Behovsanalys
I behovsanalysen undersöker och preciserar ni de behov som ligger till grund för upphandlingen. Behovsanalysen skapar en bild av vilka förutsättningar som finns och blir utgångspunkt för de krav, villkor och kriterier som ni formulerar i upphandlingsdokumenten. Den ger också en god grund för dialog med potentiella leverantörer och är ett stöd i upphandlingsfasen och under avtalstiden.
Innehåll på denna sida
Kom ihåg att dokumentera
Tänk på att göra en noggrann dokumentation av behovsanalysen. Om det i ett senare skede uppstår oklarheter i upphandlingen kan det vara bra att ha allt dokumenterat.
Kartlägg behoven
Det första steget i behovsanalysen är att kartlägga vilka behov som ska tillgodoses genom inköpet.
Förslag på frågor att fundera kring
- Finns det några lärdomar att hämta från föregående inköpsprocess?
- Hur ser hela organisationens behov ut och varför behöver inköpet utföras just nu?
- Hur ska inköpet tas om hand och användas i organisationen?
- Vad har fungerat bra respektive mindre bra i nuvarande avtal?
- Finns det något som inte fungerar i nuvarande avtal eller finns det nya utmaningar som kommer att påverka behoven framöver?
- Vilka krav kan vara aktuella att ställa utifrån era målsättningar och behov?
- Vilka förutsättningar har organisationen att följa upp de krav man skulle vilja ställa till följd av behoven?
- När behöver behoven kunna tillgodoses?
- Vilka konsekvenser kan en eventuell utebliven leverans innebära?
En kartläggning av nuläget kan vara värdefullt att genomföra. Nulägeskartläggningen beskriver hur ni hittills har löst behoven. Den innehåller vanligtvis information om
- behovsområdets innehåll
- befintliga kostnader
- hur inköpsvolymerna ser ut
- hur organisationen kring behoven ser ut
- integreringar mot andra system och tjänster
- antal användare kopplat till behoven
- särskilda kännetecken inom behovsområdet
- angränsande uppgifter eller behovsområden.
Kartläggningen kan exempelvis göras delvis med stöd av en gapanalys som visar en skillnad mellan nuläge och önskat resultat efter genomförd upphandling.
Behoven går att kartlägga på flera olika sätt, exempelvis genom
- interna dialoger och intervjuer med berörda verksamhetsansvariga, sakkunniga, användare, brukare, avtalscontrollers, med flera
- genomförande av enkäter
- fokusgrupper eller workshoppar
- gap-analyser kopplat till nuläge kontra önskat läge
- insamling av statistik om hur befintliga avtal används
- gå igenom och dra lärdomar från tidigare upphandlingsdokument
- gå igenom avtalsrelaterad information från tidigare avtal
Vilka metoder som är lämplig att använda för att kartlägga behoven beror dels på vad som ska upphandlas, dels på hur mycket tid och resurser som finns tillgängliga i organisationen. Oavsett vilka metoder ni väljer att använda bör kartläggningen leda fram till ett tydligt uttryckt och avgränsat behov som på något sätt behöver tillgodoses.
När ni gör er kartläggning är en viktig del att ta hänsyn till hela organisationens behov. I många fall kan det vara fler än ett verksamhetsområde som berörs av upphandlingen, direkt eller indirekt och på kort eller lång sikt.
Genom att arbeta i tvärfunktionella grupper kan ni främja samverkan och god kommunikation mellan de delar av organisationen som är involverade och som kan komma att påverkas av avtalet. I dessa grupper bör deltagare från samtliga av de identifierade berörda verksamheterna ingå. Detta ökar möjligheterna att resultatet blir tillfredsställande för alla involverade.
Genom att tidigt involvera slutanvändare säkerställer ni att inköpet motsvarar era nuvarande och framtida behov. Slutanvändare kan exempelvis vara medarbetare i den upphandlande organisationen eller brukare och patienter som ska använda det som upphandlas.
Slutanvändarna kan bidra med viktig kunskap och erfarenhet kring det som ska upphandlas. Om slutanvändarna inte involveras finns det en risk att det som upphandlas inte motsvarar de behov som finns i verksamheten. Tänk dock på att även om slutanvändarna känner till de faktiska behoven är det inte säkert att de vet hur behoven ska tillgodoses på bästa sätt. Under kartläggningen är det viktigt att fokusera på att ta reda på behoven snarare än att leta efter lösningar.
En del av behovsanalysen handlar om att identifiera vad som ska uppnås i den enskilda upphandlingen. Det handlar dels om att ta reda på vilka resultat och effekter som förväntas när avtalet är implementerat i verksamheten, dels att undersöka om det finns andra mer övergripande mål eller ambitioner inom organisationen som upphandlingen kan bidra till.
Exempelvis kan det handla om att upphandlingen kan bidra till att uppnå politiska eller organisatoriska mål om att
- minska negativ miljöpåverkan
- ta hänsyn till klimatet
- skapa fler arbetstillfällen eller ökad sysselsättning
- bidra till sunda arbetsvillkor
- öka tillgängligheten inom vissa områden
- främja nytänkande och innovationer
- underlätta för små och medelstora företag
Här brukar det underlätta om den upphandlande organisationen har styrdokument såsom policyer och strategier att ta stöd av. Det ökar förutsättningarna för både strategiska och effektiva inköp.
Behovsanalysen bör innehålla en beräkning av värdet på det som kan komma att upphandlas. Om värdet är över eller under tröskelvärdena avgör vilka regler som upphandlingen ska följa och vilka upphandlingsförfaranden som är tillåtna att använda.
Tänk på att uppskatta upphandlingens värde redan i verksamhetens budgetprocess. Om det som ska upphandlas inte ryms inom budgeten behöver kraven eller de ekonomiska förutsättningarna ses över.
Att använda livscykelkostnader (LCC) för att tidigt skapa sig en bild över affärens totala kostnader kan hjälpa er att ta medvetna beslut om de faktiska behoven eller lämplig strategi för upphandlingen. Det blir en viktig del i beslutsprocessen eller vägvalet inför en upphandling, där beslutet exempelvis kan bli att upphandla på ett annorlunda sätt. Beslutet kan också bli att vidta en helt annan åtgärd än att upphandla.
Analysera behoven
Nästa steg i behovsanalysen är att värdera, analysera och strukturera informationen ni hämtat in från behovskartläggningen. Detta för att skapa er en tydligare bild av den upphandlande organisationens förutsättningar att lösa behoven på bästa sätt.
Behovsanalysen inkluderar bland annat att utreda om behovet ska lösas genom upphandling, intern verksamhetsutveckling eller i den egna organisationens regi.
- Om ni väljer upphandling kan följande frågor bland annat bli aktuella att besvara
- Hur ska samarbetet med leverantören se ut?
- Hur ska avtalsvillkoren som ligger till grund för samarbetet utformas?
- Kan det bli aktuellt att dela upp upphandlingen i flera delar?
- Hur ska ersättningsmodellen utformas?
Valfrihetssystem ett alternativ för vissa tjänster
I vissa fall, särskilt när det gäller vård och omsorg, kan det vara aktuellt med så kallade valfrihetssystem. Det påminner om en upphandling men i ett valfrihetssystem är det i stället brukaren som väljer leverantör.
Omständigheter som kan påverka analysen
Omständigheter som kan påverka behovsanalysen kan exempelvis vara
- kompetensförsörjning (brist/nedskärning)
- omorganiseringar inom organisationen
- befolkningsutveckling (tillväxt/avfolkning).
Dessa omständigheter har egentligen inte med de grundläggande behoven att göra men kan komma att ha betydelse för ert beslut och för utformningen av upphandlingsdokumenten.
Beskriv behoven
I detta steg bör ni utgå från det behov och de förutsättningar som har identifierats och analyserats. Genom att utforma och beskriva behoven på ett tydligt sätt kan ni ge potentiella leverantörer möjlighet att förstå vad som efterfrågas. Här behöver ni generellt vara mer specifika än i kartläggningen och analysen.
I vissa fall kan det vara så att marknaden använder sig av andra begrepp och andra kategoriseringar än de som ni använder i er organisation. Beskrivningen av behoven kan därför behöva ”översättas” och förtydligas så att det blir begripligt för potentiella leverantörer. Det är också möjligt att ha dialog med potentiella leverantörer eller branschorganisationer för att använda de begrepp och kategoriseringar som används inom ett visst område eller en viss bransch.
Tänk på att relevanta förutsättningar och begränsningar som har identifierats i behovsanalysen behöver beskrivas på ett tydligt sätt för att ge leverantörerna en möjlighet att förhålla sig till eventuella ramar i upphandlingen. Begränsningarna ska beskrivas på ett icke-diskriminerande sätt så att inga leverantörer gynnas eller missgynnas.
Den beskrivning ni gör av behoven kommer, tillsammans med era ekonomiska kalkyler, marknads- och riskanalyser, ligga till grund för de krav som ställs på leverantören och föremålet för upphandlingen i upphandlingsdokumenten.
Ge om möjligt anbudsgivaren viss frihet att själv komma med förslag på olika lösningar, exempelvis genom att använda funktionskrav som beskriver vad som ska uppnås i stället hur något ska uppnås.