Startsida

Steg 2 - Köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem

Vid köp i ett dynamiskt inköpssystem vänder sig den upphandlande myndigheten eller enheten till samtliga leverantörer som har kvalificerat sig till systemet i steg 1. Inkomna anbud utvärderas och beslut om tilldelning skickas ut till leverantörer som inkommit med anbud.

I steg 2 ska den upphandlande myndigheten eller enheten för varje kontrakt som ska tilldelas bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet att lämna anbud. Tidsfristen för att komma in med anbud ska vara minst 10 dagar från den dag då anbudsinbjudan att lämna anbud skickats till godkända leverantörer.

Det är möjligt för vissa upphandlande organisationer, till exempel kommuner eller regioner, att komma överens med de kvalificerade leverantörerna om en kortare anbudstid. Men, om inget annat överenskommits eller om den upphandlande organisationen är en central upphandlande myndighet, ska tidsfristen dock vara minst 10 dagar från det att anbudsinbjudan skickades till berörda leverantörer.

I ett dynamiskt inköpssystem under tröskelvärdena ska anbudstiden vara ”skälig”.

Det finns ingen skyldighet för en leverantör som deltar i ett dynamiskt inköpssystem att lämna anbud när den upphandlande organisationen skickar anbudsinbjudningar inom ramen för systemet.

Kategorier

Om ett dynamiskt inköpssystem har delats in i olika kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader ska samtliga leverantörer som godkänts inom den kategorin som upphandlingen avser bjudas in att lämna anbud.

Tilldelningskriterier

Generella tilldelningskriterier ska alltid anges redan i upphandlingsdokumenten vid anbudsinfordran men kan vid behov preciseras ytterligare här i anbudsinbjudan i steg 2.

Tidsfrister för att inkomma med anbud

En upphandlande organisation får bestämma den tidsfrist som ska gälla vid anbudsinbjudningar för leverantören att inkomma med anbud. Har ingen tid angivits så ska tidsfristen dock vara minst 10 dagar från det att anbudsinbjudan skickades till berörda leverantörer.

Anbud utvärderas enligt de tilldelningskriterier som angivits i annonsen vid anbudsinfordran eller vid preciserade behov här i anbudsinbjudan i steg 2.

Den upphandlande organisationen ska av leverantören begära in uppdaterade dokument som visar att den i nuläget uppfyller kvalificeringskraven och att det inte föreligger någon grund för uteslutning. Därefter tas beslut om att tilldela kontrakt.

Tänk på att

  • Det finns ingen skyldighet för leverantörer att lämna anbud.
  • Nya leverantörer får ansöka om att få delta och kvalificera in sig löpande till dynamiskt inköpssystem under hela systemets giltighetstid.
  • Den upphandlande organisationen ska utvärdera nya anbudsansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagandet. När det finns skäl får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar.
  • Det finns ingen skyldighet att meddela redan befintliga leverantörer när en ny leverantör har godkänts i systemet.

Tilldelning av kontrakt och information om eventuell avtalsspärr

När ett beslut om tilldelning av kontrakt har fattats ska den upphandlande organisationen skriftligen meddela beslutet till samtliga leverantörer. Meddelandet ska innehålla skälen för beslutet och information om eventuell avtalsspärr.

Det finns ingen skyldighet att tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr. Väljer den upphandlande organisationen att använda sig av en frivillig avtalsspärr ska tidsperioden för hur länge avtalsspärren gäller framgå i meddelandet.

Tips

Det kan ibland vara lämpligt att använda sig av en frivillig avtalsspärr, det vill säga att avtal inte får tecknas förrän 10 dagar har gått från det att underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats

Efterannonsering

När värdet på ett dynamiskt inköpssystem överstiger tröskelvärdet ska en efterannonsering göras senast 30 dagar efter tilldelning av varje enskilt kontrakt. Det är dock tillåtet att samla efterannonserna kvartalsvis. I sådana fall ska de samlade annonserna skickas senast 30 dagar efter utgången av varje kvartal.

Efterannonsering - en viktig del i upphandlingen

I ett dynamiskt inköpssystem under tröskelvärdet finns inget krav på efterannonsering.

Tänk på att

Om en väsentlig ändring görs som innebär att ett dynamiskt inköpssystem övergripande karaktär ändras, ska systemet annonseras om, det vill säga avslutas och inrättas på nytt. Det kan till exempel vara ändringar i uppdelning av kategorier eller kraven för kvalificering. Om systemet överstiger tröskelvärdet så ska den upphandlande organisationen anmäla ändringar av systemets giltighetstid till Europeiska kommissionen via annonsen i TED – Tenders Electronic Daily (EU:s gemensamma databas för upphandling).

Källhänvisning

  • 8 kap. 12 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/lag (2016:1146)  om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)– tilldelning av kontrakt