Grund för utvärdering

Den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska sedan utvärderas på någon av det tre utvärderingsgrunderna: 

1. bästa förhållande mellan pris och kvalitet 
2. kostnad 
3. pris. 

Syftet med utvärderingen är att bedöma anbudens konkurrenskraft och utse det vinnande anbudet. Valet av utvärderingsgrund bör utgå från din marknadsanalys. I vissa situationer finns däremot särskilda regler som styr vilken utvärderingsgrund som ska användas, till exempel vid konkurrenspräglad dialog eller innovationspartnerskap.

Den upphandlande organisationen ska i upphandlingsdokumenten ange utvärderingsgrund och tilldelningskriterier för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. För leverantörerna ska det vara tydligt redan när de läser upphandlingsdokumenten hur deras anbud kommer att utvärderas. 

Om den upphandlande organisationen väljer utvärderingsgrunden ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet” eller utvärderingsgrunden ”kostnad” ska tilldelningskriterierna som huvudregel viktas inbördes mellan varandra. För att leverantörerna ska ha möjlighet att tolka kriterierna på samma vis ska de vara tydligt formulerade och det ska också framgå vilken betydelse de har i förhållande till varandra i utvärderingen.  

En upphandlande organisation kan välja utvärderingsgrunden ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” och ta hänsyn till de tilldelningskriterier som bedöms ge anbudet mervärde. Exempel på kriterier som kan utgöra kvalitet är: 

• leverans- eller tid för genomförande 
• miljöegenskaper 
• driftkostnader 
• kostnadseffektivitet
• estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
• service och tekniskt stöd. 

Viktning av två tilldelningskriterier kan bestämmas till exempelvis 70 procent kvalitet och 30 procent pris. Procentsatsen kan även omvandlas till belopp i kronor.

Om vi utgår ifrån exemplet ovan går det dessutom att vikta tilldelningskriteriets kvalitet på olika vis: 

• 30 % pris och 35 % kvalitet 1 (till exempel leveranstid) och 35 % kvalitet 2 (till exempel service) 
• 30 % pris och 50 % kvalitet 1 (till exempel leveranstid) och 20 % kvalitet 2 (till exempel service). 

Exemplen ovan är två olika sätt att tänka men ger samma resultat mellan pris och kvalitet. 

Om kriterierna inte kan viktas, ska upphandlande organisation ta hänsyn till dem genom en prioritetsordning. 

Upphandlande organisation har möjlighet att fritt ställa tilldelningskriterier som är nödvändiga i den enskilda upphandlingen så länge det har koppling till upphandlingsföremålet. Tilldelningskriterierna ska alltid vara förenliga med upphandlingsprinciperna. 

De grundläggande upphandlingsprinciperna 

Tilldelningskriterierna ska vidare säkerställa en effektiv konkurrens. Utforma kriterierna på ett sådant sätt att det är möjligt för upphandlande organisation att utifrån de uppgifter som leverantören har lämnat, kontrollera hur väl anbuden uppfyller dem. 

En upphandlande organisation som utvärderar kostnad, kan bedöma anbudet utifrån kostnadseffektivitet, såsom en analys av kostnaderna under livscykeln för varan eller tjänsten. Kostnad innebär i sammanhanget lägsta kostnad och räknas fram som en analys av kostnadseffektivitet. Om ett anbud utvärderas på kostnad kan exempelvis anskaffningspriset få en viss vikt i förhållande till andra kostnader under användningen av varan eller tjänsten. 

Livscykelkostnader är också en form av kostnadskriterier som kopplas till samtliga skeden av upphandlingsobjektets livscykel. Det finns ingen skyldighet att räkna på livscykelkostnader, utan är ett alternativ för att bedöma kostnadseffektivitet. Även om kostnadskriterier innebär lägst kostnad för att räkna fram kostnadseffektivitet, är det en form av tilldelningskriterier för att utvärdera bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.  

Livscykelkostnader (LCC) 

Det finns inte någon uttrycklig reglering i lagstiftningen för hur lägsta pris ska fastställas. Det är viktigt att ange vilka volymer eller mängder som anbudet ska beräknas på. Priset kan beräknas på olika sätt, till exempel genom olika sammanställningar och genom att använda så kallade priskorgar.

Utvärdering av lägsta pris kan exempelvis göras genom att pris anges

• totalt för hela uppdraget
• per månad
• per timme
• för levererad produkt.

Det saknas detaljerade regler om tilldelningsgrund och tilldelningskriterier för upphandling under tröskelvärdena och för upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Det anges dock att upphandlingsdokument ska innehålla uppgifter om vilka tilldelningskriterier som ska användas samt deras viktning eller prioritetsordning. 

Det centrala i detta avseende är att den upphandlande organisationen ska ange i upphandlingsdokumenten vilka tilldelningskriterier som ska användas i upphandlingen och se till att dessa är förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Du har stor frihet att utforma de tilldelningskriterier som du anser är lämpliga för den enskilda upphandlingen, så länge tilldelningskriterierna har en koppling till upphandlingsföremålet. 

Tilldelningskriterier bör

• ha en skiljande effekt
• ge ett mervärde i upphandlingen
• leda till att det bästa anbudet kan identifieras.

Tilldelningskriterierna ska vara tydligt formulerade så att leverantörerna tolkar kriterierna på samma vis.

Ange tydligt om leverantören ska bifoga dokumentation i anbudet för att styrka att de uppfyller tilldelningskriterierna, till exempel: 

• intyg
• arbetsprover
• beskrivningar. 

Oftast begärs dokumentationen endast in av den leverantör som den upphandlande organisationen avser att tilldela kontraktet.

Det underlättar för leverantören om det redan inledningsvis av upphandlingsdokumenten, eller till och med redan i annonsen, framgår vad som kommer ha betydelse för att bli tilldelad upphandlingen. Om det går, ange det som är viktigast först.

Personalens kvalifikationer och erfarenheter hos den leverantör som utses att utföra kontraktet kan utgöra ett tilldelningskriterium. Detta framgår dock inte uttryckligen enligt lagstiftningen, men det anses gälla enligt dagens praxis.