Genomför upphandlingen
I genomförandet av upphandlingen ingår bland annat att ta fram upphandlingsdokument, annonsera samt pröva och utvärdera inkomna anbud. Beslut fattas om vilken leverantör som har vunnit och meddelas till de leverantörer som deltagit i upphandlingen. En viss tid efter detta kan avtal tecknas. Genomförandet ser lite olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsförfarande som har valts.
Föregående steg: Förbered upphandlingen
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
Utforma upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumenten är de dokument en upphandlande organisation använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information för att leverantörer ska kunna lämna anbud som matchar det som efterfrågas.
Vi har delat upp upphandlingsdokumenten i olika avsnitt för att det ska bli lätt att få en överblick på vad som ska och kan ingå. Avsnitten speglar hur det kan vara upplagt i ett upphandlingsverktyg. Vad de olika avsnitten kallas kan dock variera mellan olika organisationer.
I den inledande informationen i upphandlingsdokumenten bör leverantörerna få en överblick över upphandlingen. Skriv gärna informationen kortfattat och kärnfullt redan i annonsen så att leverantörer snabbt kan avgöra om det är en intressant affär eller inte. Information om upphandlingen kallas ibland även Allmän orientering eller Anbudsinbjudan.
De administrativa villkoren informerar leverantörerna om vilka formella krav som gäller för att de ska kunna lämna anbud. De kan till exempel
- ge upplysning om hur länge leverantören är bunden av sitt anbud
- ange vilka krav som måste uppfyllas för att kunna konkurrera om avtalet
- ange vilka uppgifter leverantören ska uppge och på vilket sätt.
Det finns både obligatoriska och frivilliga grunder för uteslutning av leverantör. De obligatoriska uteslutningsgrunderna tar sikte på brott som gör att ni måste utesluta en leverantör från upphandlingen. De frivilliga uteslutningsgrunderna kan användas för situationer där ni får, men inte måste, utesluta en leverantör.
Beroende på vad som ska upphandlas kan ni även ställa krav på leverantören genom en kvalificering. Dessa kvalificeringskrav är frivilliga att ställa och får avse
- behörighet att utöva yrkesverksamhet
- viss ekonomisk och finansiell ställning
- viss teknisk och yrkesmässig kapacitet.
Det är viktigt att kraven som ställs är anpassade och väl avvägda i förhållande till avtalet och den aktuella marknaden.
En leverantör har ofta möjlighet att lämna in en så kallad egenförsäkran (ESPD) för att preliminärt intyga att det inte finns någon grund för uteslutning och att leverantören uppfyller kvalificeringskraven.
Avsnittet i upphandlingsdokumenten som innehåller krav på det som ska upphandlas kallas ofta för kravspecifikation eller teknisk specifikation. Ni har stor frihet att själv formulera dessa krav.
Hur kraven ska formuleras beror på vad som ska upphandlas och vad syftet med upphandlingen är. Exempelvis bör ni fundera på om kraven ska bestå av detaljkrav eller funktionskrav. En blandning av dessa krav går också bra. Funktionskrav anger vad som ska uppnås snarare än att i detalj beskriva varans egenskaper eller hur en tjänst ska utföras. Ni bör även fundera på vilka krav som ska formuleras som obligatoriska krav (ska-krav) och vilka som ska formuleras som tilldelningskriterier (bör-krav).
I upphandlingsdokumenten ska ni ange vilken utvärderingsgrund och vilka tilldelningskriterier ni kommer använda för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Det finns tre utvärderingsgrunder:
- bästa förhållande mellan pris och kvalitet
- kostnad
- pris
Om någon av de två första väljs ska tilldelningskriterierna viktas inbördes mellan varandra.
Det behöver vara tydligt för leverantörerna redan när de läser upphandlingsdokumenten hur deras anbud kommer att utvärderas.
I kontraktsvillkoren tydliggör ni vilka rättigheter och skyldigheter som finns för er och för leverantören samt hur leveransen eller uppdraget ska utföras.
Det ska bland annat framgå tydligt
- hur betalning kommer att ske
- vilka faktureringsvillkor som gäller
- hur ersättningen kan ändras under kontraktstiden
Det bör även framgå vilka villkor som gäller om betalningen inte sker i tid.
Det är bra att redan i upphandlingsdokumenten beskriva hur avtalsuppföljningen kommer att gå till. Bifoga gärna er uppföljningsplan med information om när och hur ni kommer följa upp de krav som ställs i upphandlingen.
Annonsera upphandlingen
När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska ni även annonsera i EU:s gemensamma annonsdatabas TED (Tenders Electronic Daily).
Den 1 januari 2021 trädde ett nytt regelverk i kraft. Det påverkar bland annat innehållet i upphandlingsannonser.
Leverantörerna har alltid möjlighet att ställa frågor om upphandlingen och få svar från er inom en viss tid. Svaren ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingen. Alla leverantörer måste få samma information vid samma tidpunkt oavsett vem som begärt de kompletterande upplysningarna.
I upphandlingslagstiftningen finns olika tidsfrister för leverantörer att komma in med ansökningar och anbud. Dessa är så kallade minimifrister och anger de kortast tillåtna tidsfristerna som ni kan använda när ni annonserar en upphandling. Tidsfristerna skiljer sig åt mellan olika förfaranden och de olika upphandlingslagarna.
Ni är inte skyldiga att förhandsannonsera en upphandling annat än om ni vill använda möjligheten att förkorta anbudstiden. Då gäller särskilda bestämmelser för hur det ska gå till.
Ni har även möjlighet att använda förhandsannonsering som ett frivilligt sätt att sprida information om planerade upphandlingar och skapa intresse hos potentiella leverantörer.
Om ni gör väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten efter att upphandlingen har annonserats ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas. Detta så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om den nya eller kompletterande information som behövs för att utarbeta ett anbud. Om ändringarna är så stora att upphandlingens karaktär ändras så ska upphandlingen göras om.
Vad som exakt utgör en väsentlig ändring måste avgöras i varje enskilt fall. En måttstock kan vara om en leverantör som avstått från att lämna anbud, efter ändringen bedömer att upphandlingen är av intresse.
Pröva och utvärdera anbuden
När anbudstiden gått ut är det dags att öppna och utvärdera de anbud som kommit in. Ni ska pröva leverantören och anbuden mot de krav ni ställt i upphandlingsdokumenten. Därefter utvärderar ni vilket anbud som är mest ekonomiskt mest fördelaktigt.
Absolut sekretess gäller tills beslut har fattats om tilldelning, att göra om eller avbryta upphandlingen.
När anbudstiden gått ut får ni öppna anbuden. Ni ska då göra detta så snart som möjligt med minst två personer från den upphandlande organisationen närvarande. Det är enbart anbuden som kommit in i rätt tid som ska prövas.
Vid prövningen av leverantören granskar ni om leverantören uppfyller de krav som ställts i upphandlingen. Hur detta går till kan skilja sig åt beroende på vilket förfarande ni valt att använda och vilka krav ni ställde i upphandlingen.
Prövningen kan generellt omfatta tre områden:
- uteslutning
- kvalificering
- urvalsregler (om upphandlingen genomförs i flera steg).
Anbudsprövningen innebär att ni granskar anbuden mot de krav ni har ställt och kontrollerar att samtliga begärda handlingar är bifogade till anbudet. Alla ställda krav i upphandlingsdokumenten ska accepteras och uppfyllas av anbudsgivaren. Anbud som inte uppfyller kraven ska förkastas och får inte antas.
Om det skulle komma in anbud som ni bedömer är onormalt låga har ni en skyldighet att fråga leverantören om orsaken till det låga priset. Leverantören ska då kunna förklara det låga priset eller kostnaden på ett tillfredsställande sätt – annars ska anbudet förkastas.
Det är inte ovanligt att anbud, anbudsansökningar och andra handlingar från leverantörer är ofullständiga eller innehåller olika typer av felaktigheter. Ni får då tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som leverantören lämnat in. Ni får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling.
Tänk dock på att möjligheten att förtydliga och komplettera, som huvudregel, inte gäller om den nya uppgiften behövs för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav.
Ni ska utse det anbud som bäst motsvarar det efterfrågade behovet efter den utvärderingsgrund och de tilldelningskriterier ni har angett i upphandlingsdokumentet.
Tilldela avtalet
Efter att ni har utvärderat anbuden är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet.
Tilldelningsbeslutet ska meddelas skriftligen till anbudssökandena och anbudsgivarna snarast möjligt. Det gäller även vid beslut om att göra om eller att avbryta upphandlingen.
När samtliga anbudsgivare har underrättats om beslut om tilldelning hävs den absoluta sekretessen.
Tänk på att kommunicera även med de som inte vunnit upphandlingen. Ge dem så mycket information som möjligt om varför de inte tilldelades avtalet. Var också beredd på att ge och ta emot feedback.
Avsluta upphandlingen
Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickats elektroniskt. Under den tiden får ni inte ingå avtal. Först när avtalsspärren har gått ut kan ni teckna avtal med leverantören.
Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling. Vad gäller avrop från vissa typer av ramavtal kan ni bestämma om ni vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.
Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad är ni skyldiga att dokumentera och arkivera vissa av handlingarna. Olika regler gäller beroende på om
- upphandlingen är över eller under tröskelvärdet
- ni omfattas av arkivlagen eller inte.
Exempel på handlingar som ska arkiveras är anbudsansökningar och anbud, anbudsförteckningar, individuell rapport och liknande handlingar.
Upphandlingar över tröskelvärdena ska efterannonseras. Från och med den 1 januari 2021 ska även upphandlingar under tröskelvärdena efterannonseras. Huvudsyftet med efterannonsering av upphandlingar är att skapa insyn och transparens. Genom efterannonsering samlas information om genomförda upphandlingar. Det ger också ett bättre underlag för statistik och vidareutveckling av de offentliga affärerna.
Avbryta en upphandling
Ibland kan det finnas behov av att avbryta en upphandling. Det är tillåtet om ni har sakliga skäl och följer de upphandlingsrättsliga principerna.
Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan, enligt domstol, till exempel vara
- bristande konkurrens
- oförutsedda händelser
- felaktigt utformad utvärderingsmodell
- ett alltför högt pris.
Det är upp till er att styrka att det faktiskt föreligger sakliga skäl för att avbryta upphandlingen.
Överprövning och andra rättsliga medel
Om potentiella leverantörer anser att ni har agerat felaktigt i samband med upphandlingen har de i vissa fall möjlighet att ansöka om överprövning och skadestånd i domstol. Utöver detta finns situationer där tillsynsmyndigheten Konkurrensverket måste eller kan ansöka om att ni ska betala en så kallad upphandlingsskadeavgift. Genom öppen och tydlig kommunikation kan ni förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar.
Det finns olika möjligheter för en leverantör att klaga på en upphandling. Skälet att klaga kan vara att leverantören anser att den upphandlande organisationen felaktigt har tilldelat ett kontrakt utan att genomföra en offentlig upphandling. Det kan också bero på att leverantören anser att den upphandlande organisationen genomfört upphandlingen på ett felaktigt sätt.
En leverantör som anser att den har lidit skada på grund av att en upphandlande organisation har brutit mot upphandlingslagstiftningen kan kräva skadestånd. Domstolen kan besluta om skadestånd till leverantören om den upphandlande organisationen inte har följt upphandlingslagstiftningen och leverantören lidit skada av detta.
En upphandlingsskadeavgift är en sanktionsavgift som upphandlande organisationer kan behöva betala om de gjort sig skyldiga till vissa överträdelser av upphandlingslagarna. Det är en slags böter som tillfaller staten.
Det är bara Konkurrensverket som kan ansöka om upphandlingsskadeavgift i egenskap av tillsynsmyndighet för offentlig upphandling. I vissa situationer är Konkurrensverket skyldiga att göra detta och i andra fall är det frivilligt. De kan bland annat kan driva talan om upphandlingsskadeavgift vid otillåtna direktupphandlingar.