Start

Välja upphandlingsförfarande

En upphandlande organisation som ska genomföra en offentlig upphandling ska välja ett förfarande för upphandlingen. Vid upphandling över tröskelvärdena styr valet av förfarande bland annat i vilka steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen får förhandla med anbudsgivarna eller inte. Vid upphandling under tröskelvärdena, och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inga bestämda förfaranden utan den upphandlande organisationen ska själv utforma förfarandet för upphandlingen.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt  

  • lagen om offentlig upphandling (LOU)  
  • lagen om upphandling enligt försörjningssektorerna (LUF). 

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.  De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022 

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Reglerna skiljer sig åt mellan olika lagar  

Det finns ett flertal lagar som reglerar offentlig upphandling. Här beskriver vi övergripande skillnader mellan dessa lagar när det gäller regler om upphandlingsförfaranden. Notera dock att resten av informationen på denna sida utgår från LOU och LUF. 

Om regler för upphandling 

Val av förfarande enligt LOU och LUF 

När en upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) har beslutat om att en upphandling ska genomföras, och gjort ett gediget förarbete, ska den upphandlande organisationen välja ett upphandlingsförfarande. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs.  

Vilka förfaranden som den upphandlande organisationen får välja mellan beror på  

  • upphandlingens totala värde  
  • om det är fråga om en tjänst, vilken typ av tjänst som ska upphandlas. 

Vid valet av förfarande bör ni överväga vilket av de möjliga förfarandena som ger bästa resultat med hänsyn till verksamhetens behov och vad som ska upphandlas.  

Det kan exempelvis handla om att ni: 

  • har behov av nya lösningar eller förbättringar 
  • har behov av forskning och utveckling för att ta fram en ny lösning 
  • vill förhandla för att uppnå ökad kvalitet 
  • vill förhandla om pris. 

Tabell över olika förfaranden över tröskelvärdena enligt LOU och LUF  

Nedan ges en överblick med kortfattade beskrivningar och sammanställning av upphandlingsförfaranden som kan användas över tröskelvärdena. Längre ner på sidan kan du fördjupa dig och läsa mer om varje förfarande. 

 
Förfarande När får det användas? Ger möjlighet att begränsa antalet anbuds-sökande? Ger möjlighet att förhandla?
Öppet förfarande  Förfarandet får alltid användas och lämpar sig där beställaren vet vad som ska upphandlas. Nej Nej
Selektivt förfarande  Förfarandet får alltid användas och lämpar sig om många anbudsgivare förväntas lämna anbud. Ja Nej
Förhandlat förfarande med föregående annonsering  Får alltid användas i LUF. I LOU får förfarandet användas under särskilda förutsättningar.  Ja Ja
Konkurrenspräglad dialog  Får alltid användas i LUF. Får användas i LOU under särskilda förutsättningar. Ja Ja, tillåter dialog
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering  Får användas vid särskilda situationer. Förfarandet får bara tillämpas vid vissa undantagssituationer. Ja Ja
Inrättande av innovations-partnerskap  Under särskilda förutsättningar när den upphandlande organisationen behov inte kan tillgodoses genom befintliga lösningar som finns på marknaden. Ja Ja
Projekttävling  Eget förfarande och lämpar sig exempelvis när beställaren önskar förvärva en ritning eller projektbeskrivning. Ja Dialog med juryn får förekomma.

Förfaranden över tröskelvärdena  

För upphandlingar över tröskelvärdena kan den upphandlande organisationen välja mellan de förfaranden som följer av EU-direktiven. Detta medför att de olika förfarandena ser ungefär likadana ut mellan medlemsstaterna i EU. 

Förfarande för upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster 

För upphandling enligt våra nationella regler är regelverket utformat på ett annat sätt än över tröskelvärdena. Det finns inga bestämda förfaranden utan den upphandlande organisationen är fri att utforma förfarandet på det sätt som passar bäst för den aktuella upphandlingen. 

Den upphandlande organisationen kan hämta inspiration från de förfaranden som ska tillämpas över tröskelvärdena och använda metoder för upphandling såsom ramavtal och dynamiska inköpssystem. 

Det finns även regler om hur annonser för sådana upphandlingar ska utformas. Generellt gäller också att även upphandlingar som genomförs enligt 19 kapitlet ska följa de grundläggande upphandlingsprinciperna. Den upphandlande organisationen ska också beskriva i upphandlingsdokumenten hur upphandlingen kommer att gå till.

Annonsering av förfaranden 

Grundregeln är att upphandlingar över tröskelvärdena ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily – ”TED” samt i en registrerad annonsdatabas. 

Annonspliktiga upphandlingar under tröskelvärdena ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. 

Annonsera upphandlingen 

Hur länge ska upphandlingen annonseras? 

Det finns olika tidsfrister som anger den kortast tillåtna tid enligt lagen som leverantörer ska ha på sig att komma in med anbudsansökningar och anbud. Dessa minimifrister påverkar annonseringstiden och skiljer sig åt mellan olika förfaranden i de olika upphandlingslagarna. 

Vid upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster gäller att leverantörer ska ges skälig tid att komma in med anbudsansökningar eller anbud.

Tidsfrister för olika förfaranden och lagar

Efterannonsering av upphandling  

Upphandlingar över tröskelvärdena, inklusive upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster över tröskelvärdena, måste efterannonseras i TED. Efterannonsen ska som huvudregel skickas senast 30 dagar efter att kontraktet eller ramavtalet har ingåtts.  

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att upphandlingar vars värde uppgår till minst direktupphandlingsgränserna ska efterannonseras. Beloppsgränsen för efterannonsering är därmed 700 000 kronor enligt LOU och 1 200 000 kronor enligt LUF.

Efterannonsering 

Metoder för kontraktstilldelning 

Det finns olika metoder för kontraktstilldelning som en upphandlande organisation får använda. Dessa metoder är inte förfaranden i sig utan kan i stället ingå som en del i andra förfaranden. Ramavtal, elektroniska auktioner och dynamiska inköpssystem är exempel på sådana metoder.  

Ramavtal 

Ramavtal tar inte sikte på ett specifikt köp, utan fastställer villkoren för eventuella framtida köp under en given tidsperiod.  

Upphandling av ramavtal

Elektroniska auktioner 

Elektroniska auktioner kan tillämpas som en avslutande del i en upphandling.  

Elektroniska auktioner 

Dynamiskt inköpssystem  

Dynamiskt inköpssystem (DIS) är en helt elektronisk process för köp av återkommande varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden. Vid upphandling med DIS ska ett selektivt förfarande användas. 

Dynamiskt inköpssystem 

Källhänvisningar

  • 6 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)/ 4 kap. lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)/ 6 kap. lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)  – Upphandlingsförfarandena 
  • 4 kap. 6–7 §§ LOU/4 kap. 6 § LUF – Begränsning av antalet anbudssökande som får lämna anbud
  • 7 kap. LOU/LUF – Ramavtal 
  • 8 kap. LOU/LUF – Elektroniska metoder för upphandling 
  • 18 kap. 1–6 § LOU/17 kap. 1–6 § LUF – Projekttävlingar
  • 19 kap. 26 § LOU/LUF – Bestämmelser för projekttävlingar under tröskelvärdena
  • 19 kap. 7 § LOU/LUF – Bestämmelser om efterannonsering av upphandling under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster
  • 19 a kap. 13 § LOU/19 a kap. 12 § LUF - Bestämmelser om efterannonsering av direktupphandling
  • 19 kap. 11 § LOU/LUF – Anbudssökande och anbudsgivare ska ges skälig tid att komma in med anbudsansökningar eller anbud vid upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster
  • 19 kap. 9 § LOU/LUF – Uppgifter som ska anges i upphandlingsdokumenten vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster