Start

Steg 2 - Köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem

På den här sidan beskriver vi hur de faktiska köpen genomförs i ett dynamiskt inköpssystem som överstiger tröskelvärdet, efter det att systemet har inrättats av den upphandlande organisationen.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt

  • lagen om offentlig upphandling (LOU)
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem vid upphandling över tröskelvärdet

Vid köp i ett dynamiskt inköpssystem som har upphandlats enligt de regler som gäller över tröskelvärdet, och som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster, vänder sig den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) till samtliga leverantörer som har kvalificerat sig till systemet i steg 1. Inkomna anbud utvärderas och beslut om tilldelning skickas ut till samtliga leverantörer i systemet. 

I steg 2 ska den upphandlande organisationen för varje kontrakt som ska tilldelas bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet att lämna anbud. 

Det finns ingen skyldighet för en leverantör som deltar i ett dynamiskt inköpssystem att lämna anbud när den upphandlande organisationen skickar anbudsinbjudningar inom ramen för systemet.

Kategorier

Om ett dynamiskt inköpssystem har delats in i olika kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader ska samtliga leverantörer som godkänts inom den kategorin som upphandlingen avser bjudas in att lämna anbud.

Tilldelningskriterier

Generella tilldelningskriterier ska alltid anges redan i upphandlingsdokumenten vid anbudsinfordran men kan vid behov preciseras ytterligare här i anbudsinbjudan i steg 2. Anbuden utvärderas enligt de tilldelningskriterier som angivits i annonsen vid anbudsinfordran eller vid preciserade behov här i anbudsinbjudan i steg 2.

Tidsfrister för att inkomma med anbud

Tidsfristen för att komma in med anbud ska vara minst 10 dagar från den dag då anbudsinbjudan att lämna anbud skickats till godkända leverantörer.

Det är möjligt för vissa upphandlande organisationer, till exempel kommuner eller regioner, att komma överens med de kvalificerade leverantörerna om en kortare anbudstid. Men om inget annat har överenskommits, eller om den upphandlande organisationen är en central upphandlande myndighet, ska tidsfristen vara minst 10 dagar från det att anbudsinbjudan skickades till berörda leverantörer.

Kontroll av leverantör vid köp i ett dynamiskt inköpssystem

Den upphandlande organisationen ska av leverantören begära in uppdaterade dokument som visar att den i nuläget uppfyller kvalificeringskraven och att det inte föreligger någon grund för uteslutning. Därefter tas beslut om att tilldela kontrakt.

Tänk på att

  • Det finns ingen skyldighet för leverantörer att lämna anbud.
  • Nya leverantörer får ansöka om att få delta och kvalificera in sig löpande till dynamiskt inköpssystem under hela systemets giltighetstid.
  • Den upphandlande organisationen ska utvärdera nya anbudsansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagandet. När det finns skäl får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar.
  • Det finns ingen skyldighet att meddela redan befintliga leverantörer när en ny leverantör har godkänts i systemet.

Underrättelse om tilldelning av kontrakt och information om eventuell avtalsspärr

När ett beslut om tilldelning av kontrakt har fattats ska den upphandlande organisationen skriftligen meddela beslutet till samtliga leverantörer. Meddelandet ska innehålla skälen för beslutet och information om eventuell avtalsspärr.

Det finns ingen skyldighet att tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr. Väljer den upphandlande organisationen att använda sig av en frivillig avtalsspärr ska tidsperioden för hur länge avtalsspärren gäller framgå i meddelandet.

Tips

Det kan ibland vara lämpligt att använda sig av en frivillig avtalsspärr, det vill säga att avtal inte får tecknas förrän 10 dagar har gått från det att underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats.

Efterannonsering

Efterannonsering ska göras senast 30 dagar efter tilldelning av varje enskilt kontrakt. Det är dock tillåtet att samla efterannonserna kvartalsvis. I sådana fall ska de samlade annonserna skickas senast 30 dagar efter utgången av varje kvartal.

Efterannonsering – en viktig del i upphandlingen

Tänk på att

Om en väsentlig ändring görs som innebär att det dynamiska inköpssystemets art ändras väsentligt, ska systemet annonseras om. Det vill säga systemet avslutas och inrättas på nytt. Det kan till exempel vara ändringar i uppdelning av kategorier eller kraven för kvalificering. Den upphandlande organisationen ska anmäla ändringar av systemets giltighetstid till Europeiska kommissionen via annonsen i TED – Tenders Electronic Daily (EU:s gemensamma databas för upphandling).

Köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem vid upphandling under tröskelvärdet

Det saknas regler för dynamiska inköpssystem som understiger tröskelvärdena eller som avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid upphandling under tröskelvärdet samt vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, som det finns över tröskelvärdet, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för upphandlande organisationers möjlighet att använda sig av dynamiska inköpssystem. 

Det är dock viktigt att upphandlande organisationerna följer de grundläggande upphandlingsprinciperna. Det innebär att det ställs höga krav på upphandlande organisationer att tydligt beskriva i upphandlingsdokumenten hur köp och drift i ett dynamiskt inköpssystem kommer att gå till.

Vid upphandling under tröskelvärdet gäller i övrigt andra regler om exempelvis annonsering av upphandling, tidsfrister att lämna anbud, formkrav för kommunikation, uteslutning, kvalificering och kontroll av leverantörer med mera.

Nya upphandlingsregler 1 februari 2022

Källhänvisningar

  • 8 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – inbjudan att lämna anbud i ett dynamiskt inköpssystem
  • 8 kap. 2 § LOU/LUF – ett dynamiskt inköpssystem får delas in i kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader
  • 8 kap. 12 § LOU/LUF– tilldelning av kontrakt i ett dynamiskt inköpssystem
  • 8 kap. 11 § LOU/LUF – tidsfrist att lämna anbud i ett dynamiskt inköpssystem
  • 8 kap. 13 § andra stycket LOU/LUF som i sin tur hänvisar till 15 kap. 3–5 §§ LOU – en upphandlande organisation ska innan den beslutar om tilldelning av ett kontrakt begära att leverantören lämnar kompletterande dokument som visar aktuella förhållanden vad gäller att det inte förekommer grund för uteslutning samt att kvalificeringskraven är uppfyllda
  • 12 kap. 12 § första stycket LOU/LUF – en upphandlande organisation ska skriftligen meddela beslutet om tilldelning av kontrakt till samtliga leverantörer. Meddelandet ska innehålla skälen för beslutet och information om eventuell avtalsspärr
  • 20 kap. 2 § punkten 3 LOU respektive punkten 2 LUF – avtalsspärr gäller inte vid tilldelning av ett kontrakt som tilldelas i ett dynamiskt inköpssystem som har inrättats enligt 8 kap. LOU/LUF
  • 20 kap. 15 § punkten 2 LOU respektive punkten 1 LUF – en upphandlande organisation kan använda en frivillig avtalsspärr vid tilldelning av kontrakt i ett dynamiskt inköpssystem
  • 10 kap. 4 § första och andra stycket LOU/ 10 kap. 5 § första och andra stycket LUF – efterannonsering av tilldelning av kontrakt i ett dynamiskt inköpssystem
  • beaktandesats 81 i direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) samt beaktandesats 90 i direktiv 2014/25/EU (LUF-direktivet) – utrymmet för vilka väsentliga ändringar som får göras i upphandlingsdokumenten
  • 8 kap. 6 § LOU/LUF – den upphandlande organisationen ska anmäla ändringar av det dynamiska inköpssystemets giltighetstid till Europeiska kommissionen
  • prop. 2021/22:5 s. 102 och 194 – en upphandlande organisation har möjlighet att använda sig av till exempel inköpscentraler, samordnade upphandlingar, ramavtal, dynamiska inköpssystem och de andra tekniker och instrument som finns i upphandlingsdirektiven även vid icke-direktivstyrd upphandling