Arkivering och bevarande
Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad ska den upphandlande organisationen arkivera vissa av handlingarna.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
När upphandlingen är avslutad ska flera handlingar bevaras av den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen). Vilka handlingar som ska bevaras beror bland annat på om den upphandlande organisationen omfattas av arkivlagen eller inte och på upphandlingens värde. Utöver bestämmelserna i arkivlagen och i upphandlingslagstiftningen finns även andra regler som styr vilka handlingar som ska bevaras. Exempelvis ska handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras i sju år enligt bokföringslagen.
Över tröskelvärdena
När de upphandlande organisationerna omfattas av arkivlagen
Upphandlande organisationer som omfattas av arkivlagen ska bevara allmänna handlingar enligt gällande arkivbestämmelser.
När de upphandlande organisationerna inte omfattas av arkivlagen
För de upphandlande organisationer som inte omfattas av arkivlagens bestämmelser finns det bestämmelser i LOU och LUF som anger att organisationen på ett betryggande sätt ska förvara vissa handlingar i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelats.
Följande dokument ska bevaras:
- anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar
- anbudsförteckningar
- sammanställningar
- dokumentationen om genomförandet av upphandlingen
- individuella rapport (LOU) respektive information om upphandlingsförfaranden (LUF), samt liknande handlingar
- kontrakt eller ramavtal.
Kontrakt och ramavtal ska bevaras åtminstone under sin löptid.