Startsida

Förberedelser och inrättande av ett dynamiskt inköpssystem

Innan upphandlande myndighet och enhet sätter upp ett dynamiskt Inköpssystem behöver organisationen förberedas. Vid inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem är det viktigt att veta vilka bestämmelser som blir tillämpliga, beroende på om det är över eller under tröskelvärdena. När den upphandlande myndigheten eller enheten ska sätta upp ett dynamiskt inköpssystem börjar den med att publicera en anbudsinfordran genom en annons.

Praktiska förberedelser

Innan den upphandlande myndigheten eller enheten beslutar att inrätta ett dynamiskt inköpssystem är det bra att se över den interna inköpsprocessen. Ett dynamiskt inköpssystem kan periodvis locka många leverantörer. Det är därför viktigt att ha interna arbetsrutiner och resurser avsatta för kvalificering.

Leverantörer ansöker löpande om att få delta i systemet. Arbetsrutiner samt resurser bör därför anpassas efter bland annat den tidsfrist som gäller för att utvärdera anbudsansökningar.

Alla varor och tjänster passar inte för ett dynamiskt inköpssystem och det är därför viktigt att den upphandlande organisationen genomför en ordentlig förstudie innan beslut tas om att inrätta ett system. Starta gärna med ett enklare område, där till exempel leveranserna inte är så omfattande, för att sedan inrätta ett nytt dynamiskt inköpssystem för mer komplexa inköp.

Det finns inga hinder mot att upphandlande organisationer både kan ha ett dynamiskt inköpssystem och ett ramavtal inom samma område. Om ett ramavtal kombineras med ett dynamiskt inköpssystem så bör detta framgå av ramavtalet, i enlighet med den grundläggande upphandlingsprincipen om transparens. En ramavtalsleverantör har möjlighet att på samma sätt som alla andra leverantörer ansöka om att få delta i systemet. 

Att tänka på

I dagsläget upplevs de elektroniska upphandlingsverktygen inte alltid vara tillräckligt automatiserade för dynamiskt inköpssystem. Därför är det bra att ha en dialog med din systemleverantör om hur du ska gå tillväga på bästa sätt.

Ett dynamiskt inköpssystem kan periodvis locka många leverantörer och det är därför viktigt att internt avsätta tillräckligt med resurser för kvalificering.

Inrättande av dynamiskt inköpssystem

Över eller under tröskelvärdena

För att veta vilka bestämmelser som blir tillämpliga är det viktigt att beräkna det totala värdet av systemet och om detta värde över- eller understiger tröskelvärdet. Värdet av ett dynamiskt inköpssystem ska uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras under systemets löptid.

Understiger värdet det aktuella tröskelvärdet räcker det med att annonsen publiceras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig, till exempel via ett upphandlingsverktyg.

Tröskelvärden

Överstiger värdet det aktuella tröskelvärdet ska annonsen skickas för publicering i EU:s gemensamma databas för upphandling; Tenders Electronic Daily (TED).

TED:s startsida

Individuell rapport och dokumentation i dynamiskt inköpssystem

Om värdet på ett dynamiskt inköpssystem överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen upprätta en individuell rapport, dels för systemet, dels för varje kontrakt som tilldelas i systemet.

Av den individuella rapporten för systemet ska det framgå:

  • skäl till att en leverantör inte har godkänts som deltagare i systemet
  • beslut att godkänna en leverantör i systemet.

Av den individuella rapporten för tilldelning av kontrakt inom ramen för systemet ska det framgå:

  • skäl till ett anbud som har förkastats har ansetts vara onormalt lågt
  • skäl till att ett kontrakt inte har tilldelats en leverantör
  • intressekonflikter och åtgärder som vidtagits till följd av dem.

Den upphandlande organisationen ska dessutom föra dokumentation av upphandlingen. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att upphandlande organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden ska kunna följas. Dokumentationsplikten gäller även för upphandlingar under tröskelvärdena. 

Anbudsinfordran - inbjudan till att delta i systemet

En upphandlande myndighet eller enhet som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska publicera en anbudsinfordran genom en annons i en elektronisk databas. Anbudsinfordran ska finnas tillgänglig så länge systemet är i drift. I annonsen ska systemets giltighetstid anges.

Information om systemet, dess funktioner, den elektroniska utrustning som används samt tekniska arrangemang och specifikationer för anslutning ska finnas med i anbudsinfordran. Upphandlingsdokumenten ska kunna laddas ner direkt, fullständigt och kostnadsfritt. Den internetadress där dokumenten finns tillgängliga ska anges i annonsen och informationen om systemet ska vara tillgängligt under hela dess giltighetstid.

Under tröskelvärdena kan upphandlingsdokumenten som regel också laddas ner direkt via det upphandlingsverktyg där anbudsinfordran finns annonserad.

Tröskelvärden

I anbudsinfordran ska upphandlande organisation i upphandlingsdokumenten beskriva tillräckligt tydligt vad som efterfrågas och vad leverantören förväntas leverera.

Det ska tydligt framgå dels vilka krav som ställs på leverantören för att kvalificera sig, dels vilken typ av köp, kvantiteter och tilldelningskriterier som systemet avser.

Ändringar under giltighetstiden

Om en väsentlig ändring görs som innebär att ett dynamiskt inköpssystem övergripande karaktär ändras, ska systemet annonseras om, det vill säga avslutas och inrättas på nytt. Det kan till exempel vara ändringar i uppdelning av kategorier eller kraven för kvalificering. Om systemet överstiger tröskelvärdet så ska den upphandlande organisationen anmäla ändringar av systemets giltighetstid till Europeiska kommissionen via annonsen i EU:s gemensamma databas för upphandling; Tenders Electronic Daily (TED).

Förklara redan i anbudsinfordran vad ett dynamiskt inköpssystem är

Många leverantörer känner kanske inte till vad dynamiskt inköpssystem är så det är bra att redan i anbudsinfordran förklara vad det är och innebär för leverantören.

Om ett dynamiskt inköpssystem delas upp i olika kategorier ska det framgå i anbudsinfordran.

Dela upp ett dynamiskt inköpssystem i olika kategorier

Det går bra att dela upp ett dynamiskt inköpssystem i olika kategorier av varor, tjänster och byggentreprenader. Om systemet är uppdelat i kategorier ska kvalificeringskraven specificeras för varje kategori. Tänk på att om kvalificeringskraven är lågt satta lär antalet leverantörer öka.

Exempel på indelning av kategorier i ett dynamiskt inköpssystem:

  • kunskapsområden
  • varugrupper
  • specifika geografiska områden. 

Tänk på att

För att främja små- och medelstora företags möjligheter att delta kan systemet delas in i tydligt begränsade kategorier.

Tilldelningskriterier

Tilldelningskriterierna ska anges i annonsen och kan vid behov preciseras ytterligare i anbudsinbjudan i steg 2. Ett dynamiskt inköpssystem med generella tilldelningskriterier i anbudsinfordran och mer specificerade kriterier vid anbudsinbjudan i steg 2 när systemet är i drift, är ofta mer flexibelt.

Exempel på precisering

I ett dynamiskt inköpssystem för miljökonsulter har man angett tilldelningskriterier ”kunskap” och att konsulten ska ha tre referenser som är utförda under de tre senaste åren inom efterfrågat område.  

Beställaren behöver en miljökonsult som har kunskaper om flödesmätningar. I anbudsinbjudan, det vill säga i steg 2, preciseras därför tilldelningskriterier om ”kunskap” ytterligare, att tre referenser som är utförda de tre senaste åren ska ha kunskap inom området flödesmätningar. 

Tidsfrister för att lämna in och utvärdera anbudsansökningar

Tidsfristen för leverantören att komma in med de initiala anbudsansökningarna att få delta i systemet ska vara minst 30 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering i LOU.

I LUF ska tidsfristen som huvudregel vara minst 30 dagar men får inte vara kortare än 15 dagar. Inga ytterligare tidsfrister ska gälla för anbudsansökningar efter det att inbjudan att lämna anbud för den första upphandlingen enligt det dynamiska inköpssystemet har skickats.

Den upphandlande organisationen ska som huvudregel utvärdera anbudsansökningarna inom 10 arbetsdagar från det att anbudsansökningarna mottagits. Vid inrättandet av systemet kan den upphandlande organisationen förlänga utvärderingsperioden. Den förlängda perioden ska anges i något av upphandlingsdokumenten. Ingen inbjudan får utfärdas under utvärderingsperiodens förlängning.

Efter utgången av den tillämpliga tidsfristen kan den upphandlande organisationen skicka en första anbudsinbjudan till alla godkända leverantörer i systemet.

Tidsfrister under hela systemets giltighetstid

Den upphandlande organisationen ska utvärdera nya anbudsansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagandet. När det finns skäl får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar.

Källhänvisningar

  • 10 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 8 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten
  • 8 kap. 4 § LOU/LUF – inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem
  • 8 kap. 5 § första stycket punkterna 1 och 2 LOU/LUF – upphandlingsdokumentens innehåll
  • 8 kap. 6 § LOU/LUF – ändringar i giltighetstiden
  • 8 kap. 7 § LOU/LUF – ansöka om att få delta i systemet
  • 8 kap. 8 § LOU/LUF – tidsfrist för anbudsansökningar
  • 12 kap. 14 § LOU/LUF – dokumentationsplikt
  • 19 kap. 30 § LOU – dokumentation