Konkurrenspräglad dialog

Alla intresserade leverantörer kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Endast leverantörer som uppfyller kraven att lämna anbud får bjudas in till dialog och därmed att lämna anbud. Syftet med dialogen är att gemensamt identifiera och ange hur den upphandlande myndighetens eller enhetens (upphandlande organisationens) behov bäst kan tillgodoses.  

Konkurrenspräglad dialog skiljer sig från övriga förfaranden bland annat på så sätt att det inte finns några ursprungliga anbud vars innehåll parterna kan förhandlas om. Istället förs en dialog mellan den upphandlande organisationen och de anbudssökande som ska utmynna i en lösning som motsvarar det behov som organisationen beskrivit.  

Den upphandlande organisationen har, efter att dialogen meddelats vara avslutad, möjlighet att förhandla med den anbudsgivare som har lämnat det anbud som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet för att bekräfta de finansiella åtaganden och andra villkor som anges i anbudet och slutligt fastställa kontraktsvillkoren. Detta gäller under förutsättning att förhandlingarna  

1. inte leder till att väsentliga aspekter i anbudet eller upphandlingen ändras i sak, och   
2. inte riskerar att snedvrida konkurrensen eller orsaka diskriminering. 

Förfarandet konkurrenspräglad dialog kan vara lämpligt att använda när den upphandlande organisationen har svårigheter att bedöma hur marknaden kan hantera det aktuella behovet. Det kan exempelvis vara fråga om projekt som kräver en viss grad av innovation, stora datanät, större infrastrukturprojekt eller projekt som omfattar komplicerad finansiering.  

En konkurrenspräglad dialog inleds med att den upphandlande organisationen går ut med en annons där intresserade leverantörer ges tillfälle att inkomma med en ansökan om att få delta i förfarandet. De anbudssökande som den upphandlande organisationen bjuder in får sedan delta i dialogen genom att presentera förslag på lösningar som svarar upp mot organisationens behov. Den upphandlande organisationens behov och krav samt vilka tilldelningskriterier som tillämpas ska framgå i något av upphandlingsdokumenten.  

Dialogen får genomföras i successiva steg för att begränsa antalet lösningar som föreslås. Bestämmelsen om att i successiva steg begränsa antalet lösningar tar sikte på just antalet lösningar och inte antalet leverantörer. En leverantör kan således föreslå flera lösningar och är med i dialogen så länge den har minst en lösning som inte har uteslutits.  

Det finns inga närmare bestämmelser kring hur dialogen ska genomföras. Det är den upphandlande organisationens uppgift att utforma en dialogprocess som är ändamålsenlig och som säkerställer att de grundläggande principerna följs. Det slutliga antalet lösningar ska dock vara stort nog för att uppnå en effektiv konkurrens i upphandlingen, under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal lösningar som är godtagbara.  

Dialogen ska fortsätta fram till dess att den upphandlande organisationen funnit den eller de lösningar som svarar upp emot organisationens behov och krav, så som det beskrivits i något av upphandlingsdokumenten. Då ska dialogen förklaras avslutad och de anbudssökande som har deltagit ska underrättas skriftligen om detta.  

Därefter ska den upphandlande organisationen uppmana anbudssökandena att lämna slutliga anbud utifrån den eller de lösningar som tagits fram och preciserats under dialogen. Om det finns ett behov får den upphandlande organisationen uppmana en anbudsgivare att förtydliga innehållet i sitt anbud eller att optimera anbudet. Utrymmet för klarläggande och optimering av de ingivna anbuden begränsas dock av att det inte får leda till att väsentliga aspekter av anbudet eller upphandlingen ändras. Anbuden ska sedan utvärderas utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet. 

Förhandlingarna med den vinnande anbudsgivaren ska således primärt avse att bekräfta åtagandena och det ska enligt förarbetena inte förstås som att det finns något utrymme för några egentliga förändringar av anbudet. Enligt förarbetena ska det dock finnas en möjlighet för leverantören att dra tillbaka ett visst åtagande, givet att det tillbakadragna åtagandet inte kan anses innebära en väsentlig ändring av anbudet.  

Den upphandlande organisationen kan föra dialog när den i stort känner till vilket slutresultat som ska uppnås, men inte kan fastställa i förväg hur resultatet ska uppnås på bästa sätt. Dialogen kan då öka möjligheten att beakta till exempel tekniska innovationer när den upphandlande organisationen fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra.  

Den upphandlande organisationen har också möjlighet att besluta om ersättning till anbudssökande i dialogen. Det kan vara ett bra sätt att öka intresset från leverantörernas sida att delta.  

Vid konkurrenspräglad dialog får endast bästa förhållandet mellan pris och kvalitet utvärderas, inte enbart pris. Någon minimitidsfrist gäller inte för att komma in med ett slutgiltigt anbud som vid förhandlat förfarande med föregående annonsering. 

Förfarandet passar särskilt bra för 

• upphandlingar där dialog kan föras med leverantörer för att gemensamt ta fram lösningar på beställarens behov 
• situationer där man behöver utvärdera mjuka parametrar 
• komplexa projekt med utvecklingsbehov 
• upphandlingar som förutsätter förhandlingar på grund av dess art, komplexitet, rättsliga eller ekonomiska utformning eller risker 
• byggentreprenader som inte avser standardbyggnader 
• komplexa projekt när beställaren inte vet vilken lösning som krävs för att nå ett uppsatt mål 
• specialanpassningar av leveranser i form av lättillgängliga lösningar eller leveranser som kräver formgivning, innovation eller annan teknisk komplexitet
• projekt som är komplexa ur ett juridiskt, tekniskt eller kommersiellt perspektiv.  

Vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster är den upphandlande organisationen i princip fri att organisera upphandlingen som önskas så länge den följer de grundläggande upphandlingsprinciperna. Detta innebär att en upphandling enligt 19 kap. kan utformas på ungefär samma sätt som en konkurrenspräglad dialog, även om detta förfarande formellt inte används.

• Det finns risk för bristande konkurrens om kraven sätts för högt och utesluter fler från att delta. 
• Konkurrenspräglad dialog kräver att intresset upprätthålls från de deltagande leverantörernas sida genom hela upphandlingsprocessen. 
• Risken finns också att kravnivån sätts för högt så att vinnande leverantör inte har tillräcklig förmåga för att genomföra kontraktet.  
• Förfarandet är tidsmässigt krävande för både den upphandlande organisationen och leverantörer och arbetsinsatsen måste därför vägas mot nyttan. 
• Det krävs att organisation och bemanning hos beställaren har tillräckligt med kompetens inom området för att föra dialogen.