Start

Dynamiskt inköpssystem

Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk metod för upphandling. Systemet är öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden och antalet leverantörer får inte begränsas. Det är ett flexibelt system som ökar möjligheterna att få in nya produkter och lösningar till upphandlande organisationer. Systemet liknar en vanlig upphandling men är en snabbare process.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt

  • lagen om offentlig upphandling (LOU)
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Dynamiska inköpssystem vid upphandling över tröskelvärdet

Reglerna om dynamiska inköpssystem gäller vid upphandling över tröskelvärdet som inte avser upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. 

En upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) får använda ett dynamiskt inköpssystem för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser en upphandlande organisations behov.

Vid upphandlingar med dynamiskt inköpssystem som metod ska den upphandlande organisationen använda bestämmelserna om selektivt förfarande i lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Selektivt förfarande

Ordlista för dynamiska inköpssystem

Definitionerna är många och ibland förvillande lika när man pratar om dynamiska inköpssystem (DIS).
Benämning Definition
Anbudsinfordran – Inbjudan till att delta i systemet En annons om ett DIS som finns tillgänglig under hela systemets giltighetstid.
Anbudsansökan Leverantören ansöker om att få delta och bli kvalificerad i DIS.
Godkänd/kvalificerad leverantör En leverantör som får lämna anbud i systemet.
Anbudsinbjudan När ett köp ska ske i DIS som är i drift skickas en inbjudan till alla kvalificerade leverantörer som får möjlighet att lämna anbud.

Vad är ett dynamiskt inköpssystem?

Ett dynamiskt inköpssystem kan liknas vid ett förkvalificeringssystem som ska drivas helt elektronisk och ha en bestämd giltighetstid. Det finns ingen bestämmelse för hur lång giltighetstid ett dynamiskt inköpssystem får ha utan det är upp till den upphandlande organisationen att själv bestämma. Att systemet ska drivas helt elektronisk innebär bland annat att all kommunikation i ett DIS ska vara elektronisk. Muntlig kommunikation får inte användas.

Ett dynamiskt inköpssystem är öppet för nya leverantörer under hela systemets giltighetstid och den upphandlande organisationen kan marknadsföra sitt dynamiska inköpssystem löpande för att få in fler lämpliga leverantörer i systemet.

Ett dynamiskt inköpssystem gör det möjligt för en upphandlande organisation att få tillgång till ett brett urval av leverantörer, och på så sätt utnyttja konkurrensen på bästa sätt vid inköp av sådant som köps regelbundet. På marknader som är under snabb utveckling kan upphandlande organisationer genom dynamiskt inköpssystem effektivt köpa in de senast utvecklade lösningarna och produkterna.

Den organisation som driver ett dynamiskt inköpssystem får inte ta ut någon administrativ avgift från en leverantör som deltar eller vill delta i systemet.

Jämförelser dynamiskt inköpssystem och ramavtal

Till skillnad från ett ramavtal så är ett dynamiskt inköpssystem öppet för nya leverantörer att ansluta sig till under hela systemets giltighetstid, så länge de uppfyller kvalificeringskraven. Det finns ingen skyldighet för leverantörerna i ett dynamiskt inköpssystem att lämna anbud på en enskild anbudsinbjudan och leverantörer kan även lämna systemet. Det ökar möjligheterna för nystartade, små- och medelstora företag samt lokala leverantörer att konkurrera om kontrakten över tid.

Det finns ingen förbestämd gräns för hur lång giltighetstid ett dynamiskt inköpssystem får ha utan det är upp till den upphandlande organisationen att själv bestämma en lämplig giltighetstid för systemet.

I ett ramavtal är giltighetstiden maximalt fyra år i LOU och åtta år i LUF om ramavtalet har upphandlats enligt reglerna som gäller för upphandling över tröskelvärdet och som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Det gäller om det inte finns särskilda skäl till att ramavtalet behöver ha en längre giltighetstid.

Ramavtal

Fördelar med dynamiskt inköpssystem

  • Möjligt för nya leverantörer att ansöka om att delta under hela giltighetstiden, vilket ger ökad konkurrens och större flexibilitet.
  • Den upphandlande organisationen kan både inför inrättande av ett dynamiskt inköpssystem och även under hela giltighetstiden marknadsföra systemet för att få in nya lämpliga leverantörer.
  • Ett dynamiskt inköpssystem kan delas upp i olika kategorier, vilket ger små- och medelstora företag stora möjligheter att ansöka om att delta i systemet och konkurrera om affärerna.
  • Goda förutsättningar att kunna standardisera och effektivisera inköpen.
  • Möjligt att på ett effektivt sätt få nya alternativ och lösningar från leverantörer på marknader med ständig förändring och under snabb utveckling.
  • Leverantörer är inte bundna till att besvara varje enskild anbudsinbjudan utan lämnar anbud när de har möjlighet.
  • För att få anbud på alternativa och innovativa lösningar går det bra att ställa funktionskrav i systemet.
  • Vid tjänsteupphandlingar har en upphandlande organisation stor möjlighet att hitta rätt kompetens till varje enskilt uppdrag. 

Funktionskrav i upphandling

Exempel på att få nya lösningar genom dynamiskt inköpssystem

Telefoner förnyas hela tiden och den man köper i dag kan vara gammal i morgon. Med ett dynamiskt inköpssystem kan man definiera upphandlingsföremålet som telefoner och vid varje specifik upphandling så kan man välja att kravställa så att man alltid får den senaste modellen. På så vis hamnar man inte i en inlåsning och kan hänga med i produktutvecklingen på marknaden.

Exempel på hur dynamiskt inköpssystem kan ge en ekonomisk besparing

En kommun hade under en period svårt att få tag på socionomer. De upphandlingar som utfördes resulterade i få anbud och avtalade timpriser som inte speglade marknadspriserna.

Kommunen valde då att i stället pröva dynamiskt inköpssystem och intresset hos leverantörerna var stort. Det resulterade i 32 kvalificerade leverantörer. Kommunen uppskattar att kostnaderna för inköp av socionomer därmed minskade med 26 procent efter det att systemet infördes.

Utmaningar med dynamiska inköpssystem

Det är en relativt ny upphandlingsmetod i Sverige med nya formkrav där liten praktisk erfarenhet finns.

Det kan bli en ökad administration om det inkommer ansökningar från ett stort antal leverantörer samtidigt.

Samordnat dynamiskt inköpssystem

Det är tillåtet att flera upphandlande organisationer tillsammans inrättar ett dynamiskt inköpssystem för att täcka ett gemensamt behov, så kallad samordnad upphandling. De upphandlande organisationer som har rätt att använda systemet ska tydligt framgå redan i anbudsinfordran. Det är inte möjligt för en upphandlande organisation att ansluta sig i efterhand till systemet.

Om det är en inköpscentral som driver systemet är det andra regler som gäller (se nedan).

Vad gäller för en inköpscentral?

Om ett dynamiskt inköpssystem drivs av en inköpscentral och får användas av andra upphandlande organisationer ska detta anges i anbudsinfordran. Dock behöver det inte framgå vilka upphandlande organisationer som får använda sig av systemet.

Dynamiska inköpssystem vid upphandling under tröskelvärdet

Det saknas regler om dynamiska inköpssystem vid upphandling under tröskelvärdet samt vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. 

Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid sådan upphandling som finns vid upphandling över tröskelvärdet, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för upphandlande organisationers möjlighet att använda sig av dynamiska inköpssystem. Det är dock viktigt att de upphandlande organisationerna följer de grundläggande upphandlingsprinciperna.

De grundläggande upphandlingsprinciperna

Källhänvisningar

  • 8 kap. 1–14 §§ samt 34 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – regler om dynamiska inköpssystem vid upphandling över tröskelvärdet som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster
  • 7 kap. 2 § LOU/LUF – ramavtals löptid vid upphandling över tröskelvärdet som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster
  • 1 kap. 14 § LOU, 13 § LUF – definition av inköpscentral
  • prop. 2021/22:5 s. 102 och 194 – en upphandlande organisation har möjlighet att använda sig av till exempel inköpscentraler, samordnade upphandlingar, ramavtal, dynamiska inköpssystem och de andra tekniker och instrument som finns i upphandlingsdirektiven även vid upphandling under tröskelvärdet och upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster