tidigare upphandlingsdokument.
- Gå igenom genomförda risk- och sårbarhetsanalyser, säkerhetsanalyser, kontinuitetsplaner, incidentrapporter och övningsutvärderingar.
- Gå igenom avtalsrelaterad dokumentation, resultat från uppföljningsmöten, avvikelserapporter och så vidare.
Viktigt att tänka på!
När kraven formuleras i upphandlingen bör de vara rimliga och inte mer omfattande än att den upphandlande organisationen kan klara av att verifiera och följa upp.
Samhällsviktig verksamhet innebär särskilda krav på leveranssäkerhet. Vid upphandling till en samhällsviktig verksamhet är det många gånger viktigt att lägga särskilt fokus vid detta. För att ta reda på detta kan du använda dig av följande frågor som hjälpmedel:
- Finns det några lärdomar att dra från föregående inköpsprocess (förfarande, krav på leverantören, krav på leveransen, tilldelningskriterier, avtalsvillkor, annonseringstid, prövning och utvärdering, eventuell överprövning och så vidare.)?
- Kan det uppstå behov av tilläggsbeställningar under avtalstiden?
- Finns det kritiska beroenden mellan aktuell leverans och andra leveranser, andra verksamheter eller processer, särskilda störningar?
- Vilka blir konsekvenserna av utebliven leverans (till exempel för liv och hälsa, samhällets funktionalitet, grundläggande värden, miljö, ekonomi)?
- Vilken redundans finns respektive bör finnas vid utebliven leverans?
- Vilka förberedelser har gjorts för att dämpa konsekvenserna om leverans uteblir?
- Behöver verksamheten ha egna lager, eller ska krav kring lagerhållning ställas på leverantören.
Med stöd av behovsanalysen börjar ni med att identifiera de krav som är relevanta för det som ska upphandlas. Det kan röra sig om en teknisk specifikation, krav på hur tjänsten ska utföras, arbetssätt, vilka varor och tjänster som ska tillhandahållas och så vidare.
Följande krav kan vara relevanta utifrån ett krisberedskapsperspektiv:
- tekniska krav
- kontinuitetsplaner
- risk- och sårbarhetsanalyser
- övningar
- jour- eller beredskapsfunktion
- krav på beredskap av resurser
- krav på leverans och tillgänglighet.
Tekniska krav: Det kan till exempel handla om att det ska finnas reservkraft, larm, inkopplingspunkter för nödvatten och reservkraft i de anläggningar som leverantören använder och som ingår i upphandlingen.
Kontinuitetsplaner: Innebär planer där det framgår hur verksamheten ska organiseras, vem som ska kontaktas, tillgänglighet och inställelsetider, vilka åtgärder som ska vidtas med mera. Intervall för revidering och test av planerna kan också utgöra krav.
Risk- och sårbarhetsanalyser: Leverantören medverkar i arbetet med risk- och sårbarhetsanalys. Det kan handla om att delta i den upphandlade organisationens riskhanteringsgrupp eller krav på att ta fram egna risk- och sårbarhetsanalyser som ska redovisas till den upphandlande organisationen.
Övningar: Övningar är ett sätt att pröva krisplaner, organisation och beredskap. Leverantören kan ingå som en part vid den upphandlande organisationens krisberedskapsövningar eller genomföra övningar på egen hand. Viktigt är att reglera leverantörens åtagande och om kostnaden ingår eller regleras särskilt.
Jour- eller beredskapsfunktion: Leverantören behöver vara tillgänglig inom den tid som den upphandlande organisationen anger. Det kan handla om telefonsupport inom en viss tid, beredskap med en inställelsetid eller jourfunktioner som ska vara tillgänglig dygnet runt.
Krav på beredskap av resurser: Det kan handla om att leve-rantören ska garantera vissa kvantiteter av resurser som ska vara tillgängliga vid störningar. Det kan också handla om att en resurs ska vara på plats inom en viss tid, till exempel för felavhjälpning.
Krav på leverans och tillgänglighet: Leverantören måste uppfylla krav vid avbrott eller support. Det kan vara krav på:
- Hur ofta fel får inträffa (mean time between failure, MTBF).
- Återställningstid för funktionen (mean time to repair, MTTR).
- Tillgänglighet (total tillgänglighet i procent per år).
Att uttrycka identifierade behov i termer av önskad funktion är ett bra sätt att öppna upp för olika lösningar, istället för att enbart använda detaljerade krav.
Så fungerar funktionskrav
Funktionskrav låser inte leveransen eller utförandet till en särskild teknik, arbetsmetod eller produkt utan möjliggör för leverantörerna att komma med alternativa lösningar som kanske verksamheten själv inte har identifierat.
Funktionskraven fokuserar på vad man vill uppnå med lösningen. Det är viktigt att den önskade funktionen är tydligt formulerad och kopplad till mål, önskade effekter och resultat.
Marknaden har ett naturligt kunskapsövertag när det gäller hur de kan tillgodose ert behov. Det är i detta skede viktigt att väga samman tidigare erfarenheter med nya insikter om marknaden. Inom snabbrörliga branscher kan både utbud och de aktörer som tillhandahåller varor, tjänster och/eller byggentreprenader förändras.
En marknadsanalys görs tillsammans med upphandlingsansvarig och bör bland annat ge svar på dessa frågor:
- Vilka är leverantörerna på marknaden?
- Vad erbjuder marknaden utifrån det behov ni har?
- Kan leverantörerna på marknaden uppfylla kraven?
- Är det pris eller kvalitet som skapar konkurrensen på marknaden?
- Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till?
- Finns det särskilda lösningar som svarar mot behovet av krisberedskap?
- Hur arbetar leverantörerna med kontinuitetshantering för andra offentliga kunder?
- Vilka branschspecifika utmaningar finns och hur kan de hanteras?
- Har leverantörerna lager och hur länge räcker de i så fall?
- Finns branschspecifik terminologi som ni behöver känna till för att undvika missförstånd, som annars kan skapa en säkerhetsrisk? (eller kanske beredskapsrisk?)
- Hur ser logistikkedjorna ut i branschen? Logistiken kan ha stor betydelse för leveranssäkerheten till samhällsviktig verksamhet.
- Hur ser beroendeförhållandena ut i grossist- och tillverkningsleden?
- Använder leverantörerna samma underleverantörer?
Olika metoder för att kartlägga marknaden
- Omvärldsbevakning
- Dialog i olika former
- Informationsinhämtning (Request or information - RFI)
- Extern remiss
Tänk på att behandla alla lika!
Det är viktigt att alla leverantörer behandlas lika. En marknadsanalys får inte innebära att den upphandlande organisationen inleder förhandlingar eller ger löften om framtida leveranser till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av upphandlingsdokumentet.
När kraven på upphandlingsföremålet är identifierade är det dags att fundera på vilka förutsättningar en leverantör behöver ha för att kunna leverera efterfrågad vara eller tjänst inom rätt tidsram.
Tänk på:
- En grundförutsättning för att en leverantör ska komma ifråga är att denne godkänns i form av en redbarhetsbedömning. I upphandlingslagstiftningen kallas sådana krav för uteslutningsgrunder.
- Kraven på leverantören ska syfta till att uppnå uppsatta mål för upphandlingen. Det kan gälla ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet. Sådana krav kallas vanligen för kvalificeringskrav.
- Det är också viktigt att göra en bedömning av hur underleverantörskedjor kan se ut och om de hindrar eller möjliggör säkra leveranser.
Exempel på krav att ställa på leverantörer
- Att denne genomför kontinuitetshantering för sin verksamhet. Det innebär att leverantören har alternativa sätt eller lösningar för att driva sin verksamhet vid störningar eller avbrott.
- Arbetar utifrån principer för riskhantering. Det innebär att leverantören arbetar med samordnade aktiviteter för att styra och leda organisationen med avseende på riskhantering.
- Arbetar systematiskt med informationssäkerhet. Det innebär att leverantören arbetar med att skydda information utifrån krav på dess konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Till detta kommer även spårbarhet som är ett antal säkerhetsåtgärder för att följa upp dessa tre aspekter.
- Innehar specifik kompetens. Det kan handla om att vissa roller eller funktioner, i det sammanhang som upphandlingen avser, har särskild kompetens. Kraven kan handla om erfarenhet av en typ av arbete, eller formell utbildning inom området, till exempel inom informationssäkerhet.
- Har en upparbetad samverkan med externa parter inför och under samhällsstörningar. Det kan till exempel handla om att en vårdgivare har förmåga att samverka med den upphandlande organisationen eller andra samhällsaktörer inför och under krissituationer.
- Har särskilda organisatoriska förutsättningar, till exempel att leverantören har en utpekad kontaktperson för krisberedskapsfrågor eller har rutiner för incidentrapportering.
Viktigt!
Det ska vara möjligt att bedöma om en leverantör uppfyller kravet.
Upphandla - ytterligare steg i processen
När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att, i förekommande fall, annonsera upphandlingen. Efter anbudsfristens slut utvärderas anbuden i samverkan med upphandlingsansvarig och krisberedskapsansvarig. Utvärderingen leder till ett tilldelningsbeslut och slutligen ett eller flera undertecknade avtal.
Implementera avtalet
Denna fas i inköpsprocessen utgörs av implementeringen av avtalet i organisationen. Här är den interna dialogen och kommunikationen en viktig del. Det är viktigt att i förväg ha tagit fram riskanalyser för implementeringen av avtalet.
Förvalta: följ upp avtalen
För att ta reda på om målen med avtalet nåtts behöver avtalet, leveranserna och leverantörens del i avtalet följas upp. Uppföljningen bör ske löpande och när kontraktstiden går mot sitt slut.
Kommunicera!
Informera internt och informera igen! Det kommer ständigt in nya personer i organisationer som behöver veta vilka förutsättningar som gäller.
- Uppföljning kräver tid och resurser. Att det är möjligt behöver säkerställas redan före upphandlingen.
- En strukturerad avtalsförvaltning visar att den upphandlande organisationen är en professionell köpare som följer vad som har överenskommits och verkar för en affärsmässig relation med leverantören. Det skapar även ett förtroende hos andra leverantörer på marknaden och attraherar seriösa leverantörer.
- Det finns flera olika metoder som kan användas för uppföljning.
- Möjligheter att besöka leverantören, genomföra revision eller begäran om att ta del av dokument bör framgå av avtalet och i en eventuell uppföljningsplan.
För att följa upp avtalen kan ni använda er av följande metoder:
- Genomför möten med leverantören.
- Ta stickprovskontroller av leveranser och fakturor.
- Använd enkätundersökningar riktade till verksamhetsansvarig, användare och leverantören.
- Gör en kontroll av leverantörens egenrapportering om sådana krav ställts.
- Gör en kontroll av leverantörens kontinuitetsplan, om sådana krav ställts.
- Kontrollera leverantörens kvalitets- och miljöledningssystem om sådana krav ställts.
- Gör platsbesök hos leverantören.
- Utför revisioner.
- Vägledningen ”Upphandling av samhällsviktig verksamhet” (pdf)
- Mer information om samhällsviktig verksamhet och risk- och sårbarhetsanalys på MSB:s webbplats
- Mer information om offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Vägledning för säkerhetsskyddad upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Mer information om säkerhetsskydd vid upphandlingar och samarbeten på Säkerhetspolisens webbplats
- Testa hur strategisk er upphandling är med Strategikollen
- Upphandling vid akuta situationer