Start

Arkivering och bevarande

Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad ska den upphandlande organisationen arkivera vissa av handlingarna.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt

  • lagen om offentlig upphandling (LOU) 
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

När upphandlingen är avslutad ska flera handlingar bevaras av den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen). Vilka handlingar som ska bevaras beror bland annat på om den upphandlande organisationen omfattas av arkivlagen eller inte och på upphandlingens värde. Utöver bestämmelserna i arkivlagen och i upphandlingslagstiftningen finns även andra regler som styr vilka handlingar som ska bevaras. Exempelvis ska handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras i sju år enligt bokföringslagen.

Över tröskelvärdena

När de upphandlande organisationerna omfattas av arkivlagen

Upphandlande organisationer som omfattas av arkivlagen ska bevara allmänna handlingar enligt gällande arkivbestämmelser.

 Arkivlagen

 Riksarkivets föreskrifter

När de upphandlande organisationerna inte omfattas av arkivlagen

För de upphandlande organisationer som inte omfattas av arkivlagens bestämmelser finns det bestämmelser i LOU och LUF som anger att organisationen på ett betryggande sätt ska förvara vissa handlingar i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelats.

Följande dokument ska bevaras: 

  • anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar 
  • anbudsförteckningar 
  • sammanställningar 
  • dokumentationen om genomförandet av upphandlingen 
  • individuella rapport (LOU) respektive information om upphandlingsförfaranden (LUF), samt liknande handlingar 
  • kontrakt eller ramavtal. 

Kontrakt och ramavtal ska bevaras åtminstone under sin löptid.

Innehåll i individuell rapport och dokumentationsplikt

Under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster

Vid upphandlingar under tröskelvärdena, och vid upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, gäller motsvarande bestämmelser om arkivering och bevarande som vid upphandlingar över tröskelvärdena (se ovan). 

Vid upphandlingar under 100 000 kr behöver man inte dokumentera genomförandet av upphandlingen, men all övrig dokumentation ska fortfarande bevaras. 

För mer information om dokumentation av direktupphandlingar som överstiger 100 000 kr se:

Källhänvisningar

  • 12 kap. 17 § - lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – bevarande av handlingar (över tröskelvärdena)
  • 12 kap. 16 § - lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – bevarande av handlingar (över tröskelvärdena)
  • 19 kap. 23 § LOU – bevarande av handlingar (under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster)
  • 19 kap. 23 § LUF – bevarande av handlingar (under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster)
  • 19 a kap. 12 § LOU – bevarande av handlingar (direktupphandling)
  • 19 a kap. 11 § LUF – bevarande av handlingar (direktupphandling)