Marknadsanalys
En marknadsanalys är när ni undersöker och analyserar marknaden inför det aktuella inköpet. Marknadsanalysen behövs för att skaffa sig kunskap om vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns på den. En viktig del av analysen är att ha dialog med leverantörer.
Innehåll på denna sida
Marknadsanalysen ger goda förutsättningar för att kunna utforma ändamålsenliga och relevanta krav och villkor i upphandlingsdokumenten. Den är också viktig för att ni ska kunna genomföra upphandlingen effektivt och öka chanserna att få fler anbud.
Kartlägga marknaden
Det första steget är att kartlägga hur marknaden ser ut för att på bästa sätt kunna tillgodose den upphandlande organisationens behov. Tänk på att det är viktigt att ni har med er resultatet från behovsanalysen i arbetet med marknadsanalysen.
Förslag på frågor att fundera i kring:
- Vilka är leverantörerna på marknaden?
- Vad erbjuder leverantörerna utifrån det behov ni har?
- Kan leverantörerna på marknaden uppfylla kraven?
- Vad kan värdet av det framtida avtalet uppskattas till?
- Hur ser utvecklingen på marknaden ut?
- Är det pris eller kvalitet som skapar konkurrensen på marknaden?
- Vilka villkor är branschstandard (avvikelser kan innebära högre kostnader)?
- Finns det ett branschspecifikt fackspråk som vi behöver känna till för att undvika missförstånd?
- Finns det några branschspecifika utmaningar och hur kan dessa i så fall hanteras?
- Finns risk för oskäliga arbetsvillkor?
För att undersöka hur ni kan konkurrensutsätta leverantörerna på marknaden kan ni även ställa följande frågor:
- Vad är kostnadsdrivande, vilka kostnader finns möjlighet att förhandla om?
- Hur bör pris efterfrågas?
- Hur ser beroendeförhållandet till underleverantörer ut?
- Hur stor förhandlingskraft, möjlighet att påverka pris och kvalitet, har den upphandlande organisationen?
En enklare marknadsanalys kan ibland utföras utifrån den information som finns tillgänglig på internet eller som på andra sätt är allmänt tillgänglig. Ibland krävs dock en djupare analys för att ni ska få tillräcklig kunskap för att kunna genomföra inköpet.
Andra sätt att samla in information kan till exempel vara att
- kontakta olika branschorganisationer och experter inom respektive område
- rådfråga andra kommuner, regioner eller myndigheter som har liknande behov
- gå igenom era egna och andra organisationers upphandlingsdokument
- gå igenom eventuella rättsfall inom området
- besöka mässor, delta i olika nätverk.
Ni kan även bevaka de frågor leverantörer ställt inför eller under anbudstiden i era tidigare upphandlingar. Det brukar ge en tydligare bild av vilken typ av krav som är konkurrensbegränsande eller kostnadsdrivande.
Det finns även flera olika modeller och verktyg som kan användas i en marknadsanalys.
Till exempel finns Porters femkraftsmodell som är ett vanligt verktyg inom olika former av marknadsinriktad omvärldsanalys och som bland annat kan användas för att beskriva hur attraktiv en marknad är att verka på för ett visst företag.
Ett annat exempel är PESTEL som är en strategisk analysmodell för att identifiera makrofaktorer som påverkar ett företag. De fyra makrovariablerna är: politiska, ekonomiska, sociala och teknologiska. Analysen är användbar för att studera de externa faktorerna i en SWOT-analys.
För att kunna genomföra en grundlig marknadsanalys är dialog med potentiella leverantörer oftast en förutsättning. Vilka metoder som ska användas för dialogen beror bland annat på vad som ska upphandlas och hur mycket tid och resurser som finns inom den egna organisationen.
Några exempel på olika metoder för dialog med leverantörer:
- enskilda dialogmöten och dialogmöten med flera leverantörer
- request for information (RFI) och extern remiss
Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. De grundläggande upphandlingsprinciperna måste ni dock ta hänsyn till, i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering.
Dialogen får exempelvis inte innebära att ni inleder förhandlingar eller ger löften om framtida leveranser till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig konkurrensfördel vid utformningen av upphandlingsdokumenten. Om en leverantör till viss del påverkar upphandlingsdokumentens utformning kan det innebära att leverantören har särbehandlats. Det kan i sin tur leda till att upphandlingen ska göras om.
Exempel på frågor att föra marknadsdialog kring:
- Hur kan ni lösa vårt behov?
- Är inköpet möjligt att genomföra?
- Har den här typen av inköp gjorts tidigare?
- Finns något som kan vara kostnadsdrivande?
- Är det möjligt att säkerställa behovet inom de angivna tidsramarna?
- Ser ni några risker med upplägget?
- Vad finns på marknaden i dag?
- Vad är nästa steg på marknaden?
Analysera resultaten
Efter att ni genomfört marknadsanalysen bör ni ha en bättre bild av hur upphandlingen kan genomföras och om det finns
- lösningar på marknaden som tillgodoser behovet
- behov av nya lösningar eller förbättringar
- behov av att leverantörer utvecklar eller forskar fram innovativa lösningar.
Oftast hjälper detta att avgöra vilken typ av upphandlingsförfarande och vilka sorters krav och villkor som är ändamålsenliga och relevanta att använda sig av.
Tänk på att i vissa fall kan marknadsanalysen visa att det inte är lämpligt att använda resultatet från behovsanalysen som grund för formulering av upphandlingsdokumenten utan att göra justeringar.
Det kan exempelvis handla om att ni inser att
- konkurrensen kommer att bli för dålig
- det skulle bli väldigt dyrt att ställa vissa krav och villkor
- marknaden inte kan erbjuda den leveranssäkerhet som krävs.
I vissa fall kan det räcka att göra mindre justeringar, i andra fall kanske ni bedömer att det är mer ändamålsenligt att utföra delar eller hela åtagandet i egen regi.