Direktupphandling
Vid en direktupphandling finns inga formkrav på hur upphandlingen ska genomföras. Det gör direktupphandling till en enkel process utan krav på annonsering eller anbud i visst format. Den vanligaste situationen då direktupphandling används är om det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen.
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
När kan direktupphandling användas?
Direktupphandling kan användas i tre situationer:
- om upphandlingens värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen
- i vissa i lagen särskilt angivna situationer då den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering
- om det finns synnerliga skäl.
Direktupphandlingsgränsen är en i lagarna fastställd beloppsgräns. Om värdet av upphandlingen inte överstiger denna beloppsgräns får den upphandlande organisationen använda direktupphandling.
Även om beloppsgränsen är fastställd i lagen, har många upphandlande organisationer egna regler för när direktupphandling får användas. Dessa brukar ofta finnas beskrivna i form av egna upphandlingspolicys och interna riktlinjer.
Beräkning av värdet
Inköp av samma slag ska räknas ihop
Tänk på att det inte enbart är det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret.
Förbud mot kringgående
En upphandling får inte delas upp i mindre kontraktsvärden i syfte att kringgå bestämmelserna om upphandling över tröskelvärdena.
Direktupphandling får även användas när kriterierna för att få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Förfarandet får bara tillämpas i vissa undantagssituationer:
- inga lämpliga anbudsansökningar eller anbud enligt LOU och LUF
- konstnärliga skäl, tekniska skäl eller skydd av ensamrätt enligt LOU och LUF
- synnerlig brådska enligt LOU och LUF
- ogiltiga eller oacceptabla anbud enligt LOU
- forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål enligt LUF
- upphandling av varor i vissa fall enligt LOU och LUF
- upprepning av tjänster eller byggentreprenader enligt LOU och LUF
- upphandling av tjänst som följer på en projekttävling enligt LOU och LUF
Direktupphandling kan också användas om det finns synnerliga skäl. Enligt förarbetena till bestämmelsen kan sådana skäl till exempel bestå i att den upphandlande organisationen genom en direktupphandling kan göra ett extra förmånligt köp vid exempelvis en auktion, om den upphandlande organisationen kan visa att det varit fråga om ett erbjudande väsentligt under marknadsvärdet. Vidare kan möjligen vissa hälso- och sjukvårdstjänster samt socialtjänster direktupphandlas om det är fråga om sådana tjänster där relationen mellan vårdgivare och vård- och omsorgstagare skulle störas och vården eller omsorgen därmed försämras. Vad som utgör synnerliga skäl prövas från fall till fall.
Så går det till
Vid direktupphandling gäller inte några särskilda regler kring hur upphandlingen ska genomföras. Det finns till exempel inga krav på annonsering, konkurrensutsättning, tidsfrister och liknande. Det är möjligt att förhandla med leverantörer.
Utgå alltid från upphandlingsprinciperna
Även vid direktupphandlingar ska de upphandlande organisationerna alltid utgå från de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna om:
- likabehandling
- icke-diskriminering
- öppenhet
- ömsesidigt erkännande
- proportionalitet.
Ska anta riktlinjer för direktupphandling och dokumentationsplikt
Upphandlande organisationer ska anta riktlinjer för direktupphandling samt dokumentera skälen för inköp som överstiger 100 000 kronor.
- Krav på riktlinjer för direktupphandling (från Konkurrensverket)
- Dokumentation av direktupphandlingar (från Konkurrensverket)
- Förslag på dokumentationsblankett
En upphandlande organisations riktlinjer kan till exempel innehålla krav på att man begär in anbud från flera leverantörer om värdet av det som ska köpas överstiger vissa belopp eller att man i vissa situationer ska bjuda in intresserade leverantörer genom att annonsera upphandlingen.
För att underlätta hanteringen och öka effekten av direktupphandlingarna kan det vara nödvändigt att skaffa ett elektroniskt systemstöd för att säkerställa ordning och reda bland inköp och avtal.
Ofta krav att följa annan lagstiftning
De flesta upphandlande organisationer har krav på sin ekonomiska förvaltning som följer av annan lagstiftning, till exempel myndighetsförordningen eller kommunallagen. Detta kan medföra att organisationen måste säkerställa att direktupphandlingen genomförs på ett affärsmässigt sätt även om det inte följer några formkrav av upphandlingslagstiftningen.
Kan annonsera avsikten att direktupphandla
En upphandlande organisation som avser att tilldela ett kontrakt genom direktupphandling får enligt LOU och LUF informera om sin avsikt genom en annons. En sådan annons, om den är korrekt utformad, påverkar möjligheten att överpröva direktupphandlingen.
Utmärkande med förfarandet
- Lämpar sig för mindre uppdrag om upphandlingens värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen.
- Det finns inga formkrav vilket gör det till en enkel process utan krav på annonsering eller anbud i visst format.
Att tänka på
- Den upphandlande organisationen måste fortfarande dokumentera inköp som överstiger 100 000 kronor.
- Värdet av en direktupphandling räknas ut genom att alla varor och tjänster av samma slag som den upphandlande organisationen har under ett räkenskapsår, räknas ihop. Är avtalet längre än ett år, ska hela avtalets löptid räknas med. Eventuella options- och förlängningsklausuler ska även räknas med. Om beräkningen inte görs korrekt finns därmed risk för att direktupphandlingsgränsen överskrids.
- Upphandlande organisationers egna fastställda riktlinjer för direktupphandlingar kan ha beloppsgränser som kan vara betydligt lägre än direktupphandlingsgränsen, viket kan begränsa användbarheten till mindre uppdrag.
Källhänvisningar
- 19 kap. 4 § Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/ Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Definition av direktupphandling
- 19 kap. 7 § LOU/LUF – Val av upphandlingsförfarande och krav på riktlinjer vid direktupphandling
- 19 kap. 13 § LOU/LUF – Annonsering av tilldelning av kontrakt genom direktupphandling
- 19 kap. 30 § LOU/LUF – Dokumentation av upphandling
Relaterade länkar och dokument
Frågor och svar om direktupphandling
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om direktupphandling. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.