Information om upphandlingen och administrativa villkor
I den inledande informationen i upphandlingsdokumentet får leverantörer en överblick över upphandlingen. Informera kortfattat och kärnfullt. Skriv gärna informationen redan i annonsen så kan leverantörer snabbt avgöra om det är en intressant affär för dem eller inte.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Information om upphandlingen
Information om upphandlingen kallas ibland även Allmän orientering eller Anbudsinbjudan.
Följande kan ingå:
Ange vilken upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) som upphandlingen gäller för och eventuell ytterligare information som kan vara relevant för den aktuella upphandlingen. Om det är en upphandlande organisation som sköter administrationen för flera andra, lägg då även till de andra deltagande organisationerna.
Lyft fram de delar i din upphandling som är mest intressanta för leverantörerna att veta. Beskriv behov och förutsättningar om det som ska upphandlas. Ange om det ställs speciella krav på leverantören och gärna en generell och övergripande men ändå tydlig beskrivning av det som ska upphandlas. Anpassa beskrivningen till den tänkta målgruppen så att leverantören förstår bakgrunden till varför upphandlingen genomförs och vad som är syftet.
Ta fram en tidplan för upphandlingen där vissa tidsangivelser är fastställda som till exempel:
- sista dag att ställa frågor om upphandlingen
- sista dag att lämna anbud.
Andra tidsangivelser som kan ses som preliminära, till exempel
- utvärderingen planeras att pågå mellan [ange datum]
- beslut om vilken leverantör som tilldelats uppdraget planeras att skicka ut [ange datum].
Om du anger upphandlingens värde i annonsen bör det framgå att det endast är en uppskattning av värdet. Det ligger till grund för val av upphandlingsförfarande. I uppskattningen av värdet av upphandlingen ska hela kontraktsperioden, inklusive optioner räknas med.
Ett tröskelvärde är det beloppsvärde som avgör vilka regler en upphandling ska följa, de direktivstyrda förfarandena över tröskelvärdena eller de nationella förfarandena under tröskelvärdena. Europeiska kommissionen beslutar om tröskelvärdena.
Ange vad för slags avtal som du har för avsikt att teckna, ett ramavtal eller ett kontrakt. Ange också gärna avtalsperioden här och om det finns möjlighet till förlängning.
Här kan du också ange hur många leverantörer ramavtalet avser och vilken modell för avrop som ska användas, till exempel:
- rangordning
- förnyad konkurrensutsättning
- en kombinerad modell
- den enskildes val (till exempel när brukare och patienter exempelvis väljer utförare eller vårdgivare från ramavtalet).
Du kan välja en så kallad kombinerad modell, till exempel att tillämpa rangordning för avrop som uppgår till ett visst belopp och att tillämpa förnyad konkurrensutsättning för avrop som uppgår till högre belopp.
Ange vilken volym som gäller för upphandlingen. Det kan till exempel vara antalet varor eller antalet timmar så att leverantören har tillräckligt med varor/resurser att erbjuda under hela kontraktsperioden. Om du inte kan ange en exakt volym kan du ange en uppskattning istället.
Eventuell takvolym
För ramavtal ska takvolym ofta anges.
Volymer kan vara avgörande
Den angivna volymen i upphandlingen kan vara avgörande för om leverantören kan och vill lämna anbud. Finns kapacitet hos leverantören att kunna leverera efterfrågad volym? Kommer leverantören under kontraktsperioden garanteras en viss volym?
Det är bra att redan i inledningen av upphandlingsdokumenten göra olika leveranstider synliga. Anledningen är att leveranstider eller andra tidsbestämningar som till exempel delleveranser eller tider för leveranskontroll kan vara avgörande för om leverantören kan lämna anbud eller inte.
Tänk igenom vilka kontaktuppgifter som ska finnas med, dels under själva upphandlingen, dels under hela kontraktsperioden. Om det till exempel är aktuellt med visning av objekt eller av arbetsmiljöer ska det vara enkelt för leverantören att kontakta den som är ansvarig på den upphandlande organisationen.
Ge också leverantören möjligheten att ställa frågor till upphandlande organisation som inte har direkt med upphandlingen att göra. Det kan till exempel vara hur man lämnar in sitt anbud.
Olika kontaktpersoner?
Under kontraktsperioden kan det vara olika kontaktpersoner. Det kan till exempel vara en kontaktperson vid beställningar och en annan vid eventuella frågor om kontraktet.
Administrativa villkor
Informera leverantörerna om vilka formella krav som gäller för att de ska kunna lämna anbud.
De administrativa villkoren kan till exempel vara att
- ge upplysning om hur länge leverantören är bunden av sitt anbud
- ange vilka uppgifter leverantören ska uppge och på vilket sätt.
Om det är flera organisationer som omfattas av upphandlingen så kan det skilja sig mellan respektive organisation vad som gäller. Det kan till exempel vara start av kontraktet eller om de olika organisationerna är med i hela eller delar av upphandlingen.
Mycket information om upphandlingen anger du i annonsen. Du avgör själv om du vill upprepa eller förtydliga informationen. Följande uppgifter kan ingå:
Det kan vara bra att ange en förteckning över dokumenten och vilka eventuella bilagor som ingår i upphandlingen för att det ska bli tydligt vilka dokument som ingår.
Vid upphandlingar över tröskelvärdena ska den upphandlande organisationen ange vilket upphandlingsförfarande som gäller för upphandlingen.
Vid upphandlingar under tröskelvärdena är den upphandlande organisationen fri att själv utforma varje upphandling utifrån de specifika omständigheterna. Detta då det inte finns några upphandlingsförfaranden under tröskelvärdena. Hur upphandlingen ska gå till måste beskrivas i upphandlingsdokumenten. Här är det de grundläggande upphandlingsprinciperna som sätter ramarna och som ska beaktas.
Exempel på upphandlingsförfarande
Upphandlingen sker genom öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Ange om förhandling kommer att genomföras i upphandlingen och hur det kommer att gå till.
När det är aktuellt i ett upphandlingsförfarande kan man begränsa antalet leverantörer i en anbudsgivning. Antalet anbudssökande som minst ska bjudas ska alltid vara så stort att effektiv konkurrens kan uppnås.
Om värdet på upphandlingen överstiger tröskelvärdena ska den upphandlande organisationen som beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ange skälen för det. Skälen kan bland annat anges i upphandlingsdokumenten.
Se över om du kan dela upp din upphandling i flera anbudsområden. Det är i många fall en fördel att dela upp upphandlingen i flera områden. Effekten kan bli att fler leverantörer blir intresserade av att lämna anbud. Det underlättar även för små och medelstora företag att kunna delta i delar av upphandlingen.
Det kan finnas anledning att bara vilja ha en leverantör. Anledningar kan till exempel vara om det krävs stora investeringar för att etablera sig eller om den upphandlande organisationen vill begränsa antalet leveranser.
Informera om hur leverantörerna kan ställa frågor om upphandlingen. Ange gärna ett sista datum när leverantören ska ha inkommit med sina frågor och när den upphandlande organisationen senast ska svara. Det är viktigt att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan de lämnar in anbudet och att de får tid att hinna ställa följdfrågor.
Du får förtydliga texten i upphandlingsdokumenten men däremot inte göra några väsentliga förändringar.
Den upphandlande organisationen får som huvudregel inte lämna ny information om upphandlingen senare än sex dagar innan sista anbudsdag.
Ange till exempel
- hur leverantören ska lämna in anbudet
- på vilket språk det ska skrivas (till exempel svenska, engelska)
- anbudets giltighetstid.
Tänk på att leverantörerna behöver tillräcklig med tid för att lämna in sitt anbud.
Om du anger att anbudens giltighet förlängs automatiskt vid en eventuell överprövning säkerställer du att anbuden är giltiga under överprövningstiden. Du bör då även ange en maxtid för hur länge anbudens giltighetstid kan förlängas. Vad som utgör en lämplig maxtid bedöms i varje enskilt fall.
Det finns inget lagkrav på att anbudet måste undertecknas. Men om upphandlande organisation vill att anbudet ska undertecknas, tänk då på formuleringen så att det inte står och faller med en viss persons underskrift, till exempel verkställande direktör, om det inte bedöms som nödvändigt för upphandlingen.
Säkerställ att den inlämnade e-postadressen är uppdaterad till leverantören så att rätt person får meddelande om tilldelningsbeslutet.
Det är också viktigt att ange information om avtalsspärr i tilldelningsbeslutet. Det är den tid då det råder ett förbud mot att ingå avtal efter att den upphandlande organisationen skickat ut meddelande om tilldelningsbeslut.
Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut skickats ut.
Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess. Den absoluta sekretessen upphör bland annat när tilldelningsbeslut har fattats.
Därefter betraktas anbuden som inkomna allmänna handlingar till organisationen. Enligt offentlighetsprincipen kan allmänna handlingar lämnas ut vid begäran, om inte organisation vid en sekretessprövning sekretessbelägger uppgifter i dessa.
Om leverantören anser att vissa delar av anbudet bör sekretessbeläggas är det lämpligt att leverantören redan i anbudet får möjlighet att ange detta och av vilka skäl. Lämna därför en allmän information om vilka förutsättningar som finns för sekretess på uppgifter i anbudet och hur leverantören ska kunna signalera att sekretess föreligger.
Uppmärksamma leverantören på att de i det inskickade anbudssvaret accepterar samtliga föreskrivna krav.
Leverantörens anbudssvar är också ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är korrekta.
Beroende på hur kraven i en upphandling ställs och formuleras, har en leverantör rätt att använda sig av underleverantörer. Vilka underleverantörer som ska anges i anbudet avgörs i princip av vad som efterfrågas i upphandlingsdokumentet.
Samarbeta med underleverantörer och andra samarbetspartners i upphandlingar
Om det i din upphandling kan finnas speciella skäl till att upphandlingen kan komma att behöva avbrytas så är det bra att nämna dessa. Det krävs sakligt godtagbara skäl för att avbryta en upphandling.
Informera leverantören om att ersättning för upprättande av anbud ej medges alternativt medges.
- 10 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – annonsering av upphandling och inbjudan till anbudssökande (över tröskelvärdena)
- 10 kap. lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – annonsering av upphandling och inbjudan till anbudssökande (över tröskelvärdena)
- 9 kap. 16–18 §§ LOU – anbud med alternativa utföranden (över tröskelvärdena)
- 9 kap. 17–19 §§ LUF – anbud med alternativa utföranden (över tröskelvärdena)
- 4 kap. 5 § LOU – rätten att få delta i en upphandling, gemensamma anbud (över tröskelvärdena)
- 4 kap. 5 § LUF – rätten att få delta i en upphandling, gemensamma anbud, (över tröskelvärdena)
- 19 kap. LOU – regler om upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster
- 19 kap. LUF – regler om upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster