Kontraktsvillkor

Kontraktets startdatum och längd samt om det finns möjlighet till eventuell förlängning så anges även tiden för den. Det kan också vara lämpligt att skriva om hur en eventuell förlängning meddelas under kontraktsperioden.

Kontraktet innefattar alla dokument som har ingått i upphandlingen: 

• inklusive eventuella standardavtal 
• leverantörens anbud 
• kompletteringar av anbud 
• frågor och svar. 

Om några uppgifter i kontraktets handlingar på något sätt skulle vara motsägelsefulla gäller den fastställda rangordningen. 

Ange om det är ett kontrakt eller ett ramavtal som ska tecknas. Om det är ett ramavtal, ange till exempel hur många leverantörer som kommer att delta i avtalet. Vilken metod för avrop som kommer att användas, till exempel förnyad konkurrensutsättning eller om det är ett rangordnat avtal. 

Ange om kontraktet ska innefatta de dokument som ingått i upphandlingen och kontraktshandlingarnas inbördes rangordning. Om några uppgifter i kontraktshandlingarna på något sätt skulle vara motsägelsefulla gäller den fastställda rangordningen.

Inom flera olika branscher finns så kallade standardavtal. Avtalsvillkoren är utformade för att passa för just den aktuella branschen och dess förutsättningar. Ibland kan det vara lämpligt att använda ett standardavtal istället för att upprätta egna avtalsvillkor, eller att lägga till standardavtalet som en bilaga till det egna kontraktet. Standardavtal kan vara både ensidigt upprättade av den ena partssidan eller upprättade gemensamt mellan köparsidan och säljarsidan. Innan ni bestämmer er för att använda ett standardavtal bör ni dock säkerställa att villkoren passar i er verksamhet. Några få exempel på olika standardavtal är 

• AB 04 och ABT 06 – för vissa byggnads- anläggnings- och installationsarbeten
• ALOS 05 – för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor
• Avtal 90 – för systemleveranser som omfattar flera produkter som ska integreras med varandra inom IT och telekom
• H1 och H2 – modellavtal för buss och spår respektive anropsstyrd trafik vid upphandling av kollektivtrafik 

För att ta reda på om det finns något standardavtal inom den bransch som upphandlingen riktar sig mot kan ni exempelvis fråga leverantörer inom branschen eller näringslivsorganisationer om det finns något sådant avtal eller inte

Det finns begränsade möjligheter att ändra i upphandlade kontrakt. För att göra ditt kontrakt flexibelt kan du därför till exempel använda dig av ändrings- och optionsklausuler där du beskriver vad i kontraktet som får ändras och på vilket sätt.

Ändringsklausuler används som ett brett begrepp. Ibland kan det täcka in alla former av optionsklausuler. Vanligtvis ger en option en upphandlande organisation en ensidig rätt att nyttja optionen. Ett exempel på en vanligt förekommande ensidig option är en förlängningsklausul.

För att en ändrings- eller optionsklausul ska kunna användas måste det klart, exakt och entydigt framgå under vilka förutsättningar den kan användas och vilken omfattning och typ av ändringar som kan komma att göras. Det är också en förutsättning att kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär inte ändras och att klausulen har angetts i något av upphandlingsdokumenten.

Ur ett affärsmässigt perspektiv kan det finnas anledning att inte inkludera alltför många optioner i ett kontrakt. Det kan skapa osäkerhet för leverantören i fullgörandet av kontraktet.

Det är en fördel för båda parter att alltid dokumentera de ändringar som görs utifrån det ursprungliga kontraktet. Då finns en skriftlig överenskommelse att hänvisa till om det uppstår olika tolkningar.

Ändringar av kontrakt och ramavtal

Det ska framgå hur leveransen eller uppdraget ska utföras. Vad som behövs för en korrekt leverans som till exempel: varumottagning, resurser i form av beställarens kompetens eller lokaler. Det kan även handla om inom vilken tid en verksamhet ska kunna ta emot brukare eller patienter. 

Om det i upphandlingen innebär att en leverantör kommer att behandla personuppgifter ska dataskyddsförordningen (GDPR) följas. 

GDPR och upphandling 

Gör en bedömning utifrån den enskilda upphandlingen, vilken typ av statistik som kan vara relevant att få in, till exempel för uppföljning. Klausulen bör reglera att leverantören ska förse köparen med: 

• skriftlig statistik för den vara eller tjänst som upphandlas 
• intervall för när det ska ske 
• att statistiken ska vara kostnadsfri för den upphandlande organisationen.  

Ange vad som kan komma att förändras i kontraktet och hur. Det kan till exempel vara förändring av varusortiment, uppdraget eller antalet option/er. Ändringsklausuler används som ett brett begrepp. Ibland kan det även täcka alla former av optionsklausuler. 

Det är en fördel för båda parter att alltid dokumentera de ändringar som görs utifrån det ursprungliga kontraktet. Då finns en skriftlig överenskommelse att hänvisa till om det uppstår olika tolkningar. 

Den upphandlande organisationen bör följa upp de krav som ställts i upphandlingen. Bifoga gärna en checklista som innehåller upphandlingens samtliga krav. På så vis säkerställer du en effektiv uppföljning. Samtidigt får leverantören möjlighet att förbättra sina leveranser under hela kontraktsperioden.

Det kan vara praktiskt att utforma en specifik uppföljnings­plan. Den kan användas vid kontrakts­uppföljningen. I planen bör det även finnas en bestämmelse om att leverantören lovar att medverka vid uppföljningar. Tänk på att en kontinuerlig uppföljning ger en ovärderlig kunskap och erfarenhet till din nästa upphandling.

Kontraktsuppföljning

Var noga med att ange när och under vilka förutsättningar en eventuell prisjustering ska ske. Vissa branscher som livsmedel och energi har bestämda tidsintervaller för när prisjustering kan göras. Det är en fördel om prisjusteringen följer ett bestämt prisindex.

Ange tydligt hur betalning ska ske och vilka faktureringsvillkor som gäller. Ange villkoren vad som gäller om betalningen inte sker i tid.

Detaljerad information om ersättning ska också framgå, gör därför en bedömning om ersättningen ska ske i förväg, löpande eller efter leverans eller utfört uppdrag. Om det till exempel är långa uppdrag kan det vara en fördel att betalningen sker i delar. Att ersätta i förväg är ett risktagande för köparen men även ett sätt att möjliggöra för mikroföretag och nystartade företag att lämna anbud.

Eftersom betalning för varan, tjänsten eller entreprenaden är en viktig del av affärsöverenskommelsen mellan köpare och säljare, så är det viktigt att villkor vid dröjsmål av betalning, som till exempel dröjsmålsränta, finns tydligt beskrivet.

Beskriv hur kontroll av leverans går till inklusive leveranskontrolltid. Det vill säga inom vilken tid köparen ska kontrollera leveransen.

Det bör också framgå hur köparen godkänner en leverans vid leveranskontroll, till exempel genom ett skriftligt godkännande.

För den upphandlande organisationen är det viktigt att reglera vilka uppgifter leverantörsfakturan ska innehålla. De krav som ställs på fakturans innehåll är exempel på vad som kan ingå men bör kunna ändras eller kompletteras vid behov.

I de fall som en av parterna av olika skäl, inte vill medverka i marknadsföringsinsatser eller annan typ av publicering bör villkor skrivas in i kontraktet. Villkoren reglerar på vilket sätt och i vilken omfattning marknadsföring får ske.

Tänk på att inte ställa högre krav än nödvändigt på försäkringsnivå. I många branscher finns det sedvanliga företagsförsäkringar. Ha gärna en dialog med försäkringsansvarig i din organisation för att undvika dubbelförsäkring.

Ange att leverantören ansvarar för sina underleverantörer. Ange också om leverantören ska identifiera eventuella underleverantörer och om den upphandlande organisationen ska godkänna tillkommande underleverantörer och eventuella byten av underleverantörer.

För att formulera rimliga och konkurrensfrämjande viten i upphandlingsdokumenten behövs god kunskap om de villkor som råder i branschen. Ett alternativ som den upphandlande organisationen kan överväga är att använda incitamentsvillkor istället för viten. Istället för att straffa leverantören när den exempelvis är sen, får leverantören istället bonus när den lever upp till eller överträffar förväntningarna. Incitamentsvillkor kan också kombineras med viten.

Här regleras villkor om friskrivning som anger under vilka extraordinära händelser, som parterna själva inte råder över, som ansvaret är begränsat.

En upphandlande organisation bör se till att kontrakt och ramavtal på ett tydligt sätt reglerar när de kan avslutas, genom uppsägning eller hävning, vid avvikelser från avtalade villkor. För direktivstyrda upphandlingar finns det en skyldighet att ange villkor som gör det möjligt att avsluta kontrakt och ramavtal i vissa situationer. Villkoren för att avsluta avtalet ska anges i upphandlingsdokumenten.

Vid alla avtalsförhållanden finns en viss risk för att en tvist uppstår. I de fall köpare och säljare inte kan lösa tvisten genom förhandling kan en domstol behöva avgöra frågan. Här regleras villkor för hur en tvist hanteras för att nå en lösning.

Sanktioner vid avvikelser